Januar-Release 2020
Unsere Top-Anpassung
Anfragenmanager für externe Postfächer
Der Anfragenmanager erleichtert auch dann Ihre Arbeit, wenn das Empfangspostfach nicht von onOffice bereitgestellt wird.Dazu genügt die automatische Weiterleitung der Anfragen: Eingehende Anfragen werden an ein Postfach weitergeleitet, für das die automatische Mailverbuchung aktiviert ist. Dieses Postfach wird in den Grundeinstellungen zum Anfragenmanager hinzugefügt. Die Einstellung hierzu finden Sie unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Reiter: Automatisierung. Außerdem können Sie pro Eingangspostfach ein eigenes (externes) Ausgangspostfach bestimmen. Ihre Interessenten werden damit CI-konform informiert. Die neue Funktion finden Sie auf dem Unterreiter „Anfragenmanager“ unter „Aktive Postfächer“. Alle Postfächer, denen Sie als Nutzer zugeordnet sind, lassen sich als Ausgangspostfächer gewählt werden.Auf diese Weise lassen Sie Anfragen automatisiert bearbeiten und haben mehr Zeit für das Wesentliche.
Weitere Anpassungen
Automatischer CSV-Export
Mit dem automatischen CSV-Export haben Sie universellen Zugriff auf Ihre Datenbasis. Sie entscheiden, welcheDaten wie oft aus dem System exportiert werden, um sie z. B. als Backup zu speichern oder um sie mit Buisiness-Intelligence-Tools auszuwerten und aussagekräftige Statistiken zu erstellen.Der „automatische CSV-Export“ erlaubt den Zugriff auf Adressen, Immobilien, Termine, Aktivitäten und Einträge des Maklerbuchs. Diese Liste wird in den nächsten Wochen um Aufgaben und Projekte erweitert werden.Sie finden die Einstellungen zum automatischen CSV-Export unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Reiter: Automatisierung. Hier legen Sie Profile an und steuern, ob z. B. Ihre Adressdaten einmal wöchentlich, Ihre Immobiliendaten hingegen nur einmal monatlich gesichert werden. Als Ziel für den Export können Sie einen frei wählbaren FTP-Server hinterlegen.Das neue Feature ist Bestandteil von „enterprise plus“ und „enterprise pro“.
PDFdesigner: Individuelle Fußzeile pro Seitentyp
Analog zur Kopfzeile lassen sich jetzt auch die Fußzeilen von Exposés individuell pro Seitentyp einstellen. So können Sie z. B. auf der Titelseite eine andere Fußzeile anzeigen lassen als auf den Folgeseiten.Damit die Funktion aktiv wird, muss in den Grundeinstellungen des Exposés die „Individuelle Fußzeile“ aktiv sein. Daraufhin erscheint in den erweiterten Einstellungen der einzelnen Seiten die Option „Fußzeile auf dieser Seite editieren“. Damit kann die individuelle Fußzeile beliebig angepasst werden.Das ermöglicht eine noch flexiblere Anpassung Ihrer Exposés.
Aufgaben: Hinweis auf Ganztagstermine
Manche Aufgaben können nicht warten. Darum wird jetzt beim Zuordnen von Aufgaben darauf hingewiesen, sollte der neue Bearbeiter in den nächsten Tagen nicht verfügbar sein. Der Hinweis erscheint, sobald Sie den Bearbeiter einer Aufgabe ändern. Im Hinweis-Fenster können Sie den Bearbeiterlösen und anschließend neu vergeben.Berücksichtigt werden folgende Ganztagstermine: Krank, Erkranktes Kind, Mutterschutz, Elternzeit und Urlaub. Die Funktion beachtet Termine von heute und in den folgenden drei Werktagen.Mit der Option „Hinweis nicht erneut anzeigen“ wird der Hinweis in der Zukunft ausgeblendet. Diese Entscheidung kann unter Extras >> Einstellungen >> Benutzer >> Reiter: Einstellungenrückgängig gemacht werden („Einstellungen zurücksetzen“ unter „Gespeicherte Entscheidungen“).
Updates in der onOffice App
Die onOffice App für Android und iOS wird kontinuierlich optimiert. Zum Ende des Jahres gab es erneut Verbesserungen und Bugfixes. Für Android ist jetzt das Plugin mit dem Call Agent verfügbar. Darüber werden eingehende Anrufe anhand der Nummer mit dem Datenbestand abgeglichen und sofort zum jeweiligen Kontakt zugeordnet. Das Telefonat wird automatisch in den Aktivitäten verbucht.Das erleichtert die Dokumentation der mobilen Telefonate um ein Vielfaches.
