Mai-Release 2021

Unsere Top-Anpassung

Aktivitätendetailansicht in der onOffice App

Die Detailansicht einer Aktivität und eines Maklerbucheintrags wurde dem neuen Design der onOffice App angepasst. Neben einem übersichtlichen und modernen Design, haben Sie jetzt auch die Möglichkeit, die hinterlegten Dateien zur jeweiligen Aktivität auf einem eigenen Reiter einzusehen und weitere Dateien zu hinterlegen. Bei einer E-Mail-Aktivität erhalten Sie ebenfalls einen separaten Reiter, in dem Sie die komplette E-Mail einsehen können.

Smartphones Dreispaltig dargestellt

Weitere Anpassungen

Suchfunktion für den onOffice Messenger

Der Messenger wurde mit einer Chat-übergreifenden Suchfunktion ausgestattet. Sie können nun innerhalb von Nachrichtenverläufen mit einem oder allen Chat-Partnern suchen.

In dem onOffice Messenger findet sich nun in der oberen rechten Ecke ein Lupen-Symbol. Sie können nach einzelnen oder mehreren Wörtern suchen. Außerdem können Sie wählen, in welchen Chats Sie suchen möchten. Zur Auswahl steht hierbei der aktuell geöffnete Chat oder alle Chats. Anschließend werden alle Chats aufgelistet, in welchen das oder die Wörter vorkommen.

Screenshot onOffice Messenger eingegebener Suchbegriff

Weitere Objektfilter für Portalanfragen

Die Anzahl der konfigurierbaren Filter zur Beantwortung von Portalanfragen in den Grundeinstellungen wurde erhöht. Unter „Extras > Einstellungen > Grundeinstellungen > Reiter: Allgemein > Kategorie: Beantwortung Portalanfragen“ können Sie über den neuen Button „Konfiguration öffnen“ bis zu 10 Filter für den Anfragenmanager und die Direktantwort von E-Mails erstellen.

Dies hilft Ihnen, noch genauer auf Kundenanfragen einzugehen.

Screenshot Beantwortung Portalanfragen - Grundeinstellungen

Fehlermeldung für PDF-Dateien optimiert

Wenn Sie in den Grundeinstellungen Dateien hinterlegen möchten (z. B. unter dem „Reiter: Allgemein > AGB“), hierbei jedoch keine PDF-Dateien verwenden, erscheint nun eine detaillierte Meldung.

Anpassung des Makros „TerminDatumUhrzeit“

Bei Terminen, die einen Datumswechsel beinhalten, wurde bei der Terminbestätigung im Makro „_TerminDatumUhrzeit“ bislang nicht das Datum des Terminendes ausgegeben, sondern nur dessen Uhrzeit. Dies wurde angepasst.

Außerdem können Sie mit dem neuen Makro „_TerminEndeDatum“ separat das End-Datum des Termins ausgeben lassen.

Anrufen aus Aufgabenverknüpfung

Bei den Aufgaben können Sie Adressen und Immobilien verknüpfen. Hat ein Adressdatensatz eine Telefonnummer hinterlegt, erscheint in der Verknüpfungs-Box der Aufgabe ein Telefonhörer-Symbol.

Dies ermöglicht Ihnen, die Person direkt aus der Aufgabe heraus anzurufen.

Screenshot Kontakt anrufen in den Aufgaben

Gruppenübersicht bei Benutzerkürzeln

Bei den Kommentaren in Aufgaben sind die jeweiligen Kürzel der Mitarbeiter vorangestellt. Wenn Sie mit der Maus über solch ein Kürzel gehen, wird der Name des Mitarbeiters ausgegeben.

Nun werden neben dem Namen auch Angaben zu der Abteilung (Gruppe), sowie Angaben zur Telefonnummer, E-Mail Adresse, Firma und Ort ausgegeben.

Screenshot Aufgaben Kommentare mit Abteilung

Immobilien-Filter-ID

Bei den Immobilien-Filtern können nun die Filter-IDs eingesehen werden. Dies ist insbesondere für API-Abfragen interessant, in denen Sie auf gespeicherte Filter zugreifen möchten.

Navigieren Sie zu Ihren Immobilien und in dem Filter-Feld auf „Filter bearbeiten“. Auf der rechten Seite unter „Gespeicherte Filter“ stehen nun die IDs hinter dem Namen des Filters.

Screenshot Immobilienfilter mit ID

Gender-API

Die Gender-API ist der neue Marketplace-Service von onOffice.

Lassen Sie mit der Gender-API und einer Massenaktualisierung das Geschlecht Ihres Adressdatensatzes bestimmen. Hierbei erkennt die Gender-API anhand des Vornamens, welche Anrede hinterlegt werden muss, sofern diese „keine Angabe“ beinhaltet.

Wenn ein Name in der angegebenen Region nicht ermittelt werden kann, startet ein globaler Abgleich zur Ermittlung der Anrede. Erzielt dies ebenfalls keine Ergebnisse, greifen verschiedene Filter und analysieren, ob es für den Namen noch andere Schreibweisen gibt.

Logo Gender-API

Bots4You

Diesen Monat begrüßen wir den neuen Anbieter Bots4You im onOffice Marketplace.

Mit den virtuellen Assistenten des Softwareunternehmens Bots4You erhalten Sie eine schlüsselfertige und an Ihre CRM-Plattform angebundene KI-Lösung, die Sie rund um die Uhr im Kundenkontakt unterstützt und Immobiliensuchenden durch eine vollautomatisierte und individuelle Chat-Kommunikation auf Ihrer Homepage die passende Immobilie aus Ihrem Portfolio vorschlägt. Darüber hinaus beantwortet der „Virtuelle Makler“ zahlreiche Fragen rund um das Thema Immobilienvermietung und -kauf und vereinbart für Sie verbindliche Termine zur Beratung und Besichtigung während Makler weiterhin den direkten Kundenkontakt pflegen können. Um Ihre Kunden noch besser kennen zu lernen, erfolgt zusätzlich eine intelligente Auswertung der gewonnen Informationen.

Logo Bots4You

Anpassungen des CSV-Exports

Bei dem CSV-Export von Aktivitäten und Maklerbucheinträgen werden ab sofort neben dem Benutzernamen auch der Vor- sowie der Nachname des Benutzers und dessen Benutzer-ID in zusätzliche Spalten exportiert. Dies gilt sowohl für manuelle als auch automatische Exporte.

Außerdem werden nun auch weitere Felder in neuen Spalten exportiert. Folgende Felder werden nun exportiert:

  • KdId: Datenbank-ID einer verknüpften Adresse
  • ObjId: Datenbank-ID einer verknüpften Immobilie
  • Erstelldatum: Entspricht „angelegt am“ aus den Datensatzinformationen einer Aktivität
  • Zuletzt geändert Datum: Entspricht „zuletzt bearbeitet am“ aus den Datensatzinformationen einer Aktivität
  • Herkunft Kontakt: Feld „Herkunft Kontakt“ in der Aktivität
  • Merkmale: Feld „Merkmale“ in der Aktivität
  • Beratungsebene: Beratungsebene der verknüpften Adresse

Ein CSV-Export von Maklerbucheinträgen und Aktivitäten kann über „Extras > Datenexport > Aktivitäten/Maklerbuch“ aus einer Adresse oder Immobilie heraus ausgeführt werden.

Des Weiteren wird nun auch der Ersteller und der verantwortliche Benutzer bei Aktivitäten und Maklerbucheinträgen exportiert. Bisher wurde nur der Ersteller der Aktivität exportiert.

Verbesserte Fehlermeldung im Word Upload

Sollte es bei Vorlagen-Uploads durch das Word Upload-Tool zu Problemen kommen, erscheint eine Fehlermeldung, die das Problem aufzeigt.

Diese Fehlermeldung im Word Upload beim Aktualisieren von Vorlagen wurde verbessert.

Optimierung des Feldes OpenImmo-Feedback-Datei in Portalfiltern

Der im Portalfilter eingetragene reguläre Ausdruck zum Auslesen der Openimmo-Feedback-Datei wird jetzt auf Gültigkeit kontrolliert. Sie erhalten mit diesem Release eine Rückmeldung, wenn Fehler auftreten.

Erweiterung Massenaktualisierung Prozesse

Die Massenaktualisierung von Prozessen wurde um die Möglichkeit erweitert, auch die Verantwortung von Prozessvorlagen aktualisieren zu können.

Screenshot Massenaktualisierung Prozesse