Datenschutzerklärung für die onOffice App

Information über die Erhebung personenbezogener Daten

Wir stellen Ihnen neben unserem Online-Angebot die onOffice App zur Verfügung, die Sie auf Ihr mobiles Endgerät herunterladen können. Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten bei Nutzung der onOffice App. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten.

Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist die onOffice GmbH, Charlottenburger Allee 5, 52068 Aachen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte unserem Impressum. Unseren Datenschutzbeauftragten Matthias Menne erreichen Sie unter datenschutz@onoffice.de und unter den im Impressum angegebenen Daten.

Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

1. Recht auf Auskunft Art. 15 DSGVO,
2. Recht auf Berichtigung oder Löschung Art. 16/17 DSGVO,
3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Art. 18 DSGVO,
4. Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Art. 21 DSGVO,
5. Recht auf Datenübertragbarkeit Art. 20 DSGVO.

Soweit wir zur Wahrung unserer im Rahmen einer Interessensabwägung überwiegenden berechtigten Interessen personenbezogene Daten wie oben erläutert verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Erfolgt die Verarbeitung zu Zwecken des Direktmarketings, können Sie dieses Recht jederzeit ausüben. Soweit die Verarbeitung zu anderen Zwecken erfolgt, steht Ihnen ein Widerspruchsrecht nur bei Vorliegen von Gründen zu, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Nach Ausübung Ihres Widerspruchsrechts werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht weiter zu diesen Zwecken verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Dies gilt nicht, wenn die Verarbeitung zu Zwecken des Direktmarketings erfolgt. Dann werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht weiter zu diesem Zweck verarbeiten.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren, z.B. wenn Sie davon ausgehen, dass diese ohne ausreichende rechtliche Grundlage erfolgt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0 | Fax: 0211/38424-10 | E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Erhebung personenbezogener Daten bei Nutzung der onOffice App

Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag

Wir verarbeiten in der onOffice App personenbezogene Daten wie im Angebot und in der von Ihnen unterschriebenen Auftragsverarbeitungsvereinbarung beschrieben. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist das berechtigtes Interesse nach Art. 6 f) DSGVO, Ihnen eine weitere Schnittstelle zu den in Ihrem Auftrag verarbeiteten Daten bereitzustellen.

Übertragene Informationen bei Installation der onOffice App

Bei Herunterladen der onOffice App werden die erforderlichen Informationen an den App Store übertragen, also insbesondere Nutzername, E-Mail-Adresse und Kundennummer Ihres Accounts, Zeitpunkt des Downloads und die individuelle Gerätekennziffer. Auf diese Datenerhebung haben wir keinen Einfluss und sind nicht dafür verantwortlich. Wir verarbeiten die Daten nur, soweit es für das Herunterladen der mobilen App auf Ihr mobiles Endgerät notwendig ist.

Firebase Crashlytics

Um Fehler in der onOffice App finden und nachvollziehen zu können, verwenden wir Firebase Crashlytics, einen Dienst der Google Ireland Ltd., Dublin, Ireland.

Tritt ein schwerwiegender Fehler auf, werden anonymisierte Informationen (Uhrzeit, in welchem Bereich trat der Fehler auf, Kundenname, u.U. E-Mail-Provider und verwendeter Port) an Google, an den Entwickler unserer App, die Mobile Software AG, München sowie an uns übertragen.

Weitere Informationen darüber, wie Google Ihre Daten bei Nutzung von Firebase Crashlytics verarbeitet und wie lange Ihre Daten gespeichert werden, erhalten Sie unter https://firebase.google.com/support/privacy

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art.. 6 f) DSGVO, eine möglichst fehlerfreie App zur Verfügung zu stellen, besonders im Anbetracht der Tatsache, dass die Daten anonymisiert werden.

Firebase Analytics

Die onOffice App verwendet Firebase Analytics um Statistiken über die Nutzung der App erstellen zu können, also beispielsweise wie oft starten User die App, wie oft wird die App wieder deinstalliert, wie häufig werden welche Screens geöffnet und wie lange verbleiben die User im Schnitt darauf. Firebase Analytics ist ein Dienst der Google Inc., Mountain View, CA, USA.

Die Nutzungsdaten werden anonym erfasst und aggregiert. Sie lassen sich nicht auf eine Einzelperson zurückführen. Die IP-Adresse wird im ersten Verarbeitungsschritt von Google gekürzt und damit anonymisiert.

Sie können die anonyme Erfassung von Nutzungsdaten über die Einstellungen der onOffice App deaktivieren.

Weitere Informationen darüber, wie Google Ihre Daten bei Nutzung von Firebase Analytics verarbeitet und wie lange Ihre Daten gespeicherte werden, erhalten Sie unter https://firebase.google.com/support/privacy

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 f) DSGVO einen Überblick über die Nutzung unserer App zu erhalten, besonders im Anbetracht der Tatsache, dass die Statistiken anonym erfasst werden.

Push-Benachrichtigungen

Um Sie über neu erhaltene Nachrichten über den onOffice Chat informieren zu können, verwenden wir Firebase Cloud Messaging (FCM) bzw. Apple Push Notifications (APNS).

FCM ist ein Dienst der Google Inc., Mountain View, CA, USA. Bei Installation der onOffice App generiert der Anbieter eine eindeutige ID, um Nachrichten an das richtige Endgerät senden zu können. Die über FCM gesendeten Nachrichten werden direkt nach Zustellung an Ihr Endgerät, spätestens aber nach 4 Wochen gelöscht.

APNS ist ein Dienst der Apple Inc., Cupertino, CA, USA. Bei Installation der onOffice App wird automatisch eine verschlüsselte persistente Verbindung mit dem Dienst erstellt. Die über APNS gesendeten Nachrichten werden direkt nach Zustellung gelöscht. Kann die Nachricht nicht zugestellt werden, wird sie nach einiger Zeit gelöscht.

Sie können Benachrichtigungen über die App-Einstellungen Ihres Gerätes deaktivieren. Unter Android öffnen Sie dafür die Einstellungen, Menüpunkt „Benachrichtigungen“ und deaktivieren für die App „onOffice“ die Benachrichtigungen. Unter iOS öffnen Sie die „Einstellungen“-App, wählen die App „onOffice“ aus und deaktivieren Push-Benachrichtigungen.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 f) DSGVO unseren Kunden Push-Benachrichtigungen zur Verfügung zu stellen.

Erforderliche Berechtigungen

Um alle Features der onOffice App vollständig nutzen zu können, müssen die folgenden Berechtigungen vergegeben werden:

• Standort: Adresse für Immobilienerfassung, Check In in Termin
• Kamera: Bilder in Immobilie oder Adresse hinterlegen, per Mail versenden, Fragebögen im Termin.
• Zugriff auf Fotos/Dateien: Bilder in Immobilie oder Adresse hinterlegen, per Mail versenden, Fragebögen im Termin.
• Kontakte: Kontakte aus Terminen ins Telefonbuch übernehmen

Cookies

Bei Nutzung der onOffice App werden Cookies auf Ihrem mobilen Endgerät gespeichert. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die im Gerätespeicher Ihres mobilen Endgerätes abgelegt und der von Ihnen verwendeten mobilen App zugeordnet gespeichert werden. Durch Cookies können der Stelle, die den Cookie setzt (hier: uns), bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihr mobiles Endgerät übertragen. Sie dienen dazu, mobile Apps insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen.

Die onOffice-App setzt transiente Cookies. Transiente Cookies werden automatisiert gelöscht, wenn Sie sich aus unserer mobile App auslogggen. Dazu zählen insbesondere die Session-Cookies. Diese speichern eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihrer mobilen App zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr mobiles Endgerät wiedererkannt werden, wenn Sie unsere mobile App erneut nutzen. Die Session-Cookies werden gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder die App schließen.

Die transienten Cookies werden gesetzt, um den Login-Status eines Benutzers und die ausgewählte Objekt-Sprache zu speichern. Sie sind deshalb für die Nutzung der App notwendig.