Mag. Andreas Karg GmbH & Co KG
Erfahren Sie, warum Andreas Karg Immobilien auf onOffice vertraut.
Andreas Karg
Geschäftsführer Mag. Andreas Karg GmbH & Co KG
andreaskarg.at
Mit Consulting die Performance optimieren
Ich habe in den Erfolgsgeschichten und in der Facebook-Gruppe gelesen, wie andere Unternehmen mit der Software arbeiten, um ihre Abläufe zu optimieren. Ich habe mich schlau gemacht, welche Möglichkeiten es gibt und habe schließlich den Kontakt zu onOffice gesucht.
Nach dem Consulting sparen wir jetzt 2 – 4 Stunden pro Woche ein, weil wir all die kleinen Handgriffe wie Kunden anlegen samt Einwilligung zur DSGVO erfragen, Adressvervollständigung versenden usw. nicht mehr händisch vornehmen müssen. Das System entlastet uns hier sehr gut.
Die Masse von Anfragen zu Spitzenzeiten können wir erfolgreich abfangen – und unsere Kunden schätzen die Rückmeldung innerhalb von Sekunden.
Entlastung durch Automatisierung
Nach der Kontaktaufnahme wurde zuerst ein Anforderungsprofil erstellt, daraufhin wurde das Angebot abgestimmt. In mehreren Workshops haben wir die Maßnahmen dann gemeinsam mit unserem Berater bei onOffice umgesetzt. Diese Arbeit war sehr spannend. Unser Ziel war es, zu den Spitzenzeiten unsere Effizienz zu steigern, um die hohe Anfrage abzufangen. Wir haben also mithilfe des Consultings vor allem Prozesse automatisiert und den Anfragenmanager individualisiert.
Bei Standardimmobilien, das sind ca. 80 % unseres Portfolios, haben wir den gesamten Ablauf der Vermarktung bis zur ersten Besichtigungsanfrage vollständig automatisiert. Erst ab diesem Zeitpunkt haben wir persönlichen Kontakt mit den Interessenten. Der Anfragenmanager erkennt außerdem individuelle Anfragen, wenn Interessenten beispielsweise nach Unterlagen oder anderen individuellen Themen fragen. Diese Nachrichten werden direkt an uns weitergeleitet. Der Rest läuft zuverlässig über das System.
Am Anfang gab es auf unserer Seite eine gewisse Skepsis, daher haben wir Stichprobenkontrollen der angelegten Datensätze vorgenommen, es lief jedoch immer fast alles korrekt.
Der Aufwand lohnt sich!
Man muss sich vorab gut überlegen, was man mit der Software erreichen möchte. Wir hatten noch viel mehr Ideen, was wir alles automatisieren könnten, haben uns dann aber während der intensiven Arbeit im Consulting dagegen entschieden. Wir haben den Aufwand abgeschätzt und daraufhin den Fokus auf die Punkte gelegt, die für uns am wichtigsten waren.
Einige Arbeitsschritte, wie die Nachbereitung des Notartermins, bilden wir daher ohne Automatisierung mit Projekten und Prozessen ab. Auch das verbessert unsere Effizienz
Man muss sich bewusst sein, dass die Umsetzung der Maßnahmen in den Workshops mit viel Aufwand verbunden ist – zusätzlich zur alltäglichen Arbeit. Auf jeden Termin muss man sich gründlich vorbereiten und diesen im Anschluss auch nachbereiten. Das kostet Zeit. Ob sich das lohnt? Und wie!
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