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Telefon­modul


Automatische Dokumentation der Telefonate
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onOffice Telefonmodul

Automatische Anrufverbuchung: Direkt wissen, wer dran ist!

Täglich kommen Anrufe: Interessenten fordern Angebote an, Verkäufer geben Informationen durch, Kooperationspartner treten mit Ihnen in Kontakt … Diese Aktivitäten möchten Sie zuverlässig dokumentieren.

Über das Telefonmodul wird die onOffice Software mit Ihrer Telefonanlage verbunden. Die Vorteile liegen auf der Hand: Anrufe lassen sich per Klick direkt aus der Software heraus beginnen und das Gespräch wird, samt seiner Dauer und einem optionalen Kommentar zum Inhalt, automatisch im Maklerbuch dokumentiert.

Bei eingehenden Anrufen gleicht das Telefonmodul die Nummer des Anrufers mit der Datenbank ab und öffnet direkt den passenden Kontakt. So wissen Sie noch vor dem Abheben, wessen Stimme Sie am anderen Ende der Leitung erwartet.

Das onOffice Telefonmodul erleichtert Ihren Arbeitsalltag, denn das händische Nachtragen von Telefonaten gehört der Vergangenheit an!

Ihre Vorteile

  • Anrufe direkt aus der Software
    Kein umständliches Abtippen der Telefonnummer mehr. Einfach auf „Anrufen“ klicken und schon wird gewählt.
  • Schnelle Identifikation & Verknüpfung
    Ruft ein Kunde an, dessen Nummer hinterlegt ist, öffnet sich der Datensatz. Sie sehen direkt, mit wem Sie es zu tun haben.
  • Einfache Dokumentation
    Bei ein- und ausgehenden Anrufen öffnet sich das Aktivitäten-Fenster, damit Sie den Inhalt des Telefonats notieren können.
  • Anrufe direkt weiterverarbeiten
    Über das Aktivitäten-Fenster verknüpfen Sie Immobilien und Dateien mit dem Telefonat, legen die Beratungsebene fest oder erstellen Aufgaben und Wiedervorlagen.
  • Telefonaktivitäten auswerten
    Analysieren Sie die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens. Wann und wo gibt es die meisten Telefonate?

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Hakan Citak

Hakan Citak – Citak Immobilien

„Unsere Telefonanlage ist mit der onOffice Software verknüpft. Das vereinfacht die Zuordnung potenzieller Auftraggeber und Interessenten mit dem jeweiligen Objekt. Man muss die Nummer außerdem nicht suchen und eintippen, sondern wählt per Klick direkt aus der Software heraus. Dadurch sparen wir Zeit. Alle Anrufe werden automatisch in der Historie gespeichert. Das verbessert die Teamarbeit, weil leicht nachvollziehbar ist, was im Telefonat besprochen wurde.“

www.citak-immobilien.de

onOffice Telefonmodul

Beispiel für den Arbeitsablauf

Schritt 1


Sobald ein Kontakt bei Ihnen anruft, öffnet sich dessen Datensatz sowie ein Fenster, in dem Sie den Inhalt und alle Eckdaten des Gespräches festhalten können.

Schritt 2


In diesem Fenster kann auch ein Hinweis hinterlegt sein, falls es bei dem Gespräch mit dem Kunden etwas Besonderes zu beachten gibt (z. B. falls der Kunde nur englisch sprechen sollte).

Schritt 3


Geht es in dem Gespräch um eine Immobilie, können Sie diese direkt verknüpfen, die Beratungsebene festlegen, den Angebotspreis angeben und ggf. Dateien an die Aktivität anhängen.

Schritt 4


Die Telefon-Aktivität lässt sich filtern, statistisch auswerten oder für Prozesse nutzen. In onOffice ist die Weiterverarbeitung von Telefonaten ganz leicht.

Factsheet Telefonmodul

Weitere Informationen und Beispiele finden Sie in unserem PDF-Factsheet.

onOffice Anfragenmanager

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