April-Release 2022

Unsere Top-Anpassung

Adress-Hierarchie

Der Reiter „Beziehungen“ ermöglicht die Verknüpfung von Kontakten untereinander. Diesen Bereich haben wir nun erweitert, um Adressbeziehungen hierarchisch abzubilden.
Das Ergebnis ist eine Adress-Hierarchie als Baumstruktur, in der z. B. alle Ansprechpartner und deren Beziehung untereinander in einem Unternehmen oder einer Erbengemeinschaft dargestellt sind.
Dieses Video veranschaulicht die Änderungen.
Die neuen Adress-Hierarchie strukturiert Ihre Kontaktdatenbank noch übersichtlicher. Vernetzen Sie Kontakte innerhalb der Baumstruktur, um jederzeit genau zu sehen, wer auf welcher Ebene einer Institution der korrekte Ansprechpartner ist.

Adressen definieren nach Kontaktkategorie
Mit den neuen Kontaktkategorien definieren Sie, ob es sich bei dem Kontaktdatensatz um einen Privatkunden, Geschäftskunden, ein Unternehmen oder eine Erbengemeinschaft handelt.

 

Kontaktkategorie auswählen

Unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Eingabefelder >> Modul: Adressverwaltung; Kategorie: Stammdaten finden Sie das neue Feld „Kontaktkategorie“.

Mit der Aktivierung werden weitere Felder (samt der dazugehörigen Feldfilter) und Funktionen automatisch sichtbar.

Abhängig von der Eingabe im Feld „Kontaktkategorie“ in der Adresse sind unterschiedliche Felder verfügbar. Einige davon sind Linkfelder: Per Klick springen Sie zum jeweiligen Datensatz, z. B. zur Firma.

Erweiterung im Beziehungsreiter
Bei Beziehungen wird jetzt zwischen Haupt- und Nebenzuordnung unterschieden. Auf diese Weise kann ein Kontakt sowohl einem Unternehmen angehören, aber auch Teil einer Erbengemeinschaft sein. Die „alte“ Funktionalität (Haupt- und Unterkontakte) bleibt bestehen, ist aber nur noch für die Verbindung von Mensch zu Mensch vorgesehen.

 

Zuordnungen bei Adressbeziehungen

Aus dem Beziehungsreiter heraus öffnen Sie über das neue Icon links die Adress-Hierarchie: Die Baumstruktur zeigt aktuell nur die Hauptzuordnung, die Darstellung der Nebenzuordnung wird später ergänzt.

Adress-Hierarchie Baumstruktur

Beziehungen und Aktivitäten
Die Aktivitäten wurden ebenfalls angepasst: Bei einer Adresse mit der Kontaktkategorie „Unternehmen“ werden alle Aktivitäten der dazugehörigen Kontakte gesammelt, ähnlich wie bisher bei der Funktion „Aktivitäten von Nebenkontakten darstellen”.

Neue Option in der QuickSearch
Sofern Sie die Kontaktkategorie für die Quicksearch aktivieren, gibt es in den Einstellungen die zusätzliche Option „Untergeordnete einbeziehen”. Wählen Sie also eine Kontaktkategorie und machen zusätzlich eine Eingabe in einem der Suchfelder, werden auch untergeordneten Adressen mit Suchtreffern in der Ergebnisliste ausgegeben.

 

Erweiterung der Quicksearch

So werden z. B. nicht nur Unternehmen gefunden, sondern auch alle Mitarbeiter, die den Unternehmen untergeordnet sind.

Weitere Anpassungen zur Kontaktkategorie
Mit der neuen Adress-Hierarchie können Sie Listenreiter für einzelne Kontaktkategorien erstellen. Haben Sie einen Listenreiter für eine bestimmte Kontaktkategorie angelegt und erstellen von dort eine neue Adresse, so wird die Kontaktkategorie aus dem Reiter automatisch übernommen.

Kontaktkategorie bei neuer Adresse

Die einfache Umstellung der Kontaktkategorie kann bereits jetzt per Massenaktualisierung erfolgen. Diese Funktion wird demnächst erweitert.

Die Funktionserweiterungen zur automatischen Umstellung bestehender Adressen ist in Arbeit und soll so schnell wie möglich folgen.

Hinweis: Sollten Sie das neue Feature testen und anschließend wieder deaktivieren, werden alle hierarchischen Verknüpfungen und Kontaktkategorien gelöscht. Testen Sie die neue Funktion aus diesem Grund vorerst nur mit neu angelegten Adressen, solange Sie sich noch nicht für die dauerhafte Nutzung der Funktion entschieden haben.

 

Weitere Anpassungen

Abwesenheitsnotiz im HTML-Format

Die Abwesenheitsnotiz kann nun als Text oder im HTML-Format hinterlegt und versendet werden. Das gilt sowohl für die Abwesenheitsnotiz in den Benutzereinstellungen, als auch für die Abwesenheitsnotiz pro Postfach (sofern dieses von onOffice gehostet wird).

Sobald Sie die Auswahl auf HTML umstellen, erscheint der CKEditor, den Sie bereits von den E-Mails kennen.

Sie finden die optimierte Funktion hier:

  • Extras >> Einstellungen >> Benutzer >> (Benutzer auswählen) >> Reiter: E-Mail
  • Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Reiter E-Mail >> Postfach anklicken >> Abwesenheitsnotiz bearbeiten.

Abwesenheitsnotiz in HTML

Diese Anpassung eröffnet Ihnen mehr Gestaltungsspielraum bei der Anpassung Ihrer Abwesenheitsmeldung.

Widerrufsbestätigung: Original in CC & Bestätigungsinhalte frei konfigurieren

Es gibt einige Änderungen am Verhalten des Widerrufs: Nach der Bestätigung des Widerrufs kann der Interessent eine E-Mail erhalten, in der alle Inhalte des Widerrufs wiedergegeben wurden, die er zuvor bestätigt hat. Ab sofort sind die Inhalte dieser E-Mail nicht mehr von der Zustimmung abhängig, sondern werden gesondert über die neue Option „Inhalt in ‘Bestätigung Widerruf’ ausgeben“ festgelegt. Dadurch können Sie dem Interessenten Inhalte zur Kenntnisnahme senden, die nicht bestätigt werden sollen oder müssen.

Sie finden die neue Option unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Reiter: Widerruf. Jeder Textbaustein enthält das neue Kontrollkästchen „Inhalt in ‘Bestätigung Widerruf’ ausgeben“.

Die E-Mail „Bestätigung Widerruf“ wurde bisher nur an Kunden verschickt, wenn für den Textbaustein „Widerrufsbelehrung“ die Option „Mit Bestätigung“ aktiv war. Diese Abhängigkeit wurde entfernt. Die E-Mail wird versendet, sobald die sprachunabhängige Option „Vorlage ‘Bestätigung Widerruf’ an Kunden senden“ aktiv ist.

Für die E-Mail „Bestätigung Widerruf“ gibt es die neue Option „Kopie an Benutzer“. Ist die Option aktiv, wird die E-Mail an den Interessenten auch an den gewählten Benutzer in CC geschickt. Sie finden die Funktion in den sprachunabhängigen Optionen der Widerrufskonfiguration. Die exakte Kopie der E-Mail erleichtert Ihnen die Beweisführung bei möglichen Streitigkeiten mit Interessenten.

Adresse anlegen: Kontaktart und Herkunft Kontakt in E-Mails

Wenn Sie eine neue Adresse aus einer E-Mail heraus anlegen, sind die Felder „Kontaktart“ und „Herkunft Kontakt“ jetzt wieder als Singleselect-Felder verfügbar. Die Schlüsselwerte werden wie gewohnt in einem Dropdown-Menü angeboten.

Das neue Stift-Icon bleibt erhalten, die Multiselect-Auswahl über den Stift ist also zusätzlich möglich. Werden beim Neuanlegen einer Adresse ein oder mehrere Werte über die Multiselect-Auswahl ausgewählt, wird das Feld nach dem Speichern als Multiselect-Feld dargestellt.

Adresse aus E-Mail heraus anlegen und Kontaktart vergeben

Weiterhin wird der Portalfilter für die Befüllung des Feldes „Herkunft Kontakt“ berücksichtigt. Konnte das Portal erkannt werden, wird der entsprechende Wert in diesem Feld vorselektiert.
Die erneute Anpassung beschleunigt den Workflow, wenn Sie nur einzelne Werte vergeben möchten.

Datensatz-Nr. in Adressen anzeigen

Die Datensatznummer für Adressdatensätze lässt sich jetzt darstellen. Bisher war dies nur für Immobiliendatensätze möglich.

Das neue Feld „AdrID“ kann wie gewohnt in der Administration als Eingabefeld freigeschaltet werden über Extras >> Einstellungen >> Administration >> Modul: „Adressen“; Kategorie: „Verwaltung“.

Die Datensatznummer wird in der Detailansicht der Adresse im Bereich „Verwaltung“ dargestellt und kann in der Adressliste angezeigt werden.

Kontaktart: IS24 Branchenbuchkontakt

Mit der neuen Kontaktart „IS24 Branchenbuchkontakt“ steuern Sie das Anlegen / Löschen eines IS24 Branchenbucheintrages. Diese Kontaktart ist verfügbar, wenn die IS24 Schnittstelle aktiviert ist.

 

Anpassungen in der onOffice App

Beratungsebene setzen

Innerhalb des Reiters „Immosuche“ und des Unterreiters „Interessenten“ können Sie jetzt über das 3-Punkte-Menü auch mobil die Beratungsebene setzen.
Das vereinfacht die Datenpflege unterwegs.

Beratungsebene vergeben in der onOffice App

Adress- und Immobilienverknüpfung für Termine

Über das 3-Punkte-Menü innerhalb der Immobilien- oder Adresslisten lassen sich jetzt auch Termine mit entsprechender Adress- und Immobilienverknüpfung erstellen.

Das neue Feature ist mit dem nächsten Update der App im vollen Umfang verfügbar.

 

Sonstige Anpassungen

Anpassungen für Projekte

Wir haben die Projektverwaltung weiter optimiert, um Ihnen möglichst reibungslose Arbeitsabläufe zu ermglichen.

  • Sofern Sie mit der Projektverwaltung arbeiten, erscheint in der oberen Menüleiste unter „Statistiken“ der Untermenüpunkt „Projektübersicht“.
    Aufgrund der zahlreichen Einträge, die dieser Menüpunkt beinhalten kann, wurde er an die erste Position verschoben. Die Auswahl hat nun zusätzlich eine Funktion zum Scrollen.
  • Wenn Sie ein Projekt mit einer Aufgabe, E-Mail oder einem Termin verknüpfen, werden jetzt die zuletzt aufgerufenen Projekte angezeigt.
    Häufig genutzte Projekte erscheinen also zuerst und können schnell zugeordnet werden – die umständliche Suche nach dem Projekt ist nicht mehr nötig.

Projekthistorie

 

Arbeitsliste über API erstellen

Es gibt neue API-Calls, über die Arbeitslisten für Immobilien und Adressen per API in onOffice erstellt werden können. Das erleichtert die Arbeit mit externen Anwendungen, weil bearbeitete oder neue Daten übersichtlich als Arbeitsliste abgespeichert werden können.

Erweiterung Massenaktualisierung Prozesse

Die Massenaktualisierung von Prozessen wurde um die Möglichkeit erweitert, auch die Verantwortung von Prozessvorlagen aktualisieren zu können.

Massenaktualisierung Prozesse

Betreff privater Termine

Private Termine, an denen der Benutzer selbst nicht teilnimmt, werden in den Aktivitäten der Adresse bzw. Immobilie nur noch mit dem Betreff „privater Termin“ angezeigt.

Erweiterung CSV-Export Maklerbuch

Beim CSV-Export des Maklerbuchs / der Aktivitäten werden jetzt der Ersteller und der verantwortliche Benutzer exportiert. Bisher wurde nur der Ersteller ausgeliefert.

Makro für Dateipfade angepasst

Die beiden Makros dateipfadObjektfeld und dateipfadAdressfeld wurden um einen Parameter für das Format erweitert. Wird „txt“ als Format übergeben, geben die Makros jetzt nur noch den Pfad aus, ohne HTML-Tags.