Leadverteiler

Mit dem Leadverteiler werden Anfragen zu Immobilien automatisch vom System unter Mitarbeitern aufgeteilt und bei Bedarf direkt beantwortet.

Der Leadverteiler ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul.

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Gleichmäßige Auslastung der Mitarbeiter

Der Leadverteiler ist ein Prozessschritt, der sich um die automatische Verteilung Ihrer Anfragen kümmert. Hierbei werden die Leads immer abwechselnd unter den Mitarbeitern aufgeteilt, wobei das System Urlaubs- und Krankheitstage berücksichtigt. Somit ist jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit gleichermaßen ausgelastet.

Nach der Verteilung kann der Leadverteiler den Kunden automatisch kontaktieren, damit er sofort eine Rückmeldung erhält. Damit Sie die Übersicht nicht verlieren, wird die Auswertung der verteilen Leads per E-Mail an eine ausgewählte E-Mail-Adresse verschickt.

Der Leadverteiler erleichtert die schnelle Weiterverarbeitung von Leads und stärkt dadurch Ihren Kundenservice.

Ihre Vorteile

Besserer Kundenservice

Dem Leadverteiler ist ein Autostart vorgeschaltet, der anhand beliebiger Aktivitäten starten kann, beispielsweise bei Portalanfragen von Interessenten, aber auch bei Anfragen von Eigentümern über ein Kontaktformular auf Ihrer Website. Denkbar ist auch der automatische Start nach einem Telefonanruf, sollte sich ein Eigentümer oder Interessent telefonisch bei Ihnen melden. Die Verteilung geschieht innerhalb der Ansprechpartner einer Immobilie oder der gesamten Bürogruppe, falls Sie mehrere Filialen betreiben. Nach der Zuweisung des Leads, kann der Vermittler beispielsweise automatisch per SMS benachrichtigt werden, damit er sofort Kontakt aufnehmen kann.

Wenn der Kunde bereits im System hinterlegt ist, kann mit dem Leadverteiler sichergestellt werden, dass bei einer erneuten Anfrage priorisiert der bereits bekannte Ansprechpartner zugewiesen wird. So gewährleisten Sie „One Face to the Customer“-Service. Der Leadverteiler nennt dem Interessenten oder Eigentümer außerdem per automatisierter E-Mail den Ansprechpartner, der vom System ausgewählt wurde. So erhält der potenzielle Kunde bereits wenige Minuten nach seiner Anfrage sofort dessen Kontaktdaten und weiß, wer sein Ansprechpartner ist. So leisten Sie guten und transparenten Kundenservice.

Frei konfigurierbar

Die Auslastung wird automatisch anhand der beim Mitarbeiter im System hinterlegten Aktivitäten geprüft. Die Bezeichnung der Lead-Aktivitäten können Sie dabei individuell vorgeben, um beispielsweise Aktivitäteneinträge für Interessenten-Leads und Eigentümer-Leads zu unterscheiden und gezielt auszuwerten. Wurden dem Mitarbeiter bereits viele Anfragen zugewiesen, erhält ein anderer Mitarbeiter den Lead. Der Leadverteiler berücksichtigt außerdem den Auslastungsausgleich bei Urlaub und Krankheit, so können Sie beispielsweise definieren, dass Ihre Mitarbeiter ab zwei Tage vor Urlaubsbeginn keine neuen Leads mehr erhalten. Nach dem Urlaub wird der Mitarbeiter dann wieder gleichmäßig in die Verteilung aufgenommen – das System verhindert also automatisch, dass sich während der Abwesenheit die Leads bei dem Mitarbeiter stapeln.

Eine Vollzeitkraft kann während der Arbeitszeit natürlich mehr Leads bearbeiten als ein Mitarbeiter in Teilzeit. Der Leadgenerator gestattet die individuelle Anpassung des Auslastungsziels für einzelne Vermittler, um beispielsweise verschiedene Arbeitszeitmodelle oder Kapazitäten zu berücksichtigen. So stellen Sie sicher, dass Interessenten und Eigentümer möglichst schnell kontaktiert werden und nicht lange auf Feedback warten müssen, weil es zu Engpässen kommt.

Internes Controlling

Das System sendet bei jedem Lead einen Statusbericht darüber, wer den Lead erhalten hat, wie die Auslastung im Team aktuell ist und zudem Informationen zum Lead selbst. Außerdem wird darauf hingewiesen, sollte die Auslastung bereits ausgereizt sein, sodass das System keine Möglichkeit hat, den Lead zuzuweisen und keine weiteren Anfragen mehr verteilt werden können. Mit einem internen Controlling können Sie jeden Monat prüfen, ob Sie das Auslastungsziel ggf. anpassen müssen, um die Verteilung aller Leads sicherzustellen. Das System erstellt mit dem Leadverteiler Aktivitäteneinträge in Ihrer Datenbank – das bedeutet, Sie können diese Aktivitäten mit unserem Statistik-Modul auswerten und wertvolle Rückschlüsse daraus ziehen. Erstellen Sie beispielsweise Verkaufsstatistiken oder Ranglisten, um Quoten zu bilden. Das macht den Leadverteiler zur idealen Ergänzung für Ihr internes Controlling.

Ihre Vorteile

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Dem Leadverteiler ist ein Autostart vorgeschaltet, der anhand beliebiger Aktivitäten starten kann, beispielsweise bei Portalanfragen von Interessenten, aber auch bei Anfragen von Eigentümern über ein Kontaktformular auf Ihrer Website. Denkbar ist auch der automatische Start nach einem Telefonanruf, sollte sich ein Eigentümer oder Interessent telefonisch bei Ihnen melden. Die Verteilung geschieht innerhalb der Ansprechpartner einer Immobilie oder der gesamten Bürogruppe, falls Sie mehrere Filialen betreiben. Nach der Zuweisung des Leads, kann der Vermittler beispielsweise automatisch per SMS benachrichtigt werden, damit er sofort Kontakt aufnehmen kann.

Wenn der Kunde bereits im System hinterlegt ist, kann mit dem Leadverteiler sichergestellt werden, dass bei einer erneuten Anfrage priorisiert der bereits bekannte Ansprechpartner zugewiesen wird. So gewährleisten Sie „One Face to the Customer“-Service. Der Leadverteiler nennt dem Interessenten oder Eigentümer außerdem per automatisierter E-Mail den Ansprechpartner, der vom System ausgewählt wurde. So erhält der potenzielle Kunde bereits wenige Minuten nach seiner Anfrage sofort dessen Kontaktdaten und weiß, wer sein Ansprechpartner ist. So leisten Sie guten und transparenten Kundenservice.

Frei konfigurierbar

Die Auslastung wird automatisch anhand der beim Mitarbeiter im System hinterlegten Aktivitäten geprüft. Die Bezeichnung der Lead-Aktivitäten können Sie dabei individuell vorgeben, um beispielsweise Aktivitäteneinträge für Interessenten-Leads und Eigentümer-Leads zu unterscheiden und gezielt auszuwerten. Wurden dem Mitarbeiter bereits viele Anfragen zugewiesen, erhält ein anderer Mitarbeiter den Lead. Der Leadverteiler berücksichtigt außerdem den Auslastungsausgleich bei Urlaub und Krankheit, so können Sie beispielsweise definieren, dass Ihre Mitarbeiter ab zwei Tage vor Urlaubsbeginn keine neuen Leads mehr erhalten. Nach dem Urlaub wird der Mitarbeiter dann wieder gleichmäßig in die Verteilung aufgenommen – das System verhindert also automatisch, dass sich während der Abwesenheit die Leads bei dem Mitarbeiter stapeln.

Eine Vollzeitkraft kann während der Arbeitszeit natürlich mehr Leads bearbeiten als ein Mitarbeiter in Teilzeit. Der Leadgenerator gestattet die individuelle Anpassung des Auslastungsziels für einzelne Vermittler, um beispielsweise verschiedene Arbeitszeitmodelle oder Kapazitäten zu berücksichtigen. So stellen Sie sicher, dass Interessenten und Eigentümer möglichst schnell kontaktiert werden und nicht lange auf Feedback warten müssen, weil es zu Engpässen kommt.

Internes Controlling

Das System sendet bei jedem Lead einen Statusbericht darüber, wer den Lead erhalten hat, wie die Auslastung im Team aktuell ist und zudem Informationen zum Lead selbst. Außerdem wird darauf hingewiesen, sollte die Auslastung bereits ausgereizt sein, sodass das System keine Möglichkeit hat, den Lead zuzuweisen und keine weiteren Anfragen mehr verteilt werden können. Mit einem internen Controlling können Sie jeden Monat prüfen, ob Sie das Auslastungsziel ggf. anpassen müssen, um die Verteilung aller Leads sicherzustellen. Das System erstellt mit dem Leadverteiler Aktivitäteneinträge in Ihrer Datenbank – das bedeutet, Sie können diese Aktivitäten mit unserem Statistik-Modul auswerten und wertvolle Rückschlüsse daraus ziehen. Erstellen Sie beispielsweise Verkaufsstatistiken oder Ranglisten, um Quoten zu bilden. Das macht den Leadverteiler zur idealen Ergänzung für Ihr internes Controlling.

Prozessautomatisierung erweitern

Der Leadverteiler ist eine Erweiterung für den Prozessmanager. Der Leadverteiler wird automatisch anhand von Aktivitäten gestartet. In Kombination mit dem Anfragenmanager können Sie sich die manuelle Bearbeitung von Anfragen und Aktivitäten sparen, da Anfragen hier vom System automatisiert verarbeitet werden. Im Gegensatz zum Anfragenmanager werden Anfragen nicht alle an einen Betreuer zugewiesen, sondern reihum verteilt, um die gleichmäßige Auslastung der Mitarbeiter zu gewährleisten. Diese Vorgehensweise eignet sich natürlich nur dann, wenn Sie mit mehreren Beratern pro Immobilie arbeiten.

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                          Das eigenfinanzierte Familienunternehmen mit über 313 Mitarbeitern und Alleininhaber Stefan Mantl überzeugt mit seinem fundierten Know-how neben Immobilienmaklern, auch Banken, Makler-Netzwerke sowie Fertighaushersteller. Der zweite Geschäftsbereich des Unternehmens umfasst die Konzeption und Realisierung von Maklerwebsites sowie Suchmaschinenoptimierung.


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