E-Mail-Verwaltung

E-Mail-Clients gibt es viele – aber nur einen, der Ihre gesamte Korrespondenz nachvollziehbar im Maklerbuch erfasst. Vorlagen, Platzhalter und Automatismen reduzieren die Bearbeitungszeit, ohne die Qualität des persönlichen Kontakts zu reduzieren.

Die E-Mail-Verwaltung ist enthalten in onOffice enterprise plus, pro und all-in.

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Integrierter E-Mail-Client

Für den E-Mail-Verkehr werden gerne bewährte Tools wie Outlook, Google Mail oder Thunderbird verwendet. Das Problem: Wichtige E-Mails und Dateianhänge sind nicht eindeutig mit der dazugehörigen Immobilie verbunden. Das erschwert die Dokumentation und im Notfall den Nachweis wichtiger Korrespondenz.

Die onOffice E-Mail-Verwaltung bietet einen vollwertigen E-Mail-Client samt Serienmail-Funktion, Lesebestätigung, Makros und Vorlagen. Über IMAP oder POP3 lassen sich externe Postfächer problemlos in onOffice integrieren. Der Vorteil: Die Korrespondenz samt Dateianhängen ist mit den jeweiligen Kontakten und Immobilien verknüpft und wird dadurch automatisch im Maklerbuch dokumentiert. Beispielsweise lässt sich per E-Mail die Widerrufsbelehrung versenden und die Bestätigung wird automatisch im Maklerbuch erfasst.

Screenshot E-Mail-Verwaltung

Schulungsvideos: E-Mail-Verwaltung

Ihre Vorteile

Vollintegration in die Software

Die E-Mail-Verwaltung bietet sämtliche Standards eines E-Mail-Clients: E-Mails können markiert, weitergeleitet, gefiltert und zeitversetzt versenden werden. Der entscheidende Vorteil ist jedoch die nahtlose Integration in die Software.

Zahlreiche Vorlagen, die Sie nach Belieben ergänzen können, beschleunigen Ihre Kommunikation. Makros helfen dabei, E-Mails blitzschnell zu personalisieren oder bestimmte Angaben und Werte aus der Immobilie automatisch in die E-Mail einzufügen. Per Makro lässt sich prinzipiell jedes Feld in der Software abrufen, um dessen Inhalt in E-Mails einzubinden.

Einmal einer Immobilie oder Adresse zugeordnete E-Mails gehen auch nach Löschung im E-Mail-Postfach nicht verloren, da sie im Maklerbuch gespeichert sind und von dort aus immer wieder eingesehen werden können. Neben der Dokumentation im Maklerbuch erleichtert die Integration Ihre Abläufe: Legen Sie neue Kundendatensätze aus der E-Mail heraus mit einem Klick an und verarbeiten Sie E-Mails medienbruchfrei weiter, indem Sie direkt aus der E-Mail Termine und Aufgaben erstellen oder Prozesse starten. Prozesse können auch automatisch durch den Erhalt von E-Mails starten.

Interne & externe Postfächer

Der Einsatz der E-Mail-Verwaltung in onOffice ist unabhängig davon, ob Ihre Postfächer bei onOffice oder extern gehostet werden. Sie können Ihre bestehenden E-Mail-Postfächer leicht per IMAP oder POP3 einbinden und vom umfangreichen Leistungsspektrum der E-Mail-Verwaltung profitieren. Geben Sie Postfächer beispielsweise schnell weiteren Benutzern frei, wenn für diese der Zugriff erforderlich ist – ohne dafür umständlich Zugangsdaten auszutauschen. Die einfache Handhabung und die zahlreichen Automatismen, die Ihnen Arbeit abnehmen, sorgen innerhalb kürzester Zeit dafür, dass Sie Ihre E-Mails bald nur noch in onOffice bearbeiten möchten.

Anfragenmanagement

Mit der E-Mail-Verwaltung von onOffice beantworten Sie Portalanfragen in kürzester Zeit. Bei Portalanfragen lässt sich der Interessent mit einem Knopfdruck in der Software anlegen – natürlich ist sofort die richtige Immobilie verknüpft. Fehlen wichtige Angaben, kann sofort eine Adressvervollständigung versendet werden, bei der der Interessent wahlweise auch sein Suchprofil anpassen kann, damit Sie noch besser auf sein Gesuch eingehen können. Die Anfrage lässt sich anschließend ebenfalls mit nur einem Klick beantworten. Sie haben die Wahl, welche Kombination von Anschreiben und Exposé versendet wird, um jede Zielgruppe angemessen anzusprechen. Optimieren Sie Ihr Anfragenmanagement mit E-Mail-Filtern, die alle Anfragen automatisch in passenden Ordnern ablegen, um sie weiterzuverteilen.

Ein Highlight der Software ist der Anfragenmanager, der eingehende Portalanfragen vollautomatisiert bearbeitet.

E-Mail-Marketing

Die E-Mail ist im Zweifelsfall der erste persönliche Touchpoint mit dem Kunden – umso wichtiger ist hier ein seriöser Auftritt, der Vertrauen in Ihre Kompetenz weckt. Hinterlegen Sie eigene E-Mail-Vorlagen und ansprechende Signaturen in Ihrem Corporate Design, um den Empfänger auf den ersten Blick von Ihrer Leistung zu überzeugen.

Zusätzlich verfügt onOffice über eine ausgereifte Serienmail-Funktion, um viele Kontakte zeitgleich zu kontaktieren. Das versetzt Sie in die Lage, ein eigenes Newsletter-Marketing aufzubauen. Alle notwendigen Felder sind in der Software enthalten und können für den Serienmail-Versand selektiert werden.

Ihre Vorteile

Vollintegration in die Software

Die E-Mail-Verwaltung bietet sämtliche Standards eines E-Mail-Clients: E-Mails können markiert, weitergeleitet, gefiltert und zeitversetzt versenden werden. Der entscheidende Vorteil ist jedoch die nahtlose Integration in die Software.

Zahlreiche Vorlagen, die Sie nach Belieben ergänzen können, beschleunigen Ihre Kommunikation. Makros helfen dabei, E-Mails blitzschnell zu personalisieren oder bestimmte Angaben und Werte aus der Immobilie automatisch in die E-Mail einzufügen. Per Makro lässt sich prinzipiell jedes Feld in der Software abrufen, um dessen Inhalt in E-Mails einzubinden.

Einmal einer Immobilie oder Adresse zugeordnete E-Mails gehen auch nach Löschung im E-Mail-Postfach nicht verloren, da sie im Maklerbuch gespeichert sind und von dort aus immer wieder eingesehen werden können. Neben der Dokumentation im Maklerbuch erleichtert die Integration Ihre Abläufe: Legen Sie neue Kundendatensätze aus der E-Mail heraus mit einem Klick an und verarbeiten Sie E-Mails medienbruchfrei weiter, indem Sie direkt aus der E-Mail Termine und Aufgaben erstellen oder Prozesse starten. Prozesse können auch automatisch durch den Erhalt von E-Mails starten.

Interne & externe Postfächer

Der Einsatz der E-Mail-Verwaltung in onOffice ist unabhängig davon, ob Ihre Postfächer bei onOffice oder extern gehostet werden. Sie können Ihre bestehenden E-Mail-Postfächer leicht per IMAP oder POP3 einbinden und vom umfangreichen Leistungsspektrum der E-Mail-Verwaltung profitieren. Geben Sie Postfächer beispielsweise schnell weiteren Benutzern frei, wenn für diese der Zugriff erforderlich ist – ohne dafür umständlich Zugangsdaten auszutauschen. Die einfache Handhabung und die zahlreichen Automatismen, die Ihnen Arbeit abnehmen, sorgen innerhalb kürzester Zeit dafür, dass Sie Ihre E-Mails bald nur noch in onOffice bearbeiten möchten.

Anfragenmanagement

Mit der E-Mail-Verwaltung von onOffice beantworten Sie Portalanfragen in kürzester Zeit. Bei Portalanfragen lässt sich der Interessent mit einem Knopfdruck in der Software anlegen – natürlich ist sofort die richtige Immobilie verknüpft. Fehlen wichtige Angaben, kann sofort eine Adressvervollständigung versendet werden, bei der der Interessent wahlweise auch sein Suchprofil anpassen kann, damit Sie noch besser auf sein Gesuch eingehen können. Die Anfrage lässt sich anschließend ebenfalls mit nur einem Klick beantworten. Sie haben die Wahl, welche Kombination von Anschreiben und Exposé versendet wird, um jede Zielgruppe angemessen anzusprechen. Optimieren Sie Ihr Anfragenmanagement mit E-Mail-Filtern, die alle Anfragen automatisch in passenden Ordnern ablegen, um sie weiterzuverteilen.

Ein Highlight der Software ist der Anfragenmanager, der eingehende Portalanfragen vollautomatisiert bearbeitet.

E-Mail-Marketing

Die E-Mail ist im Zweifelsfall der erste persönliche Touchpoint mit dem Kunden – umso wichtiger ist hier ein seriöser Auftritt, der Vertrauen in Ihre Kompetenz weckt. Hinterlegen Sie eigene E-Mail-Vorlagen und ansprechende Signaturen in Ihrem Corporate Design, um den Empfänger auf den ersten Blick von Ihrer Leistung zu überzeugen.

Zusätzlich verfügt onOffice über eine ausgereifte Serienmail-Funktion, um viele Kontakte zeitgleich zu kontaktieren. Das versetzt Sie in die Lage, ein eigenes Newsletter-Marketing aufzubauen. Alle notwendigen Felder sind in der Software enthalten und können für den Serienmail-Versand selektiert werden.

Hier finden Sie wichtige Antworten

Die E-Mail-Verwaltung von onOffice ist eine Funktion der Maklersoftware, mit der Immobilienmakler ihre E-Mails direkt in der Software verwalten. Das Feature bietet einen vollwertigen E-Mail-Client samt Serienmail-Funktion, Lesebestätigung, Makros und Vorlagen. Durch die Integration in onOffice enterprise werden Ihre Arbeitsabläufe erleichtert und Sie können z. B. neue Kundendatensätze mit nur einem Klick aus E-Mails heraus anlegen. Außerdem können Sie nahtlos E-Mails verarbeiten, indem Sie direkt aus der E-Mail Termine und Aufgaben erstellen oder Prozesse starten. Es ist sogar möglich, dass Prozesse automatisch durch den Erhalt von E-Mails gestartet werden.

Ja, Sie können E-Mails an ausgewählte Empfängergruppen senden und dabei individuelle Anpassungen vornehmen. Mithilfe von Makros können Sie E-Mails personalisieren oder bestimmte Angaben und Werte aus der Immobilie automatisch in die E-Mail einfügen.

Ja, die Software kann eingehende E-Mails samt Dateianhängen automatisch den entsprechenden Kontakten zuordnen und archivieren, dadurch werden sie automatisch im Maklerbuch dokumentiert. Dies funktioniert ebenso mit Immobiliendatensätzen: Wichtige E-Mails und Dateianhänge sind eindeutig mit der dazugehörigen Immobilie verknüpft.

Ja, die E-Mail-Verwaltung ist über die mobile App von onOffice ebenfalls verfügbar.

Die Sicherheit Ihrer Daten hat für onOffice höchste Priorität. Alle Daten werden verschlüsselt gespeichert und regelmäßig gesichert. Die E-Mail-Verwaltung bietet mit dem Absicherungspaket außerdem die revisionssichere Archivierung von E-Mails, damit Sie im Ernstfall auf der sicheren Seite sind.

Ja, Sie können beliebige Vorlagen erstellen und diese bei Bedarf schnell einfügen oder anpassen.

Optimieren Sie Ihre Kommunikation

E-Mails können ein persönliches Gespräch nicht ersetzten, trotzdem gehören sie noch immer zu den am weitesten verbreiteten Kommunikationsmitteln und fungieren in gewisser Weise als Visitenkarte für Ihr Unternehmen. onOffice unterstützt Sie mit einem umfangreichen E-Mail-Client, der nahtlos in die Software integriert ist.

Für die Sicherheit ist gesorgt: onOffice Postfächer werden auf speziellen E-Mail-Servern in Deutschland gehostet. Die E-Mail-Verwaltung bietet mit dem Absicherungspaket außerdem die revisionssichere Archivierung von E-Mails, damit Sie im Ernstfall auf der sicheren Seite sind.

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                          Das Aachener Softwareunternehmen onOffice wurde 2001 als Einzelunternehmen gegründet. Seit 2015 wurden Nieder­lassungen in Wien, Zürich, Ljubljana, Turin, Barcelona, Zagreb und London gegründet.

                          Das eigenfinanzierte Familienunternehmen mit über 315 Mitarbeitern und Alleininhaber Stefan Mantl überzeugt mit seinem fundierten Know-how neben Immobilienmaklern, auch Banken, Makler-Netzwerke sowie Fertighaushersteller. Der zweite Geschäftsbereich des Unternehmens umfasst die Konzeption und Realisierung von Maklerwebsites sowie Suchmaschinenoptimierung.


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