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E-Mail Vorlagen

Vorlage für E-Mail anlegen

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Zum Anlegen einer E-Mail Vorlage gehen Sie in die Vorlagenverwaltung unter "Bearbeiten >> Vorlagen / Dateien".

Das Anlegen erfolgt über das Plus Symbol , in der Lightbox wählen Sie bitte als Art "E-Mail-Vorlagen".

Lightbox zum E-Mail anlegen in der Vorlagenverwaltung

Bitte tragen Sie einen Titel, eine Kategorie etc. entsprechend ein. Geben Sie auch den Ordner an, in dem die Vorlage erstellt werden soll. Falls Sie ein Merkmal auswählen, wird dieses in den Aktivitäten- und Maklerbucheinträgen hinterlegt, die beim Versand einer E-Mail mit dieser Vorlage erzeugt werden. Sie können Merkmale individuell in der Administration für Ihre Bedürfnisse anlegen.

Kategorie: Über die Kategorie können Sie die Vorlage für spezielle Verwendungszwecke kennzeichnen. Mit der Kategorie Aktivitäteneintrag erscheint die Vorlage, wenn Sie den Dialog zur Erstellung der Eigentümerbenachrichtigung (Beispiel hier: ) etc. aufrufen.

Falls ein Hinweis eingetragen wird, wird dieser später bei der Auswahl der Vorlage im E-Mail Composer angezeigt.

Alle Einstellungen können auch nach dem Anlegen noch geändert werden.

Mit Klick auf "anlegen" öffnet sich ein Popup. Im Tab Inhalt geben Sie den Text der E-Mail und den Betreff ein.

Inhalt einer E-Mail hinzufügen im Popup Fenster

Wählen Sie das Format "HTML" wenn Sie ein grafisch ansprechendes Layout erstellen wollen. Um Bilder und Links einzubinden, müssen Sie die erweiterte Menüzeile des HTML Editors über den Button CKEditor erweitert öffnen . Wie sie E-Mailvorlagen in HTML erstellen, wird im Detail in unseren Webinaren für E-Mail Vorlagen erklärt.
Natürlich können Sie Makros nutzen.

Im Tab "Vorschau" können Sie sich ein Bild machen, wie die fertige Mail aussieht. Bitte denen Sie daran, Makros können nicht aufgelöst werden.

Anhänge Tab beim Bearbeiten einer E-Mailvorlage

Mit der neuen Vorlagenverwaltung sind nicht nur Standardanhänge im "normalen" E-Mail Composer möglich, Sie können auch jeder Vorlage einen Anhang zuweisen. Im Tab "Anhänge" können Sie die gewünschten Anhänge definieren.

Einstellungen & Löschen

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Über das Schraubenschlüssel "Mouseover" Einstellungen Symbol in Form eines Schraubenschlüssels werden die Einstellungen der Vorlage geöffnet. Sie können den Namen, Beschreibung etc. ändern.

Den Eintrag zum Löschen der Vorlage finden Sie ebenfalls hier. Mehrere Vorlagen auf einmal, können über die Listenansicht gelöscht werden (Checkbox und Aktionenleiste >> Löschen).

Bearbeiten

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Über das Stiftsymbol Bearbeiten Symbol in Form eines Stiftes können Sie die E-Mail Vorlagen bearbeiten. Es öffnet sich das Popup mit den Tabs Inhalt / Anhänge / Vorschau, wie beim Erstellen.

Vorlagen als Quellcode einfügen

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Wenn Sie eine fertige Vorlage einfügen möchten, dann liegt diese oft als sogenannter Quellcode vor. Dies ist auch bei den zusätzlichen Mustervorlagen von onOffice der Fall.

Um eine Quellcode Vorlage einzufügen, gehen Sie wie oben für Vorlagen anlegen beschrieben vor, bis sich das PopUp für den Inhalt der Vorlage öffnet.

Wählen Sie als Format "HTML" aus und öffnen dann im Inhaltsbereich mit einem Klick auf CKEditor erweitert die erweiterte Ansicht des CKEditors. Mit dem Button "Quellcode" wechseln Sie in die Quellcode Ansicht.

Emailvorlage bearbeiten Fenster mit Fokus auf den Quellcode Button

Nun können Sie den Text aus der Musterdatei kopieren und im Editor einfügen.

E-Mailvorlage bearbeiten Fenster mit hinzugefügtem Quellcode

Wechseln Sie danach wieder in die 'normale Ansicht', indem Sie erneut auf den Button "Quellcode" klicken. Nun sollten Sie die Vorlage in leserlicher Form sehen.
Über den Tab "Vorschau" bekommen Sie die fertige E-Mail zu sehen- OHNE Ersetzung der Makros, da weder Adressen noch Immobilien zugeordnet sind.

Vorschau im E-Mailvorlage bearbeiten Fenster

Bitte speichern Sie danach die Vorlage.

Wenn Sie weitere Informationen zur Erstellung von E-Mail Vorlagen brauchen melden Sie sich doch bei einem unserer Webinare zum Thema E-Mail Vorlagen an.