Mai-Release 2021

3. Mai 2021/von Francesco Rigano

Unsere Top-Anpassung

Aktivitätendetailansicht in der onOffice App

Die Detailansicht einer Aktivität und eines Maklerbucheintrags wurde dem neuen Design der onOffice App angepasst. Neben einem übersichtlichen und modernen Design, haben Sie jetzt auch die Möglichkeit, die hinterlegten Dateien zur jeweiligen Aktivität auf einem eigenen Reiter einzusehen und weitere Dateien zu hinterlegen. Bei einer E-Mail-Aktivität erhalten Sie ebenfalls einen separaten Reiter, in dem Sie die komplette E-Mail einsehen können.

Weitere Anpassungen

Suchfunktion für den onOffice Messenger

Der Messenger wurde mit einer Chat-übergreifenden Suchfunktion ausgestattet. Sie können nun innerhalb von Nachrichtenverläufen mit einem oder allen Chat-Partnern suchen.

In dem onOffice Messenger findet sich nun in der oberen rechten Ecke ein Lupen-Symbol. Sie können nach einzelnen oder mehreren Wörtern suchen. Außerdem können Sie wählen, in welchen Chats Sie suchen möchten. Zur Auswahl steht hierbei der aktuell geöffnete Chat oder alle Chats. Anschließend werden alle Chats aufgelistet, in welchen das oder die Wörter vorkommen.

Weitere Objektfilter für Portalanfragen

Die Anzahl der konfigurierbaren Filter zur Beantwortung von Portalanfragen in den Grundeinstellungen wurde erhöht. Unter „Extras > Einstellungen > Grundeinstellungen > Reiter: Allgemein > Kategorie: Beantwortung Portalanfragen“ können Sie über den neuen Button „Konfiguration öffnen“ bis zu 10 Filter für den Anfragenmanager und die Direktantwort von E-Mails erstellen.

Dies hilft Ihnen, noch genauer auf Kundenanfragen einzugehen.

Fehlermeldung für PDF-Dateien optimiert

Wenn Sie in den Grundeinstellungen Dateien hinterlegen möchten (z. B. unter dem „Reiter: Allgemein > AGB“), hierbei jedoch keine PDF-Dateien verwenden, erscheint nun eine detaillierte Meldung.

Anpassung des Makros „TerminDatumUhrzeit“

Bei Terminen, die einen Datumswechsel beinhalten, wurde bei der Terminbestätigung im Makro „_TerminDatumUhrzeit“ bislang nicht das Datum des Terminendes ausgegeben, sondern nur dessen Uhrzeit. Dies wurde angepasst.

Außerdem können Sie mit dem neuen Makro „_TerminEndeDatum“ separat das End-Datum des Termins ausgeben lassen.

Anrufen aus Aufgabenverknüpfung

Bei den Aufgaben können Sie Adressen und Immobilien verknüpfen. Hat ein Adressdatensatz eine Telefonnummer hinterlegt, erscheint in der Verknüpfungs-Box der Aufgabe ein Telefonhörer-Symbol.

Dies ermöglicht Ihnen, die Person direkt aus der Aufgabe heraus anzurufen.

Gruppenübersicht bei Benutzerkürzeln

Bei den Kommentaren in Aufgaben sind die jeweiligen Kürzel der Mitarbeiter vorangestellt. Wenn Sie mit der Maus über solch ein Kürzel gehen, wird der Name des Mitarbeiters ausgegeben.

Nun werden neben dem Namen auch Angaben zu der Abteilung (Gruppe), sowie Angaben zur Telefonnummer, E-Mail Adresse, Firma und Ort ausgegeben.

Immobilien-Filter-ID

Bei den Immobilien-Filtern können nun die Filter-IDs eingesehen werden. Dies ist insbesondere für API-Abfragen interessant, in denen Sie auf gespeicherte Filter zugreifen möchten.

Navigieren Sie zu Ihren Immobilien und in dem Filter-Feld auf „Filter bearbeiten“. Auf der rechten Seite unter „Gespeicherte Filter“ stehen nun die IDs hinter dem Namen des Filters.

Gender-API

Die Gender-API ist der neue Marketplace-Service von onOffice.

Lassen Sie mit der Gender-API und einer Massenaktualisierung das Geschlecht Ihres Adressdatensatzes bestimmen. Hierbei erkennt die Gender-API anhand des Vornamens, welche Anrede hinterlegt werden muss, sofern diese „keine Angabe“ beinhaltet.

Wenn ein Name in der angegebenen Region nicht ermittelt werden kann, startet ein globaler Abgleich zur Ermittlung der Anrede. Erzielt dies ebenfalls keine Ergebnisse, greifen verschiedene Filter und analysieren, ob es für den Namen noch andere Schreibweisen gibt.

Bots4You

Diesen Monat begrüßen wir den neuen Anbieter Bots4You im onOffice Marketplace.

Mit den virtuellen Assistenten des Softwareunternehmens Bots4You erhalten Sie eine schlüsselfertige und an Ihre CRM-Plattform angebundene KI-Lösung, die Sie rund um die Uhr im Kundenkontakt unterstützt und Immobiliensuchenden durch eine vollautomatisierte und individuelle Chat-Kommunikation auf Ihrer Homepage die passende Immobilie aus Ihrem Portfolio vorschlägt. Darüber hinaus beantwortet der „Virtuelle Makler“ zahlreiche Fragen rund um das Thema Immobilienvermietung und -kauf und vereinbart für Sie verbindliche Termine zur Beratung und Besichtigung während Makler weiterhin den direkten Kundenkontakt pflegen können. Um Ihre Kunden noch besser kennen zu lernen, erfolgt zusätzlich eine intelligente Auswertung der gewonnen Informationen.

Anpassungen des CSV-Exports

Bei dem CSV-Export von Aktivitäten und Maklerbucheinträgen werden ab sofort neben dem Benutzernamen auch der Vor- sowie der Nachname des Benutzers und dessen Benutzer-ID in zusätzliche Spalten exportiert. Dies gilt sowohl für manuelle als auch automatische Exporte.

Außerdem werden nun auch weitere Felder in neuen Spalten exportiert. Folgende Felder werden nun exportiert:

KdId: Datenbank-ID einer verknüpften Adresse
ObjId: Datenbank-ID einer verknüpften Immobilie
Erstelldatum: Entspricht “angelegt am” aus den Datensatzinformationen einer Aktivität
Zuletzt geändert Datum: Entspricht “zuletzt bearbeitet am” aus den Datensatzinformationen einer Aktivität
Herkunft Kontakt: Feld “Herkunft Kontakt” in der Aktivität
Merkmale: Feld “Merkmale” in der Aktivität
Beratungsebene: Beratungsebene der verknüpften Adresse

Ein CSV-Export von Maklerbucheinträgen und Aktivitäten kann über „Extras > Datenexport > Aktivitäten/Maklerbuch“ aus einer Adresse oder Immobilie heraus ausgeführt werden.

Des Weiteren wird nun auch der Ersteller und der verantwortliche Benutzer bei Aktivitäten und Maklerbucheinträgen exportiert. Bisher wurde nur der Ersteller der Aktivität exportiert.

Verbesserte Fehlermeldung im Word Upload

Sollte es bei Vorlagen-Uploads durch das Word Upload-Tool zu Problemen kommen, erscheint eine Fehlermeldung, die das Problem aufzeigt.

Diese Fehlermeldung im Word Upload beim Aktualisieren von Vorlagen wurde verbessert.

Optimierung des Feldes OpenImmo-Feedback-Datei in Portalfiltern

Der im Portalfilter eingetragene reguläre Ausdruck zum Auslesen der Openimmo-Feedback-Datei wird jetzt auf Gültigkeit kontrolliert. Sie erhalten mit diesem Release eine Rückmeldung, wenn Fehler auftreten.

Erweiterung Massenaktualisierung Prozesse

Die Massenaktualisierung von Prozessen wurde um die Möglichkeit erweitert, auch die Verantwortung von Prozessvorlagen aktualisieren zu können.

April-Release 2021

6. April 2021/von Francesco Rigano

Unsere Top-Anpassung

Der PhotoDesigner von onOffice

Mit dem PhotoDesigner von onOffice können Sie einfach und intuitiv Ihre Immobilienfotos bearbeiten. Möchten Sie Farbe, Kontrast oder Helligkeit anpassen oder Ihr Logo als Wasserzeichen hinzufügen? Mit wenigen Klicks optimieren Sie Ihre Bilder und exportieren diese mit nur einem Klick wieder zurück in Ihre Immobilie.

Weitere Anpassungen

Anpassung bei Unterkontakten

Bei den Adressen werden nun einige Werte nicht mehr aus dem Hauptkontakt übernommen, wenn Sie über Beziehungen einen Unterkontakt erstellen. Hierbei handelt es sich um folgende Felder:

Herkunft Kontakt
Adresse geprüft
Kontaktart

Die Felder „Herkunft Kontakt“ und „Kontaktart“ können sich von dem Hauptkontakt unterscheiden und werden daher nicht weiter übernommen. Das Feld „Adresse geprüft“ sollte bei neuen Kontakten ebenfalls nicht gesetzt sein.

Neue Kontaktart bei den Adressen

Bei den Adressen gibt es nun eine neue Kontaktart namens „IS24 Branchenbuchkontakt“. Diese steuert die Anlage oder Löschung eines IS24 Branchenbucheintrages, sofern Sie die Immobilienscout24-Schnittstelle aktiviert haben.

Dieser Schlüssel steht zur Verfügung, sobald Sie IS24 als Portal hinzufügen. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie diese Kontaktart in der Administration unter „Extras > Einstellungen > Administration > Reiter: Multiselect > Modul: Adressen > Multiselectfeld: Kontaktart“ aktivieren.

Anpassung der Makros „dateipfadObjektfeld“ und „dateipfadAdressfeld“

Mit den Makros „dateipfadObjektfeld“ und „dateipfadAdressfeld“ können Bilder aus einem Adress- und Immobiliendatensatz ausgegeben werden. Haben Sie neue Felder in der Administration angelegt und diese unter „Typ“ als Dateifeld deklariert, geben Sie mit diesen Makros das hinterlegte Bild in E-Mails oder Word-Dateien aus.

Damit Sie nun auch die URL zu diesen Bildern ausgeben können (z. B. für einen Link), wurden die Makros um den Parameter „txt“ erweitert.

Der Aufbau des Makros sieht wie folgt aus:
_dateipfadObjektfeld(feldname, breite, höhe, einheit, typ, txt/html)

Aufgabe aus Aktivität und Termin anlegen

Es ist nun möglich, Aufgaben aus Terminen, Aktivitäten und Gesprächsnotizen (für das Telefon-Modul) heraus anzulegen. Hierbei werden verschiedene Informationen und Verknüpfungen aus der Quelle in die angelegte Aufgabe übernommen.

Sie finden diese Funktion in einem Datensatz (Adressen/Immobilien) unter dem Menüpunkt „Anlegen > Aufgabe“ in der Aktionsleiste.

Online-Status nun auch im Chatfenster

Der Online-Status im onOffice Messenger wird nun auch im Chat-Bereich des Chat-Partners angezeigt. Öffnet man einen neuen Benutzer-Chat über die Suche, so sieht man im Kopfbereich des Chat-Fensters neben dem Namen auch, ob derjenige online ist ohne ihn vorher anschreiben zu müssen.

Emojis im onOffice Messenger

Im onOffice Messenger lassen sich jetzt auch Emojis auswählen und in einer Nachricht versenden. Das Symbol dafür finden Sie auf der rechten Seite in der Eingabezeile.

Prozessschritt „Werte schreiben“ überarbeitet

Für den Prozessschritt „Werte schreiben“ im Prozessmanager wurden einige Fehlerbehebungen durchgeführt. Hierbei konnte es vorkommen, dass unter bestimmten Bedingungen fehlerhafte Prozesse entstehen.

Sicherheitsoptimierung für E-Mails

Bei der Darstellung von E-Mails in Ihrem E-Mail-Composer wird JavaScript im Quellcode entfernt. Die Funktionsweise wurde nun weiterentwickelt und verbessert, sodass mögliche Angriffe noch besser abgefangen werden können.

Erweiterung API-Call

Für unsere API-Schnittstelle gibt es wieder zwei Optimierungen:

Im API-Call zum Auslesen von Aktivitäten können jetzt auch Herkunft-Kontakt und die Dauer der Aktivität ausgelesen werden.
Der API-Call zum Auslesen von Immobilien-Dateien wurde erweitert und liefert nun auch Informationen, ob die entsprechenden Dateien für die Website freigegeben sind.

Weitere Informationen finden Sie unter: apidoc.onoffice.de/actions/informationen-abfragen/objektdateien

Erweiterung der Massenaktualisierung bei Prozessen

Die Prozess-Massenaktualisierung unter „Aktionen > Massenaktualisierung > Prozesse“ wurde um die Möglichkeit erweitert, auch die Verantwortung von Prozessvorlagen aktualisieren zu können.

Weitere Felder für den CSV-Export

Bei Immobilien können Sie nun Käufer- und Mieterdaten als CSV-Datei exportieren. Wählen Sie hierzu „Extras > Datenexport > den gewünschten Export über Filter oder Arbeitsliste > der Kategorie Käufer“.

Beachten Sie hierbei bitte, dass nur die erste verknüpfte Adresse exportiert wird.

Erweiterung CSV-Export Maklerbuch

Bei dem CSV-Export von Maklerbuch und Aktivitäten werden nun auch der Ersteller und der verantwortliche Benutzer exportiert. Bisher gab es nur die Möglichkeit, den Ersteller zu exportieren.

März-Release 2021

2. März 2021/von Francesco Rigano

Unsere Top-Anpassung

Einheitliches Pop-up für den Messenger

Der Messenger erscheint nun in einem modernen Design. Die Handhabung wurde verbessert, sodass alle Chats sich nun in einem einzelnen Messenger-Pop-up öffnen lassen.

Die Chat-Liste inkl. ihrer Funktionen wurde in das Pop-up integriert, so dass Sie innerhalb des Messengers zwischen den Chat-Partnern wechseln können. Außerdem wurde die Nachrichtenübermittlung verbessert. Neue Nachrichten werden nun zeitgleich mit dem Eingang der Browser-Benachrichtigungen angezeigt.

Die optimierte Nachrichtenübermittlung setzt voraus, dass Sie Browser-Benachrichtigungen von onOffice erlauben.

Weitere Anpassungen

Online-Status im onOffice Messenger

Neben dem neuen Design können Sie nun auch auf einen Blick sehen, ob ein Benutzer längere Zeit nicht mehr aktiv war oder sich ausgeloggt hat. Hierzu wurden die Status-Farben abgeändert (der kleine Punkt neben dem Benutzernamen), sodass bei längerer Inaktivität ein oranger Punkt erscheint. Hat sich ein Benutzer abgemeldet, wird dieser mit einem grauen Symbol gekennzeichnet.

Sie können die Zeit der Inaktivität in den Grundeinstellungen unter „Extras > Einstellungen > Grundeinstellungen > Reiter: Allgemein > Kategorie: Messenger“ konfigurieren.

Adress -und Objektverlinkung im Messenger

Für einen noch schnelleren Austausch mit Ihren Mitarbeitern können Sie im onOffice Messenger und auch in den Kommentaren von Aufgaben Adressen und Immobilien verlinken. Dies war bisher nur bei Aufgaben und Projekten möglich.

Benutzen Sie hierzu folgende Schreibweisen:

Für Adressen: K#KdNr
Für Immobilien: I#ImmoNr

Bei der Verwendung von Leerzeichen in der Immobiliennummer wird diese mit Rauten umschlossen, zum Beispiel: I#ABC 123#

Bitte entnehmen Sie alle Möglichkeiten unserer Online-Hilfe unter „Messenger > Verlinkungen im Chat“:
https://de.enterprisehilfebeta.onoffice.com/help_entries/aufbau-der-oberflaeche/inhalt-seitenleiste/messenger/#Verlinkungen_im_Chat

Überarbeitung der Aufgabenliste in der onOffice App

Die Aufgabenübersicht in der onOffice App wurde komplett überarbeitet. In der neuen Ansicht finden Sie im oberen Bereich den ausgewählten Bearbeiter gefolgt von Reitern, die Sie schon aus onOffice enterprise kennen.

Folgende Reiter stehen zur Verfügung:

Alle Aufgaben
Ohne Bearbeiter
Gewählter Bearbeiter
Verteilte Aufgaben

Unter den Reitern befindet sich eine Such -und Filterleiste, damit Sie schnell und einfach die richtigen Aufgaben finden. Bei der Suche handelt es sich um eine Search-as-you-type-Funktion. Das bedeutet, dass Sie direkt bei der Eingabe des Suchbegriffs Ihre Ergebnisse erhalten.

Die Aufgabenliste wurde ebenfalls umgestaltet. So erhalten Sie direkt Informationen zu dem Erstelldatum, der Aufgabennummer, der Aufgabenart und sofern eine Immobilie und/oder Adresse verknüpft wurde, ist dies ebenfalls direkt zu erkennen.

Bildvorschau in der onOffice App

Alle Bilder einer Immobilie, die sich auf dem Reiter „Extern“ befinden, lassen sich jetzt in einem Vollbildmodus anschauen. Das Öffnen eines Bildes im Vollbildmodus lässt sich über den Eintrag „Vorschau“ im 3-Punkte-Menü oder über einen Klick/Touch auf die entsprechende Zeile in der Liste ermöglichen.

Wird ein Bild im Vollbildmodus angezeigt, haben Sie die Möglichkeit, über eine horizontale Scrollbewegung zum nächsten oder vorigen Bild zu gelangen. Ein weiterer Klick auf das Bild schließt den Vollbildmodus wieder.

Adressen mit Z-Push synchronisieren

Z-Push ist ein Synchronisationsdienst, mit dem nun neben Terminen und Aufgaben auch Adressen zu Smartphones synchronisiert werden können. Dies gilt sowohl für Android als auch für iOS. Das Synchronisationsintervall kann frei eingestellt werden. Änderungen auf den mobilen Geräten werden dann umgehend an den Server weitergereicht oder in festgelegten Zeitintervallen aktualisiert.

Neuer Reiter in den Grundeinstellungen

Damit Sie bei der Automatisierung alles an einem Ort wiederfinden, wurde in den Grundeinstellungen unter „Extras > Einstellungen > Grundeinstellungen“ im Reiter „Automatisierung“ ein neuer Unterreiter „Allgemein“ erstellt. An dieser Stelle finden Sie den automatischen Exposéversand, die automatischen Suchkriterien, den automatischen Ablauf für Suchkriterien und die Adressvervollständigung.

Diese Kategorien sind in den neuen Reiter umgezogen und befinden sich somit nicht mehr im Reiter „Allgemein“ in den Grundeinstellungen.

Neue Option „Editierbar“ für Formelfelder

In der Administration unter „Extras > Einstellungen > Administration“ wurde für die Einstellungen der Formeln eine neue Option hinzugefügt. Die Einstellungen finden Sie unter dem ersten Stift-Symbol über der Tabellen-Ansicht.

Wenn die Option „Überschreiben“ für Formeln aktiv ist, kann zusätzlich eine weitere Option „Editierbar“ angehakt werden.

Dies ermöglicht Ihnen nun die Bearbeitung von schreibgeschützten Feldern, die eine Formel hinterlegt haben.

Tooltips in der Widerrufskonfiguration

Wird in den Widerrufseinstellungen unter „Extras > Einstellungen > Grundeinstellungen > Reiter: Widerruf“ ein Textbaustein als Pflicht oder Pflicht für Download eingestellt, erscheint nun ein weißes Informations-Icon, das einen neuen Tooltip zeigt.

Bisher hatten Sie eine Information zu den jeweiligen Pflicht-Textbausteinen erhalten, wenn Sie mit der Maus über das Wort „Pflicht“ gefahren sind.

Zeichenbeschränkung in der Quicksearch

Bisher war es möglich, in der Quicksearch nach beliebig langen Texten zu suchen. In Ausnahmefällen verursachte das Performance-Probleme, daher wird die Anzahl Zeichen, nach der gesucht werden kann, jetzt auf die maximale Länge des entsprechenden Feldes beschränkt. Die jeweilige Länge des Feldes wird in der Administration festgelegt.

Fehlerbehebung Anfragenmanager-Widget

In der Lupenansicht des Anfragenmanager-Widgets wurde die Überschrift in italienischer Sprache nicht korrekt übersetzt. Dieser Fehler wurde nun behoben.

Fehlende Übersetzungen in den Aktivitäten

Bei den Aktivitäten in Adressen wurden die Inhalte der Spalte „Art“ nicht korrekt ins Italienische übersetzt. Dieser Fehler wurde nun ebenfalls behoben.

Technische Optimierungen

Stabilisierung des Serienmail-Versands

Bei dem Versand von Serienmails mit großen Anhängen kam es teilweise zu Abbrüchen des Versandvorgangs. Dieser Fehler wurde behoben, indem die Paketgröße bei dem Versand verkleinert wurde. Somit ist der Serienmail-Versand wieder stabil.

Performance-Verbesserung bei Aktivitäten-Export

Die Performance bei dem Export von Aktivitäten einer Adresse im CSV-Format wurde erhöht. In Versionen mit sehr großem Datenvolumen kam es hier zu sehr langen Laufzeiten.

Anpassung CSV-Import

Wenn Sie bisher E-Mail-Adressen importiert haben, wurden diese automatisch als Standard definiert. Bestehende E-Mail-Adressen wurden dabei nicht überschrieben, aber durch eine neue Standard-Adresse abgelöst. Für diesen Import gibt es nun eine Anpassung. Werden nun E-Mail-Adressen importiert, bleiben die bestehenden E-Mail-Adressen als Standard definiert.

Performance PDF-Serienbriefe

Für Serienbriefe gibt es nun eine technische Optimierung. Die Performance zur Generierung von PDF-Serienbriefen wurde verbessert.

Speichern von Terminen optimiert

Im Zuge der Performance-Verbesserungen des Autostarts vom Prozessmanager wurde die Speicherung von Terminen ebenfalls optimiert.

Erweiterung API-Call zum Lesen von Aktivitäten

Bisher konnte im API-Call zum Lesen von Aktivitäten nur auf eine bestimmte Immobilie oder eine bestimmte Adresse gefiltert werden. Durch neue Filter-Parameter können Sie nun auch nach weiteren Werten filtern (Aktionsart und Aktionstyp, Merkmale und weitere)

Anpassung API-Call „Modify File“

Der API-Call zum Modifizieren von Dateien in Immobilien wurde um eine Validierung erweitert, um zu verhindern, dass für eine Immobilie mehrere Titelbilder erstellt werden.

Erweiterung API-Call zum Anlegen und Aktualisieren von Aktivitäten

Der API-Call zum Anlegen und Aktualisieren von Aktivitäten wurde um die Möglichkeit erweitert, Beratungsebene, Herkunft-Kontakt und das Merkmal setzen zu können.

Erweiterung API-Call zum Auslesen von Kontaktinformationen

Der API-Call zum Auslesen von Kontaktinformationen (Telefon / Fax / E-Mail) wurde um die Ausgabe des Kommentars zur entsprechenden Kontaktinformation erweitert.

Erweiterung API-Call zum Auslesen von Suchkriterien

Über den API-Call zum Auslesen von Suchkriterien kann jetzt auch der Status des Suchkriteriums abgefragt werden.

Für weitere Informationen steht Ihnen die API-Dokumentation unter apidoc.onoffice.de zur Verfügung.

Februar-Release 2021

2. Februar 2021/von Francesco Rigano

Unsere Anpassungen

Prozessschritt „Projekt anlegen“ optimiert

Möchten Sie ein Projekt mit dem Prozessmanager verknüpfen, nutzen Sie den Prozessschritt „Projekt anlegen“.

Bisher konnten Sie in dem Prozessschritt über ein Drop-Down-Menü auswählen, welche Projektvorlage verwendet werden soll. Die Usability für dieses Vorgehen wurde nun verbessert. Das Drop-Down-Menü wurde durch eine Autovervollständigung ersetzt, sodass Sie nun direkt nach der gewünschten Vorlage suchen können.

Optimierungen bei dem Autostart eines Prozesses

Für den Prozessmanager gab es nun eine technische Optimierung. Autostarts werden noch effizienter ermittelt, sodass diese jetzt schneller reagieren und Hintergrundinformationen beim Autostart schneller speichern können.

Seitentitel für die Projektübersicht

Arbeiten Sie mit mehreren Projektübersichten (unter „Statistiken > Projektübersicht“) in demselben Browser, werden die Reiter schnell unübersichtlich. Damit Sie auch in diesem Fall den optimalen Überblick behalten können, beinhalten die Reiter im Browser nun einen Seitentitel für die Projekte.

Projekt aus Aufgabe anlegen

Sie können Projekte auf unterschiedlichen Wegen erstellen. Einer dieser Wege ist ein Projekt aus einer Aufgabe zu starten.

Befinden Sie sich in einer Aufgabe und wählen in der Aktionsleiste „Weitere Aktionen > Projekt anlegen“, wird ein neues Projekt aus einer Vorlage erstellt.

Bisher wurde der Inhalt der Aufgabenbeschreibung in die Projektbeschreibung kopiert. Damit das Projekt optimal weiterbearbeitet werden kann, haben wir eine Anpassung vorgenommen, sodass die Aufgabenbeschreibung jetzt stattdessen in die Projektanforderungen übernommen wird.

Innenprovision in Exposés

Die Innenprovision wurde bisher nicht in Exposés angezeigt und musste umständlich über eigene Felder hinzugefügt werden.

Dies wurde angepasst, sodass die Innenprovision nun auch in Ihrem Exposé mit ausgegeben wird.

Bitte beachten Sie, dass die nötigen Freigaben in der Administration eingestellt werden müssen.

Um diese Freigaben zu hinterlegen, navigieren Sie zu „Extras > Einstellungen > Administration > Reiter: Eingabefelder > Modul: Immobilien > Kategorie: Preise“. Setzen Sie die Haken bei dem PDF-Symbol für Lang- und/oder Kurz-Exposés.

Warnmeldung bei Portaleinstellungen in Gruppen

Wird die Anbieterkennung für ein Portal aus der Portalkonfiguration entfernt, weist Sie ein Warnhinweis darauf hin, dass so unter Umständen nicht mehr löschbare Daten im entsprechenden Immobilienportal entstehen können.

Diese Warnmeldung wurde jetzt auch für die Portalkonfigurationen in Gruppen hinzugefügt.

Messenger-Benutzerrecht für „Konversation löschen“

Messenger-Konversationen können ab jetzt nur noch gelöscht werden, wenn man das entsprechende Benutzerrecht besitzt. Nach dem Release wird zunächst jeder Benutzer über dieses Benutzerrecht verfügen.

Sie finden diese Einstellung unter „Extras > Einstellungen > Benutzer > Benutzername > Reiter: Rechte > weitere Module > Messenger Konversationen löschen“.

Suche nach Gruppenchats

In der Quichsearch-Bar unter „Messenger“ kann nun auch nach Gruppenchats gesucht werden.

In der Suche können Sie nun nach Benutzern und Gruppenchats suchen. Diese werden innerhalb der Suche in zwei Reitern aufgeführt.

Aufgaben-Report und Benutzerrechte

Der Aufgaben-Report bietet Ihnen eine Übersicht der bearbeiteten Aufgaben, Termine oder Telefonate, sofern Sie die Arbeitszeiterfassung nutzen. Diese Aufstellung befindet sich unter „Statistiken > Aufgaben-Report“.

Hierbei ist es nun auch möglich, die Benutzerrechte zu den Statistiken einzuschränken. Dies können Sie in den Benutzereinstellungen unter „Extras > Einstellungen > Benutzer > Benutzername > Rechte > Dashboard“ konfigurieren. Stellen Sie hierzu die „Sichtbaren Statistiken“ um.

Anpassung der Bestätigungs-E-Mail nach Widerruf

Das Makro „_agreementLinkConfirmations“ wurde angepasst. Somit wird nun in der Bestätigungs-E-Mail nach dem Exposé-Download auch der Widerruf mit den hinterlegten Bestätigungstexten ausgegeben.

Die Bestätigungstexte sind hierbei die Textbausteine unter „Extras > Einstellungen > Grundeinstellungen > Widerruf“.

Erweiterung der Maklerbuch-Makros

Maklerbucheinträge können nun noch detaillierter ausgegeben werden. Bei der Ausgabe über die „Mbe-Makros“ können Sie nun weitere Parameter zur Eingrenzung hinzufügen. So lassen sich zum Beispiel in einer Schleife die Aktionsarten und/oder die Aktionstypen genauer eingrenzen.

In der Makro-Liste unter „Makros für Eigentümer-E-Mail“ finden Sie die verschiedenen Argumente, die für eine fehlerfreie Aufstellung des Makros nötig sind.

Unter „Sonstige Makros“ in der Makro-Liste können Sie Beispiele für die „Maklerbuch-Schleife“ einsehen.

Ein Beispiel für eine Rekursive-Schleife könnte wie folgt aussehen: bMbeRek_1_(“Aktionsart: Termin, E-Mail, System”)

Portalanbieter „immogeno.de“

Das kostenpflichtige Immobilienportal immogeno.de befindet sich nun auch in unserer Portalauswahl unter „Extras > Einstellungen > Grundeinstellungen > Portale“.

Januar-Release 2021

4. Januar 2021/von Francesco Rigano

Unsere Top-Anpassung

Immobiliendateien in der onOffice App

Bei den Immobilien in der onOffice App wurde der Menüpunkt „Dateien“ überarbeitet. Analog zu onOffice enterprise befinden sich hier nun zwei Reiter für externe und interne Dateien. Neben jeder Datei finden Sie ein Symbol mit drei Punkten. Dieses bietet Ihnen die Möglichkeit eine Datei als Vorschau zu öffnen, Details zu bearbeiten, oder die Datei herunterzuladen.

So können Sie nun auch von unterwegs Ihre wichtigsten Daten einsehen und verwalten.

Weitere Anpassungen

Meldung bei ungültigen Datumswerten

Bei der Bearbeitung eines Termins kam es vor, dass die Eingabefelder für Datums -und Zeitangaben nicht gleich sein konnten.

Hierbei wurde nun eine technische Anpassung vorgenommen, die fehlerhafte Datums -und Zeitangaben vorbeugt. Sie werden nun mit einer Meldung informiert, wenn ungültige Daten eingetragen werden.

Anpassung der Spamschutz-Einstellungen

Die Spamschutz-Einstellungen wurden in einem Pull-Down-Menü zusammengefasst. Sie finden diese Option unter „Extras > Einstellungen > Benutzer > im Reiter E-Mail“.

Die Skala wurde durch ein Single-Select-Menü ausgetauscht. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen nur für onOffice Postfächer aktiv werden.

onOffice enterprise Messenger „Abwesenheitsinformation“

Im Messenger wird nun beim Aufruf eines Benutzer-Chats angezeigt, ob der Gesprächspartner einen aktiven Termin eingetragen hat und wann dieser endet. Die ausgewählte Terminart wird dabei ebenfalls angezeigt, so dass man direkt informiert ist, wenn jemand z. B. im Urlaub ist. Datenschutzrelevante Terminarten werden dabei nicht angezeigt.

Projekte ohne Phasen werden nun angezeigt

Bisher musste bei einem Projekt eine feste Phase eingetragen werden, damit dieses in der Projektübersicht unter „Statistiken > Projektübersicht“ angezeigt wurde.

Zur besseren Übersicht der aktiven Projekte wurde dies nun optimiert. Auch Projekte ohne Phase werden nun ganz zu Anfang angezeigt.

Erweiterte Fehlermeldung bei Prozessen

Sollte ein Prozessschritt für den Versand von E-Mails fehlschlagen, wird nun der genaue Grund angezeigt. Rufen Sie den Prozessmanager über die Modul-Leiste auf der linken Seite auf. Sollten in dieser Übersicht Einträge mit einem roten Warndreieck vorhanden sein, können Sie mit der Maus über das Symbol fahren, um den Grund des Fehlschlags zu erfahren.

Lupenansicht für Prozessschritte erweitert

Der Prozessmanager erlaubt es, feste Abläufe für Tätigkeiten zu bestimmen, diese mithilfe von E-Mails, Aufgaben oder Terminen abzubilden und sogar Teile dieser Abläufe vollständig zu automatisieren. Ein Prozess kann dabei mit einer Immobilie und/oder einer Adresse verknüpft sein.

Öffnen Sie eine Immobilie oder Adresse, können Sie die Kategorie „Prozess-Statusanzeige“ einbinden, in der eine Auflistung aller verknüpfter Prozesse zu finden ist.

Sofern ein Prozess noch nicht abgeschlossen ist, können Sie mithilfe der Lupe einige Informationen zum aktuell auszuführenden Prozessschritt einsehen.

Bisher wurde an dieser Stelle der Typ (automatisch oder manuell) des Prozesses angezeigt. Diese Information wurden nun erweitert,sodass jetzt zusätzlich der Benutzer und die geplante Ausführung angezeigt werden.

Fehlermeldung bei Gruppenzuordnung erweitert

Benutzer können über die Gruppenzuordnung unter „Extras > Einstellungen > Benutzer > Reiter Gruppen“ einer Gruppe zugeordnet werden.

Sollte ein Benutzer, der bereits Mitglied einer Bürogruppe ist, einer weiteren Bürogruppe zugeordnet werden, erschien bisher die Meldung „Der Benutzer ist bereits einer anderen Bürogruppe zugeordnet“. Nun wird in der Meldung auch der Gruppenname der jeweiligen Bürogruppe ausgegeben.

Menüeintrag für Löschen umbenannt

Bei den Immobilien beziehungsweise Adressen wurde die Löschfunktion unter „Weitere Aktionen“ umbenannt, damit Sie nun noch intuitiver mit onOffice enterprise arbeiten können. Diesen Menüeintrag finden Sie nun in der jeweiligen Hauptübersicht unter „Weitere Aktionen > Adresse löschen“ beziehungsweise „Immobilie löschen“.

Marketplace-Anbieter Kerberos

Mit der KYC-Lösung von Kerberos wird Ihnen die Einhaltung Ihrer Verpflichtungen zur Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung gemäß Geldwäschegesetz erleichtert. Im Rahmen eines KYC-Checks wird die Identität Ihres Geschäftspartners sowie ggf. von dessen wirtschaftlich Berechtigten festgestellt und zusätzlich überprüft, ob es sich dabei um eine politisch exponierte Person handelt (PeP-Check).

Darüber hinaus wird ermittelt, ob Ihr Geschäftspartner aus einem Hochrisikoland kommt und/oder auf Sanktionslisten bzw. Watchlists von Behörden verzeichnet ist. Als Ergebnis erhalten Sie eine Ersteinschätzung mit konkreten Handlungsempfehlungen zur Risikosenkung. Anhand dieser werden Sie in die Lage versetzt, Entscheidungen darüber zu treffen, ob die Geschäftsbeziehung aufgenommen, beibehalten oder ggf. sogar aufgelöst werden sollte.

Um diesen Service zu nutzen, rufen Sie eine Adresse auf und wählen in der Aktionsleiste das „Marketing-Symbol > Kerberos CMS GmbH > KYC-Prüfung“. Im Folgenden können Sie zwischen einer natürlichen oder juristischen Person unterscheiden und einen Personalausweis oder Reisepass zzgl. Adressnachweis hochladen.

Marketplace-Anbieter Maps4You

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Portalimport willhaben.at

Sie können Immobilien, die bei „willhaben.at“ eingestellt sind auch in onOffice enterprise importieren. Unter „Extras > Datenimport aus Portal“ rufen Sie das Pop-up für den Immobilien-Import auf, wählen unter „Portal“ den Eintrag „willhaben.at“ und geben die Webadresse (URL) des Ziels ein.

Portalanbieter „Immo.lu“

Das kostenfreie Immobilienportal „Immo.lu“ ist ein neues Portal und befindet sich nun auch in unserer Portalauswahl unter „Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Portale“.