August-Release 2022

27. Juli 2022/von Beate Böker

Unsere Anpassungen

Faktura: Hinweis bei Erstellung steuerfreier Rechnungen innerhalb der EU

Bei der Erstellung von Rechnungen wurde ein Hinweis eingebaut, wenn bei der Adresse des Rechnungsempfängers die Steuerpflicht „EU steuerfrei“ ausgewählt wurde.

Dieser Hinweis informiert darüber, dass eine erfolgreiche Prüfung der USt-IdNr. zur Rechnungsstellung notwendig ist. Diese können Sie direkt in der Adresse durchführen.

Ist die Prüfung bereits erfolgt, zeigt der Hinweis, wann die letzte erfolgreiche Prüfung stattfand.

Wir möchten Sie damit bestmöglich bei der Rechnungsstellung unterstützen.

Immofeedback: Mehrsprachigkeit bei Vorschau

Die Vorschaufunktion des Immofeedback berücksichtigt jetzt die Mehrsprachigkeit, sofern Sie damit in onOffice enterprise arbeiten. Bislang stellte die Vorschaufunktion automatisch einen Bezug zu einem Adress- und Immobiliendatensatz her. War in diesem Adressdatensatz eine andere Sprache hinterlegt als in dem Immofeedback-Profil, zeigte die Vorschau inkonsistent übersetzte und nicht-übersetzte Texte.

Dieses Verhalten wurde nun korrigiert: Möchten Sie eine Vorschau für ein Immofeedback-Profil erzeugen, wählen Sie jetzt vorab die Adresse und Immobilie aus, die am besten zum jeweiligen Profil passen. So erhalten Sie eine Vorschau, die exakt auf Ihre Kunden abgestimmt ist.

Grundrissoptimierung im onOffice Marketplace

Der Button „Grundrisse optimieren“ im Bereich „Externe Dienste“ auf dem Reiter „Dateien“ in der Immobilie wurde endgültig deaktiviert.

Sie können die Grundrissoptimierung weiterhin über den onOffice Marketplace nutzen. Aktivieren Sie den gewünschten Anbieter einfach im Marketplace, anschließend erscheint die Funktion in der Aktionsleiste der Immobilie.

onOffice Messenger: Verfügbarkeit von Datei-Downloads

Wenn Sie über den onOffice Messenger eine Datei versenden, wird jetzt angezeigt, wie lange der Download noch möglich ist. Fahren Sie dazu mit dem Mauszeiger über die Datei: Die Information wird anschließend in einem Mouseover angezeigt.

onOffice App: Verknüpfungsliste für Immobilien

Die Verknüpfungsliste für Immobilien erscheint jetzt in einem neuen Design. Die neu gestaltete Liste liefert Ihnen neben dem Titelbild die wichtigsten Eckdaten zur Immobilie.

Server-Status als Favoriten-Link

Unsere Statusseite status.onoffice.de informiert Sie, falls es Probleme geben sollte. Wir haben die Seite jetzt als Favoriten-Link hinterlegt, damit Sie schnell darauf zugreifen können. Sie finden die Seite unter Extras >> Favoriten-Links.

Weitere Anpassungen

Standard-Absender von Terminerinnerungen

Beim automatischen Versand von Terminerinnerungen wird ab sofort die in den Benutzereinstellungen hinterlegte „Standard Sender-E-Mail-Adresse“ als Absender herangezogen.

Sie finden die Einstellung unter Extras >> Einstellungen >> Benutzer >> (Benutzer auswählen) >> Reiter „E-Mail“ ganz oben im Bereich „Senden“.

Benutzerrechte: Neues Label und Info für selbst angelegte Termine

In den Benutzerrechten finden Sie bei der Terminverwaltung die Checkbox mit der neuen Benennung „Recht auf selbst angelegte Termine erweitern“. Diese Checkbox verfügt jetzt außerdem über einen Infotext als Mouseover, der genauer beschreibt, wann ein Termin als „selbst angelegt“ gilt.

Seitenleiste: User-Selektor bei Aufgaben

Rechts in der Seitenleiste können Sie im Bereich „Aufgaben“ anzeigen lassen, welcher Ihrer Mitarbeiter an welchen Aufgaben arbeitet. Unter „Einstellungen“ wurde nun die Auswahl der Benutzer optimiert, sodass Sie nun einen übersichtlichen User-Selektor anwenden können, um neue Mitarbeiter hinzuzufügen.

Die Anpassung macht die Auswahl deutlich einfacher. Damit haben Sie die Aktivitäten Ihres Teams immer im Blick.

Stammobjekt: Anpassung der Spaltenbreite in den Zuordnungsfeldern

Die einzelnen Spalten der Einheitenliste in den Kategorien „Käufer“ und „Mieter“ im Stammobjekt waren bisher so aufgeteilt, dass die Objektnummer von verknüpften Einheiten nicht korrekt angezeigt wurde. Dieses Problem wurde behoben. Die einzelnen Spaltenbreiten passen sich nun automatisch an, damit auch längere Objektnummern problemlos dargestellt werden.

Außerdem wurde der Tooltip gekürzt, der als Mouseover über der Objektnummer erscheint. Sollte eine Immobilie einmal die verfügbare Breite überschreiten, zeigt der Tooltip nicht mehr die komplette URL der Einheit, sondern nur noch die Objektnummer.

Objektwertanalyse: Links für NHK und ImmoWertV

Ab jetzt haben Sie schnelleren Zugriff auf die Normalherstellungskosten in der Sachwertanalyse. Im Zuge der Umstellung von der Sachwert-Richtlinie auf die ImmoWertV wurde eine aktuelle Fassung der Normalherstellungskosten in der Sachwertanalyse verlinkt.

Zusätzlich wurde ein Link zur ImmoWertV als Volltext hinterlegt. Diesen finden Sie unter der Kategorie „Ermittelter Gesamtwert“.

Autovervollständigung bei Drop-Down-Auswahl deaktiviert

Die Autovervollständigung des Browsers ist eine praktische Funktion, um Felder zügig auszufüllen. Wenn onOffice enterprise bei einem Feld jedoch eigene Auswahlvorschläge anbietet, führte dies unter Umständen zu einer unsauberen Ansicht, weil sich die Vorschläge mit denen des Browsers überlagerten. Ein Beispiel hierfür ist der Vorschlag für Postleitzahlen bei der Ortsangabe in einer Immobilie.

Aus diesem Grund wurde das Autocomplete durch den Browser für diese Art von Feldern deaktiviert, sodass die Vorschläge sich nicht mehr überlappen.

Anpassungen für die onOffice API

onOffice API: Freigabeeinstellungen für Dateien vereinheitlicht

Werden Dateien per API in einer Immobilie hinterlegt, werden für die Datei-Typen Link, Film-Link, Ogulo-Link und Objekt-Link nun die Grundeinstellungen zur Freigabe berücksichtigt.

Juli-Release 2022

30. Juni 2022/von Beate Böker

Anpassungen in der onOffice App

Adressen und Immobilien intuitiver zuordnen

In der onOffice App lassen sich jetzt an sämtlichen Stellen Verknüpfungen vornehmen. Innerhalb der Immobiliendetailansichten ist das „Verknüpfen“ und „Lösen der Verknüpfung“ von Adressen in den folgenden Kategorieboxen jetzt möglich:

Eigentümer
Ansprechpartner
Mieter
Käufer

In der Adressdetailansicht können Sie auf dem Reiter „Eigentum“ und innerhalb der Immo-Suche („Manuelle Zuordnung“) eine Verknüpfung von Immobilien vornehmen. Klicken Sie dazu im unteren Bereich der Liste auf den runden Verknüpfungs-Button und die Verknüpfungsliste öffnet sich.

Analog zur Immo-Suche können Sie innerhalb der Interessentenansicht („Manuelle Zuordnung“) eine Verknüpfung von Adressen vornehmen.

Zähler für Dateien bei Aufgaben

Die Anzahl der in einer Aufgabe hochgeladenen Dateien sehen Sie jetzt auf den ersten Blick: Direkt neben dem Titel „Dateien“ ist nun ein Zähler platziert.

Damit erkennen Sie beispielsweise sofort, ob Dateien vorhanden sind oder fehlen.

Sortierung nach Beratungsebene

Auf dem Reiter „Interessenten“ innerhalb einer Immobiliendetailansicht und auf dem Reiter „Immo-Suche“ einer Adressdetailansicht, können Sie jetzt eine Sortierung nach Beratungsebene vornehmen. Dies optimiert die Handhabung Ihrer Anfragen.

Vermarktung sperren

Die onOffice App beachtet jetzt die Einstellungen in der Kategorie „Vermarktung sperren bei“ aus den Grundeinstellungen von onOffice enterprise.

Wenn bei mindestens einem der Punkte innerhalb der Kategorie „Vermarktung sperren bei“ ein Häkchen gesetzt ist, wird der Immobilien-Karteireiter „Vermarktung” bei fehlendem Eintrag jetzt auch in der onOffice App gesperrt.

Weitere Anpassungen

Ausschluss von Aktivitäten im Interessentenreiter

Innerhalb des Interessentenreiters in der Immobilie gibt es ab sofort einen Ausschlussfilter. Damit können Sie Adressen mit bestimmten Aktivitäten aus der Ergebnisliste ausschließen.

Beispiel:

Sie möchten in der Ergebnisliste nur die Interessenten anzeigen, die das Exposé bislang noch nicht heruntergeladen haben.
Formulieren Sie dafür einen Filter, der alle Adressen erfasst, die bspw. als Aktionsmerkmal „Erstmaliger Exposédownload“ im Zusammenhang mit der aktiven Immobilie verbucht haben.
Diesen Filter aktivieren Sie daraufhin als Ausschlussfilter im Interessentenreiter. Das führt dazu, dass alle Adressen, die eine Aktivität mit dem Aktionsmerkmal „Erstmaliger Exposédownload“ verbucht haben, nicht angezeigt werden.
Übrig bleiben die Adressen, die das Exposé noch nicht heruntergeladen haben.

Die neue Funktion gibt Ihnen eine bessere Übersicht und beschleunigt Ihren Workflow, weil Sie bestimmte Adressen im Interessentenreiter zielgenau filtern können.

Umbenennung der Kartenfunktion

Im Reiter „Vermarktung“ können Sie in der Kategorie „Eigene Internetseite“ Ihre Immobilien auf einer Karte anzeigen lassen, wenn Sie die entsprechende Checkbox aktivieren.

Die Bezeichnung der Checkbox wurde nun von „Google-Maps“ zu „Auf Karte anzeigen“ geändert, weil die Immobilie entweder über Google-Maps oder Open Street Maps dargestellt wird.

Voraussetzung für die Anzeige der Karte ist die Adressfreigabe für die Immobilie für „Portale / Webseite / API“.

Erweiterte Meldungen auf der Login-Seite

Sollten Anmeldeversuche auf der Login-Seite fehlschlagen, öffnete sich bisher eine neue Seite, die Sie darauf hinweist.

Ab sofort erscheint dieser Hinweistext in einer Lightbox, es öffnet sich also keine neue Seite mehr.

Das Erscheinungsbild der Meldung wurde rundum erneuert und an das neuen Design angepasst.

Vereinheitlichung der Aktivitäten-Pop-ups

Die Pop-ups für Aktivitäten und Maklerbucheinträge wurden vereinheitlicht und optimiert. Sie finden jetzt alle Angaben zum Adressdatensatz unter dem Bild des jeweiligen Kontaktes.

Die Angabe für das „Zuletzt geändert“-Datum wurde für beide Pop-Ups angepasst.

Die Angabe befindet sich nicht mehr im scrollbaren Bereich, sondern erscheint nun dauerhaft über der Aktionsleiste und verbessert dadurch den Überblick.

Projekte: Anpassung der Druckansicht

Klicken Sie bei Projekten oben rechts auf das „Drucken“-Symbol, wird jetzt in der Druckansicht der eingestellte Filter berücksichtigt.

Falls Sie beispielsweise in der Ansicht abgeschlossene Projekte gefiltert haben, werden nur diese in der Druckansicht dargestellt.

Faktura: Buchungskonten in Grundeinstellungen verwalten

Die Verwaltung der Buchungskonten konfigurieren Sie ab sofort innerhalb der Grundeinstellungen. Pro Buchungskonto können Sie jetzt eine Bankverbindung hinterlegen, die Sie mit den entsprechenden Makros auf der Rechnung ausgeben lassen können.

Sie finden die Einstellung unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Reiter: Faktura im Bereich „Erweiterte Einstellungen“.

Wie die Konfiguration und die Nutzung der Makros im einzelnen funktioniert, erklären wir in diesem Video.

Damit können Sie Rechnungsvorlagen noch akkurater anpassen.

Anpassungen für das Immofeedback

Mehrsprachigkeit

Das Immofeedback ist jetzt mehrsprachig. Sofern Sie mit der Mehrsprachigkeit in onOffice enterprise arbeiten, können Sie Feedback zur Immobilie, zu Terminen oder Exposès in mehreren Sprachen einholen.

Das verbessert Ihren Kundenservice, weil fremdsprachige Kunden in der richtigen Sprache angesprochen werden.

Neue Meldung bei fehlgeschlagenem Versand mit _RueckmeldungTermin

Wenn das Immofeedback automatisiert an Kunden versendet wird, muss das Makro _RueckmeldungTermin in der E-Mail-Vorlage enthalten sein. Wenn das Feedback manuell oder ohne Terminbezug versendet wird, muss die E-Mail stattdessen das Makro _Immofeedback(Profil: X) enthalten.

Die Meldung, die vor dem Versand der E-Mail angezeigt wurde, war unter Umständen schwer verständlich. Die neue Meldung informiert den Anwender jetzt darüber, dass für das Makro _RueckmeldungTermin der automatische Versand für das Immofeedback aktiviert sein muss.

Betreff der Rückmeldung

Die Rückantwort zum Immofeedback ist im Posteingang jetzt besser erkenntlich. Der Betreff der alten Terminnachbereitung bezog sich lediglich auf einen Besichtigungstermin. Der neue Betreff berücksichtigt die Rückmeldung zu Immofeedback sowohl mit als auch ohne Terminbezug.

Der neue Betreff hat folgende Struktur:

Mit Terminbezug: „Sie haben ein Feedback für die Immobilie ‚Objektnummer‘ zum Termin ‚Terminart‘ erhalten“
Ohne Terminbezug: „Sie haben ein Feedback für die Immobilie ‚Objektnummer‘ erhalten“

Damit erkennen Sie direkt, für welche Immobilie und für welchen Termin Ihr Kunde Feedback gibt.

Anpassungen für die onOffice API

Termine nach „modified“ filtern

Mit der onOffice API lassen sich Terminänderungen jetzt nach der Deklaration „modified“ abfragen beziehungsweise filtern. Das verbessert das Zusammenspiel mit externen Anwendungen, die geänderte Termine abfragen müssen.

Juni-Release 2022

2. Juni 2022/von Beate Böker

Unsere Top-Anpassung

Immofeedback

Feedback einholen ist jetzt ganz leicht: Mit dem Immofeedback von onOffice enterprise erfragen Sie automatisiert Feedback bei Ihren Kunden – ob zu Exposés, Terminen oder anderen Aktivitäten rund um die Immobilie.

Das Feature ist eine Erweiterung der Terminnachbereitung – denn das Immofeedback berücksichtigt weit mehr als nur Besichtigungstermine. Erstellen Sie unterschiedliche Profile für verschiedene Aktivitäten. Mit dem neuen Makro _Immofeedback(Profil:x) holen Sie flexibel Rückmeldung zur Immobilienvermarktung ein – unabhängig von Terminen.

Prüfen Sie mit dem Immofeedback, wie zufrieden Kunden mit Ihrer Dienstleistung sind und was Sie optimieren können. Der positive Nebeneffekt: Der Kunde fühlt sich in seiner Meinung wertgeschätzt und gut aufgehoben.

Erfahren Sie mehr über das Immofeedback und schauen Sie unser Schulungsvideo zum neuen Top-Feature.

Weitere Anpassungen

One-Click in Listen

In einer Liste war bisher ein Doppelklick auf einen Eintrag nötig oder ein Klick auf das Stift-Symbol, um die Detailansicht zu öffnen. onOffice enterprise ändert die Logik zu einem One-Click-Verhalten: Von nun an genügt ein Klick auf den kompletten Bereich der Zeile, um die Detailansicht zu öffnen – beispielsweise innerhalb der Hauptlisten von Immobilien oder Adressen.

Ausnahmen bilden die folgenden Listen, bei denen der Doppelklick bestehen bleibt:

Immo-Suche
Reiter Interessenten
Aktivitäten- und Maklerbuchliste
E-Mail-Liste (bei den E-Mail-Widgets greift das One-Click-Verhalten)

Das neue Verhalten beschleunigt Ihren Workflow im Alltag.

Multi-Upload in Aufgaben / Projekten

Aufgaben und Projekte bieten jetzt den Multi-Upload von Dateien – das bedeutet, Sie können mehrere Dateien gleichzeitig in einer Aufgabe oder in einem Projekt hochladen.

Das erleichtert das Handling enorm, wenn mehrere Dateien für die Bearbeitung der Aufgabe erforderlich sind.

„Eigentümer“-Spalte für Immobilienlisten

Mit der Listenkonfiguration für Immobilien in der Administration können Sie das Feld „Eigentümer“ neben der Hauptliste von Immobilien jetzt auch in allen weiteren Immobilienlisten anzeigen lassen.

Sie aktivieren die Spalte unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Reiter: Listen / Formulare >> Konfigurieren von: Listen >> Modul: Immobilien.

Mit dieser Erweiterung können Sie den Eigentümer jetzt genau dort ausgeben lassen, wo es für Ihre Übersicht relevant ist.

Neues Portal „casabitare.it“

Das Immobilienportal „casabitare.it“ ist ab sofort als feste Schnittstelle in onOffice enterprise verfügbar. Das italienische Portal ist kostenpflichtig.

Neue Portale aktivieren Sie in den Portaleinstellungen unter Extras >> Einstellungen >> Portale.

PDFdesigner: Seiten duplizieren

Im PDFdesigner finden Sie bei der Bearbeitung einer Exposé-Vorlage unten in der Aktionsleiste den Menüpunkt „Duplizieren“. Mit dieser Funktion können Sie jetzt einzelne Seiten einer Vorlage kopieren. Die duplizierte Seite fügt sich direkt hinter der Ursprungsseite an. Inhalte und alle vorgenommenen Konfigurationen werden übernommen.

Das erleichtert die Erstellung von Exposé-Vorlagen, weil ähnliche Seiten nicht vollständig neu erstellt und konfiguriert werden müssen.

Anpassungen Kyero-Format

Kyero ist ein Standardformat zur Übertragung von Immobiliendaten hauptsächlich für spanische Portale.

Das Kyero-Format wurde erweitert. Neben den Daten des Maklerunternehmens werden nun auch Daten zur Energieeffizienzklasse übertragen.

Rechte: „Sichtbare Adressstatistiken“ / „Sichtbare Objektstatistiken“

Unter Extras >> Einstellungen >> Benutzer finden Sie neben Benutzern auch die Rechtetemplates. Mit diesen legen Sie Profile für Zugriffsrechte an und können diese den Benutzern zuordnen.

Für die Benutzerrechte „Sichtbare Adressstatistiken“ und „Sichtbare Objektstatistiken“ fehlte bei den Rechtetemplates bisher die Option „Büro- und Regionengruppe“. Diese wurde nun hinzugefügt.

Link-Felder mit Formeln

In der Administration können Sie für viele Feldtypen Formeln hinterlegen. Für Felder vom Typ „Link“ war dies bislang nur über Umwege möglich. Jetzt können die Formeln für Link-Felder auf die übliche Weise konfiguriert werden.

Das erlaubt es Ihnen, andere Felder zu berechnen / anzupassen, sobald das Link-Feld befüllt ist.

Firmennamen bei Terminorten

Wenn Sie einen Termin mit einem Kontakt eintragen, bei dessen Adressdatensatz kein Vor- oder Nachname eingetragen ist, wird im Auswahlmenü „Terminort“ jetzt der Firmenname als Fallback ausgegeben.

Das erleichtert die Übersicht der Terminteilnehmer.

Überarbeitung Neu-Hinweis

Die Neu-Hinweise in onOffice enterprise sollen Sie auf Informationen und Neuerungen aufmerksam machen.

Die Meldungen wurden optisch überarbeitet: Die Hinweise sind nun besser lesbar und haben ein modernes Design.

onOffice App: Ergebnisse außerhalb des eingestellten Filters anzeigen

Innerhalb der Hauptlisten können bei einer Suche jetzt auch die Ergebnisse angezeigt werden, die sich außerhalb des eingestellten Filters befinden.

Befinden Sie sich z. B. auf dem Reiter „Zuletzt aufgerufene“ innerhalb der Aufgaben- oder Adressliste und es wurden Ergebnisse außerhalb des eingestellten Filters gefunden, können Sie diese jetzt mit einem Klick auf den Textlink „Suchergebnisse ohne Filter anzeigen“ aufrufen.

Außerdem wurde die Suche in der onOffice App angepasst: Wenn Sie im E-Mail-Composer eine Immobilie verknüpfen, öffnet sich die Immobiliensuche. Innerhalb dieser Ansicht ist jetzt die Suche mit der Kombination aus Straßenname + Hausnummer möglich.

Faktura: Verhalten von „Fällig am“ und Zahlungsziel-Makro

Es gab ein paar Korrekturen an der Berechnung des „Fällig am”-Datums. Das Feld aktivieren Sie über die Listenkonfiguration für Beleglisten. Die Berechnung des „Fällig am”-Datums erfolgt je nach Zahlungsart unterschiedlich:

Lastschrift = Belegdatum + 3 Bankarbeitstage
Kreditkarte = Belegdatum + 1 Tag
Überweisung (Zahlungsziel = 0 Tage) = Belegdatum + 1 Tag
Überweisung (Zahlungsziel > 0 Tage) = Belegdatum + Anzahl Tage aus Konfiguration des Zahlungsziels in Grundeinstellungen

Bei der Berechnung der Bankarbeitstage (Zahlungsart „Lastschrift”) werden die nach TARGET2 definierten internationalen Bankarbeitstage herangezogen.

Darüber folgt das Makro _FakturaZahlungszielDatum dahingehend bei der Ausgabe des Datums derselben Logik wie die Berechnung des „Fällig am“-Datums. Das Makro _FakturaSEPA-FaelligkeitDatum wird in diesem Zuge entfernt und nicht weiter gepflegt.

Hinweis: Faktura ist aktuell nur für Deutschland verfügbar. Wir arbeiten bereits an der Internationalisierung.

Anpassungen der onOffice API

Betreuer eines Suchkriteriums per API bestimmen

Ab sofort kann über die API-Schnittstelle der Betreuer eines Suchkriteriums bestimmt werden. Das gilt für das Neuanlegen von Suchkriterien sowie für die Änderung bestehender Suchkriterien.

Ersteller des Termins eintragen

Es ist nun möglich, beim Erstellen eines Termins über die API-Schnittstelle den Terminersteller zu setzen.

Sofern keine Auswahl getroffen wird, bleibt der Default-Wert für den Terminersteller weiterhin der Name des API-Users (sofern der Termin über die API-Schnittstelle erstellt wurde).

Erweiterung für die Abfrage von Immobiliendateien

Der API-Call für Immobiliendateien wurde erweitert. Hiermit werden nun auch Dateien vom Typ „Dokument öffentlich / Exposé“ abgefragt.

Portal und Veröffentlichungsstatus abrufen

Der API-Aufruf für Immobiliendateien (Estate files) wurde erweitert. Jetzt kann der Veröffentlichungsstatus einer Immobiliendatei für alle aktiven Schnittstellen abgerufen werden.

Der API-Aufruf liefert die Portal-ID, den Namen des Portals / der Schnittstelle und den Veröffentlichungsstatus der Datei.

Maklerbucheinträge mit Projekt-ID

Beim Auslesen von Maklerbucheinträgen über die API kann jetzt nach Projekt-ID gefiltert werden. Zuvor konnten per API zwar Maklerbucheinträge mit einer Projekt-ID angelegt werden, diese ließ sich umgekehrt jedoch nicht auslesen. Mehr Informationen finden Sie in unserer API-Dokumentation.

Die Dokumentation wurde um den Punkt „Projekt-ID“ ergänzt.

Mai-Release 2022

27. April 2022/von Beate Böker

Unsere Top-Anpassung

Faktura

Mit dem neuen Feature deckt onOffice enterprise jetzt den gesamten Vermarktungsprozess ab: Faktura ist ein umfangreiches Tool für das Rechnungswesen. In der zentralen Übersicht haben Sie alle Belege, Buchungen, Rechnungen und Gutschriften immer im Blick. Das Feature eignet sich sowohl für provisions- als auch leistungsbasierte Abrechnung.

Sie legen Artikel für einzelne Rechnungsposten an und gestalten Rechnungsvorlagen in Ihrem Design. Das ist genauso flexibel, wie Sie es bereits aus onOffice enterprise gewohnt sind.

Alle Aktivitäten rund um die Rechnungsstellung werden zuverlässig im Maklerbuch und / oder in den Aktivitäten dokumentiert. Diese Dokumentation ist jederzeit abrufbar und entspricht den Anforderungen der GoBD.

Damit ist onOffice enterprise dem Ziel einen Schritt näher, die All-in-One-Lösung für Immobilienmakler zu werden. Digitalisieren Sie jetzt Ihr Rechnungswesen!

Erfahren Sie hier mehr über Faktura. Hier finden Sie unsere Tutorial-Reihe zum neuen Top-Feature.

Hinweis: Faktura ist aktuell nur für Deutschland verfügbar. Wir arbeiten bereits an der Internationalisierung.

Weitere Anpassungen

Dateiart QR-Code freigeben

Beim Datei-Upload für Immobilien gibt es jetzt eine Datei-Art speziell für QR-Codes. Bisher war es nur möglich, über den Button „QR-Code erstellen“ einen QR-Code zu generieren.

Dank der neuen Anpassung können Sie eigene QR-Codes hochladen und als solche im System kennzeichnen, um Sie im Exposé einzubinden oder zu Immobilienportalen zu übertragen.

Neue Feldart mit mehr als 2 Nachkommastellen

In der Administration finden Sie im Reiter „Eingabefelder“ ab sofort die neue Feldart „Erweiterte Dezimalstellen (4)”. Damit erstellen Sie individuelle Felder des Typs „Dezimalzahl“ mit vier Nachkommastellen statt der üblichen zwei.

In der Spalte „Typ“ geben Sie für das gewünschte Feld „Dezimalzahl“ an. Nach dem Speichern finden Sie in der Spalte „Art“ die Auswahl für die Feldart und wählen hier „Erweiterte Dezimalstellen (4)“.

Das ermöglicht Ihnen die präzisere Ausgabe von Werten.

Firma in Immobilienliste

Ist die Darstellung des Eigentümers für die Immobilienliste aktiviert, wird jetzt die Firma ausgegeben, falls Vorname / Nachname in der entsprechenden Adresse nicht befüllt sind.

Das gibt Ihnen eine bessere Übersicht.

Datumswechsel bei „TerminDatumUhrzeit“

Bei Terminen, die einen Datumswechsel beinhalten, wurde bei der Terminbestätigung im Makro _TerminDatumUhrzeit bislang nicht das Datum des Terminendes ausgegeben, sondern nur dessen Uhrzeit. Dies wurde nun behoben.

Außerdem können Sie mit dem neuen Makro _TerminEndeDatum separat das End-Datum des Termins ausgeben lassen.

Mehrsprachigkeit: Aktualisierung „geaendert_am“

Es kam vor, dass das Datum des Feldes „geaendert_am“ in mehrsprachigen Immobilien nicht korrekt aktualisiert wurde. Dieser Fehler wurde nun behoben. Das Änderungsdatum wird nun trotz Mehrsprachigkeit korrekt gespeichert.

Benutzerrecht „Kundennummer editieren“

In den Grundeinstellungen konnte bisher eingestellt werden, ob Kundennummern editierbar sind oder nicht (Kategorie: „Sonstiges“). Ab sofort finden Sie die Einstellung „Kundennummer nicht editierbar“ nicht mehr in den Grundeinstellungen. Die Einstellung ist jetzt stattdessen ein Benutzerrecht, zu finden unter Extras >> Einstellungen >> Benutzer >> Reiter „Rechte“ im Bereich „Adressverwaltung“. Das neue Benutzerrecht „Kundennummer editieren“ ermöglicht es Ihnen, ausgewählten Benutzern dieses Recht zu erteilen.

Auf diese Weise können Sie zielgenau pro Benutzer festlegen, wer Kundennummern editieren darf.

Anpassungen in der onOffice App

Aufgabenbeschreibung editieren

Die Ansicht zum Editieren der Beschreibung und Betreffzeile von Aufgaben wurde erneuert.

Damit bearbeiten Sie Aufgaben unterwegs noch komfortabler.

Anpassungen bei Aufgaben

Anrufen aus Verknüpfungsbox

Die Verknüpfungsbox für Adressen in der Aufgabenverwaltung hat nun ein Telefon-Icon. Mit einem Klick können Sie die Adresse direkt aus der Aufgabe heraus anrufen, sofern bei Ihnen das Telefonmodul eingerichtet ist.

Das vereinfacht Ihren Workflow, weil Sie den Adressdatensatz nicht extra öffnen müssen.

Abteilung in Benutzerinfo

Bei Kommentaren und Änderungen in Aufgaben wird das Kürzel des jeweiligen Benutzers gespeichert. Darüber hinaus werden per Mouseover weitere Informationen zum jeweiligen Benutzer angezeigt. Diese Info wurde nun um die Abteilung erweitert.

Das erleichtert besonders bei größeren Unternehmen mit vielen Mitarbeitern den Überblick, wer genau die Aufgabe bearbeitet hat.

Export-Anpassungen

CSV-Export-Aktivitäten erweitert

Beim CSV-Export von Aktivitäten und Maklerbucheinträgen werden ab sofort neben dem Benutzernamen auch der Vor- sowie der Nachname des Benutzers und dessen Benutzer-ID in zusätzliche Spalten exportiert. Dies gilt sowohl für manuelle als auch automatische Exports.

Außerdem werden folgende Felder als zusätzliche Spalten ausgegeben:

Spalte in CSV-Datei (Bedeutung)
KdId (Datenbank-Id einer verknüpften Adresse)
ObjId (Datenbank-Id einer verkn¸pften Immobilie)
Erstelldatum (entspricht „angelegt am“ aus den Datensatzinformationen einer Aktivität)
Zuletzt geändert Datum (entspricht „zuletzt bearbeitet am“ aus den Datensatzinformationen einer Aktivität)
Herkunft Kontakt (Feld „Herkunft Kontakt“ in der Aktivität)
Merkmale (Feld „Merkmale“ in der Aktivität)
Beratungsebene (Beratungsebene der verknüpften Adresse)

Ein CSV-Export von Aktivitäten oder Maklerbucheinträgen kann über Extras >> Datenexport aus einer Adresse oder einer Immobilie heraus ausgeführt werden.

Anpassungen der onOffice API

Filter-ID vonImmobilienfilter anzeigen

In der Ansicht der gespeicherten Filter wird jetzt die Filter-ID ausgegeben.

Hintergrund: Bei der Verwendung von gespeicherten Filtern für API-Abfragen ist diese ID erforderlich.

April-Release 2022

31. März 2022/von Beate Böker

Unsere Top-Anpassung

Adress-Hierarchie

Der Reiter „Beziehungen“ ermöglicht die Verknüpfung von Kontakten untereinander. Diesen Bereich haben wir nun erweitert, um Adressbeziehungen hierarchisch abzubilden.
Das Ergebnis ist eine Adress-Hierarchie als Baumstruktur, in der z. B. alle Ansprechpartner und deren Beziehung untereinander in einem Unternehmen oder einer Erbengemeinschaft dargestellt sind.
Dieses Video veranschaulicht die Änderungen.
Die neuen Adress-Hierarchie strukturiert Ihre Kontaktdatenbank noch übersichtlicher. Vernetzen Sie Kontakte innerhalb der Baumstruktur, um jederzeit genau zu sehen, wer auf welcher Ebene einer Institution der korrekte Ansprechpartner ist.

Adressen definieren nach Kontaktkategorie
Mit den neuen Kontaktkategorien definieren Sie, ob es sich bei dem Kontaktdatensatz um einen Privatkunden, Geschäftskunden, ein Unternehmen oder eine Erbengemeinschaft handelt.

Unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Eingabefelder >> Modul: Adressverwaltung; Kategorie: Stammdaten finden Sie das neue Feld „Kontaktkategorie”.

Mit der Aktivierung werden weitere Felder (samt der dazugehörigen Feldfilter) und Funktionen automatisch sichtbar.

Abhängig von der Eingabe im Feld „Kontaktkategorie“ in der Adresse sind unterschiedliche Felder verfügbar. Einige davon sind Linkfelder: Per Klick springen Sie zum jeweiligen Datensatz, z. B. zur Firma.

Erweiterung im Beziehungsreiter
Bei Beziehungen wird jetzt zwischen Haupt- und Nebenzuordnung unterschieden. Auf diese Weise kann ein Kontakt sowohl einem Unternehmen angehören, aber auch Teil einer Erbengemeinschaft sein. Die „alte“ Funktionalität (Haupt- und Unterkontakte) bleibt bestehen, ist aber nur noch für die Verbindung von Mensch zu Mensch vorgesehen.

Aus dem Beziehungsreiter heraus öffnen Sie über das neue Icon links die Adress-Hierarchie: Die Baumstruktur zeigt aktuell nur die Hauptzuordnung, die Darstellung der Nebenzuordnung wird später ergänzt.

Beziehungen und Aktivitäten
Die Aktivitäten wurden ebenfalls angepasst: Bei einer Adresse mit der Kontaktkategorie „Unternehmen“ werden alle Aktivitäten der dazugehörigen Kontakte gesammelt, ähnlich wie bisher bei der Funktion „Aktivitäten von Nebenkontakten darstellen”.

Neue Option in der QuickSearch
Sofern Sie die Kontaktkategorie für die Quicksearch aktivieren, gibt es in den Einstellungen die zusätzliche Option „Untergeordnete einbeziehen”. Wählen Sie also eine Kontaktkategorie und machen zusätzlich eine Eingabe in einem der Suchfelder, werden auch untergeordneten Adressen mit Suchtreffern in der Ergebnisliste ausgegeben.

So werden z. B. nicht nur Unternehmen gefunden, sondern auch alle Mitarbeiter, die den Unternehmen untergeordnet sind.

Weitere Anpassungen zur Kontaktkategorie
Mit der neuen Adress-Hierarchie können Sie Listenreiter für einzelne Kontaktkategorien erstellen. Haben Sie einen Listenreiter für eine bestimmte Kontaktkategorie angelegt und erstellen von dort eine neue Adresse, so wird die Kontaktkategorie aus dem Reiter automatisch übernommen.

Die einfache Umstellung der Kontaktkategorie kann bereits jetzt per Massenaktualisierung erfolgen. Diese Funktion wird demnächst erweitert.

Die Funktionserweiterungen zur automatischen Umstellung bestehender Adressen ist in Arbeit und soll so schnell wie möglich folgen.

Hinweis: Sollten Sie das neue Feature testen und anschließend wieder deaktivieren, werden alle hierarchischen Verknüpfungen und Kontaktkategorien gelöscht. Testen Sie die neue Funktion aus diesem Grund vorerst nur mit neu angelegten Adressen, solange Sie sich noch nicht für die dauerhafte Nutzung der Funktion entschieden haben.

Weitere Anpassungen

Abwesenheitsnotiz im HTML-Format

Die Abwesenheitsnotiz kann nun als Text oder im HTML-Format hinterlegt und versendet werden. Das gilt sowohl für die Abwesenheitsnotiz in den Benutzereinstellungen, als auch für die Abwesenheitsnotiz pro Postfach (sofern dieses von onOffice gehostet wird).

Sobald Sie die Auswahl auf HTML umstellen, erscheint der CKEditor, den Sie bereits von den E-Mails kennen.

Sie finden die optimierte Funktion hier:

Extras >> Einstellungen >> Benutzer >> (Benutzer auswählen) >> Reiter: E-Mail
Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Reiter E-Mail >> Postfach anklicken >> Abwesenheitsnotiz bearbeiten.

Diese Anpassung eröffnet Ihnen mehr Gestaltungsspielraum bei der Anpassung Ihrer Abwesenheitsmeldung.

Widerrufsbestätigung: Original in CC & Bestätigungsinhalte frei konfigurieren

Es gibt einige Änderungen am Verhalten des Widerrufs: Nach der Bestätigung des Widerrufs kann der Interessent eine E-Mail erhalten, in der alle Inhalte des Widerrufs wiedergegeben wurden, die er zuvor bestätigt hat. Ab sofort sind die Inhalte dieser E-Mail nicht mehr von der Zustimmung abhängig, sondern werden gesondert über die neue Option „Inhalt in ‘Bestätigung Widerruf’ ausgeben“ festgelegt. Dadurch können Sie dem Interessenten Inhalte zur Kenntnisnahme senden, die nicht bestätigt werden sollen oder müssen.

Sie finden die neue Option unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Reiter: Widerruf. Jeder Textbaustein enthält das neue Kontrollkästchen „Inhalt in ‘Bestätigung Widerruf’ ausgeben”.

Die E-Mail „Bestätigung Widerruf“ wurde bisher nur an Kunden verschickt, wenn für den Textbaustein „Widerrufsbelehrung“ die Option „Mit Bestätigung“ aktiv war. Diese Abhängigkeit wurde entfernt. Die E-Mail wird versendet, sobald die sprachunabhängige Option „Vorlage ‘Bestätigung Widerruf’ an Kunden senden“ aktiv ist.

Für die E-Mail „Bestätigung Widerruf“ gibt es die neue Option „Kopie an Benutzer”. Ist die Option aktiv, wird die E-Mail an den Interessenten auch an den gewählten Benutzer in CC geschickt. Sie finden die Funktion in den sprachunabhängigen Optionen der Widerrufskonfiguration. Die exakte Kopie der E-Mail erleichtert Ihnen die Beweisführung bei möglichen Streitigkeiten mit Interessenten.

Adresse anlegen: Kontaktart und Herkunft Kontakt in E-Mails

Wenn Sie eine neue Adresse aus einer E-Mail heraus anlegen, sind die Felder „Kontaktart“ und „Herkunft Kontakt“ jetzt wieder als Singleselect-Felder verfügbar. Die Schlüsselwerte werden wie gewohnt in einem Dropdown-Menü angeboten.

Das neue Stift-Icon bleibt erhalten, die Multiselect-Auswahl über den Stift ist also zusätzlich möglich. Werden beim Neuanlegen einer Adresse ein oder mehrere Werte über die Multiselect-Auswahl ausgewählt, wird das Feld nach dem Speichern als Multiselect-Feld dargestellt.

Weiterhin wird der Portalfilter für die Befüllung des Feldes „Herkunft Kontakt“ berücksichtigt. Konnte das Portal erkannt werden, wird der entsprechende Wert in diesem Feld vorselektiert.
Die erneute Anpassung beschleunigt den Workflow, wenn Sie nur einzelne Werte vergeben möchten.

Datensatz-Nr. in Adressen anzeigen

Die Datensatznummer für Adressdatensätze lässt sich jetzt darstellen. Bisher war dies nur für Immobiliendatensätze möglich.

Das neue Feld „AdrID“ kann wie gewohnt in der Administration als Eingabefeld freigeschaltet werden über Extras >> Einstellungen >> Administration >> Modul: „Adressen”; Kategorie: „Verwaltung”.

Die Datensatznummer wird in der Detailansicht der Adresse im Bereich „Verwaltung“ dargestellt und kann in der Adressliste angezeigt werden.

Kontaktart: IS24 Branchenbuchkontakt

Mit der neuen Kontaktart „IS24 Branchenbuchkontakt“ steuern Sie das Anlegen / Löschen eines IS24 Branchenbucheintrages. Diese Kontaktart ist verfügbar, wenn die IS24 Schnittstelle aktiviert ist.

Anpassungen in der onOffice App

Beratungsebene setzen

Innerhalb des Reiters „Immosuche“ und des Unterreiters „Interessenten“ können Sie jetzt über das 3-Punkte-Menü auch mobil die Beratungsebene setzen.
Das vereinfacht die Datenpflege unterwegs.

Adress- und Immobilienverknüpfung für Termine

Über das 3-Punkte-Menü innerhalb der Immobilien- oder Adresslisten lassen sich jetzt auch Termine mit entsprechender Adress- und Immobilienverknüpfung erstellen.

Das neue Feature ist mit dem nächsten Update der App im vollen Umfang verfügbar.

Sonstige Anpassungen

Anpassungen für Projekte

Wir haben die Projektverwaltung weiter optimiert, um Ihnen möglichst reibungslose Arbeitsabläufe zu ermglichen.

Sofern Sie mit der Projektverwaltung arbeiten, erscheint in der oberen Menüleiste unter „Statistiken“ der Untermenüpunkt „Projektübersicht”.
Aufgrund der zahlreichen Einträge, die dieser Menüpunkt beinhalten kann, wurde er an die erste Position verschoben. Die Auswahl hat nun zusätzlich eine Funktion zum Scrollen.
Wenn Sie ein Projekt mit einer Aufgabe, E-Mail oder einem Termin verknüpfen, werden jetzt die zuletzt aufgerufenen Projekte angezeigt.
Häufig genutzte Projekte erscheinen also zuerst und können schnell zugeordnet werden – die umständliche Suche nach dem Projekt ist nicht mehr nötig.

Arbeitsliste über API erstellen

Es gibt neue API-Calls, über die Arbeitslisten für Immobilien und Adressen per API in onOffice erstellt werden können. Das erleichtert die Arbeit mit externen Anwendungen, weil bearbeitete oder neue Daten übersichtlich als Arbeitsliste abgespeichert werden können.

Erweiterung Massenaktualisierung Prozesse

Die Massenaktualisierung von Prozessen wurde um die Möglichkeit erweitert, auch die Verantwortung von Prozessvorlagen aktualisieren zu können.

Betreff privater Termine

Private Termine, an denen der Benutzer selbst nicht teilnimmt, werden in den Aktivitäten der Adresse bzw. Immobilie nur noch mit dem Betreff „privater Termin“ angezeigt.

Erweiterung CSV-Export Maklerbuch

Beim CSV-Export des Maklerbuchs / der Aktivitäten werden jetzt der Ersteller und der verantwortliche Benutzer exportiert. Bisher wurde nur der Ersteller ausgeliefert.

Makro für Dateipfade angepasst

Die beiden Makros dateipfadObjektfeld und dateipfadAdressfeld wurden um einen Parameter für das Format erweitert. Wird „txt“ als Format übergeben, geben die Makros jetzt nur noch den Pfad aus, ohne HTML-Tags.