Revisionssichere E-Mail-Archivierung

Über den Kooperationspartner Benno MailArchiv bietet onOffice eine revisionssichere Archivierung von E-Mails. Geschäftliche Korrespondenz bleibt damit jederzeit nachvollziehbar.

Die revisionssichere E-Mail-Archivierung ist enthalten im Absicherungspaket.

Revisionssichere E-Mails plus innovative Suchfunktion

Alle E-Mails, die eine Geschäftsanbahnung und -durchführung betreffen, müssen revisionssicher archiviert werden. In Ihrem Arbeitsalltag betrifft das beispielsweise Absprachen zur Höhe des Kaufpreises oder der Miete, zur Provisionshöhe oder -anpassung, zu Gemeinschaftsgeschäften, zum Einräumen von Rabatten oder Skonto. Für Auftragsbestätigungen und das Stornieren von Aufträgen gilt die Regelung ebenfalls.

onOffice kooperiert mit dem Anbieter LWsystems. Dessen Produkt Benno MailArchiv archiviert E-Mails automatisiert im Hintergrund und bietet eine selbsterklärende Bedienung sowie eine umfangreiche Suchfunktion. Damit erfüllen Sie ohne Mehraufwand die rechtlichen Vorgaben.

Benno MailArchiv Logo
Screenshot Benno Mailarchiv
Screenshot Benno Mailarchiv
Screenshot Benno Mailarchiv

Ihre Vorteile

Automatische Archivierung aller E-Mails

Alle E-Mails Ihrer Domain, also Posteingänge und -ausgänge samt ihrer Anhänge, werden dauerhaft gemäß den GoBD-Anforderungen gespeichert. Ihre Arbeitsprozesse werden nicht beeinträchtigt, weil die Archivierung automatisch und unmittelbar im Hintergrund abläuft. Unmittelbar, da es beispielsweise Pflicht ist, dass eine E-Mail, die etwa am Freitagnachmittag um 15 Uhr eintrifft, direkt archiviert wird und nicht erst zu Beginn der neuen Arbeitswoche.

Dank der umfassenden Archivierung werden alle Vorgänge dokumentiert, was im Falle einer juristischen Auseinandersetzung von Bedeutung ist.

Auch für die Datensicherheit ist gesorgt: Den Zugriff auf das Mailarchiv können Sie passwortgeschützt konfigurieren und nur bestimmten Personen einräumen, wie etwa den Mitarbeitern der Buchhaltung.

Suchfunktion für detaillierte Volltextsuche

Das gesamte Mailarchiv ist durchsuchbar – samt aller Anhänge. Bei der revisionssicheren Archivierung von Benno MailArchiv wird sowohl bei E-Mails als auch bei allen Dateianhängen der Volltext indexiert. 1.300 Dateiformate werden unterstützt, von Bildformaten wie jpeg-Dateien bis hin zu xml-Tabellen. Dadurch können alle E-Mails und alle jemals empfangenen Dateianhänge nach der gewünschten Information durchsucht werden. Wurde die relevante Information beispielsweise nur als Anhang versendet, stoßen herkömmliche E-Mail-Programme an ihre Grenzen. Mit der revisionssicheren E-Mail-Archivierung von onOffice finden Sie jede E-Mail schnell wieder.

Revisionssichere Speicherung nicht manipulierbarer Dokumente

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) besagen, dass geschäftsrelevante Vorgänge sechs Jahre und Buchhaltungsdokumente, wie Rechnungen, zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Ein Großteil der Kommunikation läuft jedoch mittlerweile elektronisch ab. Hier ist eine revisionssichere Datensicherung notwendig, d. h. Dokumente müssen unmittelbar, nicht veränder- oder manipulierbar gespeichert werden. Damit nicht jede einzelne E-Mail ausgedruckt und abgeheftet werden muss, bietet onOffice den Service von Benno MailArchiv, um alle E-Mails samt ihren Anhängen automatisch gemäß den GoBD-Anforderungen zu archivieren.

Ihre Vorteile

Automatische Archivierung aller E-Mails

Alle E-Mails Ihrer Domain, also Posteingänge und -ausgänge samt ihrer Anhänge, werden dauerhaft gemäß den GoBD-Anforderungen gespeichert. Ihre Arbeitsprozesse werden nicht beeinträchtigt, weil die Archivierung automatisch und unmittelbar im Hintergrund abläuft. Unmittelbar, da es beispielsweise Pflicht ist, dass eine E-Mail, die etwa am Freitagnachmittag um 15 Uhr eintrifft, direkt archiviert wird und nicht erst zu Beginn der neuen Arbeitswoche.

Dank der umfassenden Archivierung werden alle Vorgänge dokumentiert, was im Falle einer juristischen Auseinandersetzung von Bedeutung ist.

Auch für die Datensicherheit ist gesorgt: Den Zugriff auf das Mailarchiv können Sie passwortgeschützt konfigurieren und nur bestimmten Personen einräumen, wie etwa den Mitarbeitern der Buchhaltung.

Suchfunktion für detaillierte Volltextsuche

Das gesamte Mailarchiv ist durchsuchbar – samt aller Anhänge. Bei der revisionssicheren Archivierung von Benno MailArchiv wird sowohl bei E-Mails als auch bei allen Dateianhängen der Volltext indexiert. 1.300 Dateiformate werden unterstützt, von Bildformaten wie jpeg-Dateien bis hin zu xml-Tabellen. Dadurch können alle E-Mails und alle jemals empfangenen Dateianhänge nach der gewünschten Information durchsucht werden. Wurde die relevante Information beispielsweise nur als Anhang versendet, stoßen herkömmliche E-Mail-Programme an ihre Grenzen. Mit der revisionssicheren E-Mail-Archivierung von onOffice finden Sie jede E-Mail schnell wieder.

Revisionssichere Speicherung nicht manipulierbarer Dokumente

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) besagen, dass geschäftsrelevante Vorgänge sechs Jahre und Buchhaltungsdokumente, wie Rechnungen, zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Ein Großteil der Kommunikation läuft jedoch mittlerweile elektronisch ab. Hier ist eine revisionssichere Datensicherung notwendig, d. h. Dokumente müssen unmittelbar, nicht veränder- oder manipulierbar gespeichert werden. Damit nicht jede einzelne E-Mail ausgedruckt und abgeheftet werden muss, bietet onOffice den Service von Benno MailArchiv, um alle E-Mails samt ihren Anhängen automatisch gemäß den GoBD-Anforderungen zu archivieren.

Zusatzsoftware Benno-MailArchiv

Die Mail-Archivierung von LWsystems ist nicht einfach nur ein Archiv für E-Mails. Benno MailArchiv läuft als externe Software im sicheren onOffice Rechenzentrum und unterstützt Sie aktiv bei der Suche nach wichtigen Informationen und E-Mails. Die Archivierungsfunktion kann nur pro Domain aktiviert werden. Dadurch werden alle elektronischen Postfächer eines Unternehmens automatisch archiviert.

Steigern Sie die tägliche Produktivität, indem Sie E-Mails schnell und einfach finden.

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