Februar-Release 2020

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onOffice Marketplace Keyvisual und Logo

Unsere Top-Anpassung

onOffice Marketplace: Der Marktplatz für onOffice Makler

Der onOffice Marketplace vereint Produkte und Dienstleistungen rund um die Immobilienbranche. Die Plattform startet vorerst in Deutschland, wird aber zukünftig in weiteren Ländern verfügbar sein.

Schluss mit mühseligem Copy & Paste von Angaben und dem Verwalten diverser Logins zu den unterschiedlichsten Plattformen. Profitieren Sie ganz leicht von den Innovationen erfolgreicher PropTech-Unternehmen. Wertermittlung gefällig? Oder automatisierte Terminkoordination für Besichtigungen? Kein Problem: Einfach den entsprechenden Dienstleister im Marketplace auswählen, Produkt oder Service buchen und schon geht’s los.

Um den Marketplace freizuschalten, geben Sie einmalig Ihre Zahlungsdaten ein. Daraufhin legen Sie fest, wer im Unternehmen über das Konto bestellen darf. Administratoren können die einzelnen Dienste im Marketplace freischalten und bestimmen, wer den jeweiligen Service nutzen soll. Die individuellen Benutzerrechte machen den Marketplace in der Nutzung flexibel. Natürlich wird jede Transaktion dokumentiert.

In der ersten Phase erhalten Sie kostenfrei die automatisierte Wertermittlung von Sprengnetter (SprengnetterAVM) sowie den Geolyzer zur optimierten Lageplanerstellung und Ermittlung von Infrastrukturdaten.

Entdecken Sie den onOffice Marketplace

Weitere Anpassungen

Gleichzeitige Nutzung von App und enterprise

Die onOffice App wurde in den letzten Wochen vollkommen neu entwickelt. Wir haben bisher viel positives Feedback zur App und zu onOffice enterprise – der klassischen Desktop-Variante – erhalten. Jetzt können Sie beides endlich parallel nutzen!

Nach wie vor kann derselbe Nutzer nicht in mehreren Browsern oder mit mehreren Mobilgeräten gleichzeitig eingeloggt sein. Hierfür sind weitere Benutzerlizenzen erforderlich.

Schaufenster-TV: Weitere Video-Formate

Im Schaufenster-TV ist nun ein HTML5-Videoplayer integriert. Damit unterstützt das Schaufenster-TV neben YouTube-Links jetzt auch Videos in anderen Formaten (webm, mp4, ogm). Die Links zu den Videos hinterlegen Sie unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Reiter: Allgemein >> Schaufenster TV in den erweiterten Einstellungen.

Screenshot onOffice

Mit dieser Erweiterung binden Sie ganz leicht Videos von Ihrem eigenen Webspace im Schaufenster-TV ein.

Anpassungen im PDFdesigner

CK-Editor im Brief-Template

In PDF-Brief-Templates können jetzt mehr Funktionen für die Formatierung genutzt werden. Egal ob Rücksendeangabe, Anschriftenbereich oder Datenbereich: Formatierung (fett, kursiv, unterstrichen), Ausrichtung (links- / rechtsbündig, zentriert), Einzug und vieles mehr können nun über den erweiterten Editor mit wenigen Klicks angepasst werden.

Screenshot onoffice

Damit sind Sie noch freier bei der Gestaltung Ihrer Briefvorlagen.

Brief-Template „Merkur“ mit Seitenleiste

Im Datenbereich werden die wiederkehrenden Angaben wie Absender, Ansprechpartner usw. untergebracht. Bei den bisherigen Brieftemplates ist der Datenbereich lediglich eine Box über dem Inhalt des Briefes.

Mit dem neuen PDF-Brief-Template „Merkur“ können Sie den Datenbereich jetzt als Seitenleiste über die komplette Höhe eines Briefes anzeigen lassen. Den vertikalen Versatz und den Abstand zum Text können Sie frei definieren. Sie finden das neue Template unter Bearbeiten >> PDFdesigner >> Reiter: Brief-Templates mit einem Klick auf das „+“.

Screenshot onOffice

Das ermöglicht Ihnen eine noch flexiblere Gestaltung.

Layoutmuster „Travolta“ für individuelle Seite

Für individuelle Seiten von PDF-Exposés gibt es nun ein neues Layoutmuster: Mit dem Layoutmuster „Travolta“ lässt sich eine Bild-Datei über die gesamte Breite des Exposés, also bis zum linken und rechten Seitenrand, abbilden.

Screenshot pdf Designer

Ändern Sie bei der individuellen Seite im Dropdown-Menü „Auswahl“ den Dateityp auf „Immobilien-Datei“ oder „Online-Datei“, erscheinen weitere Auswahlmöglichkeiten sowie die Option „Layoutmuster“. Hier finden Sie das Layoutmuster „Travolta“, mit dem Sie auf die Dateien aus der Immobilie oder aus dem Online-Speicher zugreifen können.

Nutzen Sie die neue Gestaltungsmöglichkeit, um Immobilien noch ansprechender zu präsentieren.

Einheitenliste aus einer Einheit generieren

Falls Sie Ihren Immobilienbestand mit dem Multi-Objekt-Modul als Stammobjekte und Einheiten organisieren, werden Exposés, die den Seitentyp „Einheitenliste“ enthalten, jetzt auch bei Aufruf aus einer Einheit generiert. Zuvor war dies nur aus dem Stammobjekt heraus möglich.

Dies betrifft die Generierung von Exposés an verschiedenen Stellen:

  • über den Exposé-Button in der Aktionsleiste einer Einheit
  • über den PDF-Button unterhalb der Interessentenliste einer Einheit (betrifft nur Exposé-Vorlagen mit der Kategorie „PDF mit Interessent“)
  • über den E-Mail-Composer bzw. Brief-Dialog, sofern eine Einheit verknüpft ist
  • über „Portalanfragen direkt beantworten”
  • beim Versand von Exposés über den Prozessmanager / Anfragenmanager
  • beim Versand von Exposés über den „Automatischen Exposéversand”

Auf diese Weise können Sie alle Einheiten einfacher in Exposés aufführen und vermarkten.

Januar-Release 2020

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Unsere Top-Anpassung

Anfragenmanager für externe Postfächer

Der Anfragenmanager erleichtert auch dann Ihre Arbeit, wenn das Empfangspostfach nicht von onOffice bereitgestellt wird.Dazu genügt die automatische Weiterleitung der Anfragen: Eingehende Anfragen werden an ein Postfach weitergeleitet, für das die automatische Mailverbuchung aktiviert ist. Dieses Postfach wird in den Grundeinstellungen zum Anfragenmanager hinzugefügt. Die Einstellung hierzu finden Sie unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Reiter: Automatisierung. Außerdem können Sie pro Eingangspostfach ein eigenes (externes) Ausgangspostfach bestimmen. Ihre Interessenten werden damit CI-konform informiert. Die neue Funktion finden Sie auf dem Unterreiter „Anfragenmanager“ unter „Aktive Postfächer“. Alle Postfächer, denen Sie als Nutzer zugeordnet sind, lassen sich als Ausgangspostfächer gewählt werden.Auf diese Weise lassen Sie Anfragen automatisiert bearbeiten und haben mehr Zeit für das Wesentliche.

Anfragenmanager: Postfächer Screenshot

Weitere Anpassungen

Automatischer CSV-Export

Mit dem automatischen CSV-Export haben Sie universellen Zugriff auf Ihre Datenbasis. Sie entscheiden, welcheDaten wie oft aus dem System exportiert werden, um sie z. B. als Backup zu speichern oder um sie mit Buisiness-Intelligence-Tools auszuwerten und aussagekräftige Statistiken zu erstellen.Der „automatische CSV-Export“ erlaubt den Zugriff auf Adressen, Immobilien, Termine, Aktivitäten und Einträge des Maklerbuchs. Diese Liste wird in den nächsten Wochen um Aufgaben und Projekte erweitert werden.Sie finden die Einstellungen zum automatischen CSV-Export unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Reiter: Automatisierung. Hier legen Sie Profile an und steuern, ob z. B. Ihre Adressdaten einmal wöchentlich, Ihre Immobiliendaten hingegen nur einmal monatlich gesichert werden. Als Ziel für den Export können Sie einen frei wählbaren FTP-Server hinterlegen.Das neue Feature ist Bestandteil von „enterprise plus“ und „enterprise pro“.

Automatischer-CSV-Export Screenshot

PDFdesigner: Individuelle Fußzeile pro Seitentyp

Analog zur Kopfzeile lassen sich jetzt auch die Fußzeilen von Exposés individuell pro Seitentyp einstellen. So können Sie z. B. auf der Titelseite eine andere Fußzeile anzeigen lassen als auf den Folgeseiten.Damit die Funktion aktiv wird, muss in den Grundeinstellungen des Exposés die „Individuelle Fußzeile“ aktiv sein. Daraufhin erscheint in den erweiterten Einstellungen der einzelnen Seiten die Option „Fußzeile auf dieser Seite editieren“. Damit kann die individuelle Fußzeile beliebig angepasst werden.Das ermöglicht eine noch flexiblere Anpassung Ihrer Exposés.

PDFdesigner: Individuelle Fußzeile Screenshot
PDFdesigner: Individuelle Fußzeile erweiterte Einstellungen Screenshot

Aufgaben: Hinweis auf Ganztagstermine

Manche Aufgaben können nicht warten. Darum wird jetzt beim Zuordnen von Aufgaben darauf hingewiesen, sollte der neue Bearbeiter in den nächsten Tagen nicht verfügbar sein. Der Hinweis erscheint, sobald Sie den Bearbeiter einer Aufgabe ändern. Im Hinweis-Fenster können Sie den Bearbeiterlösen und anschließend neu vergeben.Berücksichtigt werden folgende Ganztagstermine: Krank, Erkranktes Kind, Mutterschutz, Elternzeit und Urlaub. Die Funktion beachtet Termine von heute und in den folgenden drei Werktagen.Mit der Option „Hinweis nicht erneut anzeigen“ wird der Hinweis in der Zukunft ausgeblendet. Diese Entscheidung kann unter Extras >> Einstellungen >> Benutzer >> Reiter: Einstellungenrückgängig gemacht werden („Einstellungen zurücksetzen“ unter „Gespeicherte Entscheidungen“).

Hinweis: Zuweisung von Aufgaben Screenshot

Updates in der onOffice App

Die onOffice App für Android und iOS wird kontinuierlich optimiert. Zum Ende des Jahres gab es erneut Verbesserungen und Bugfixes. Für Android ist jetzt das Plugin mit dem Call Agent verfügbar. Darüber werden eingehende Anrufe anhand der Nummer mit dem Datenbestand abgeglichen und sofort zum jeweiligen Kontakt zugeordnet. Das Telefonat wird automatisch in den Aktivitäten verbucht.Das erleichtert die Dokumentation der mobilen Telefonate um ein Vielfaches.

Dezember-Release 2019

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Unsere Top-Anpassung

Datei-Uploader für Immobilien

Der Datei-Uploader für Immobilien wurde grundlegend überarbeitet: Über „mehrere Dateien hochladen“ können Sie Bilder oder Dokumente nicht nur hochladen, sondern ab jetzt auch Dateiarten vergeben, Wasserzeichen nur für ausgewählte Bilder setzen, oder Bild- bzw. Dokumenttitel anpassen. Der neue Uploader berücksichtigt Exif-Metadaten und rotiert oder spiegelt Bilder daher so, wie es dort angegeben ist. Sollte die Ausrichtung eines Bildes trotzdem nicht übernommen werden, können Sie es nun einfach per Klick vordem Upload rotieren.

Datei-Uploader Screenshot

Das erleichtert die Bearbeitung und beschleunigt den Upload von Dateien!

Weitere Anpassungen

Mobile Version: Immobiliendetailansicht gestalten

Gestalten Sie die mobile Detailansicht der Immobilien nach Ihren Wünschen! Über die Administration entscheiden Sie, ob Felder wie Stellplatz, Betreuer oder Status in der mobilen Version sichtbar sind.Sie finden die neue Konfiguration unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Reiter: Listen / Formulare. Wählen Sie dort „Konfigurieren von: Mobile“. Unter „Immobilien“ und „Detailansicht“ können Sie nach Belieben die gewünschten Felder hinzufügen oder entfernen. Es sind nahezu alle Felder verfügbar, die in der Infoleiste des Desktops vorhanden sind.

Mobile Version: Immobiliendetailansicht Screenshot

Damit haben Sie unterwegs den optimalen Überblick über die Informationen, die Ihnen am wichtigsten sind.

onOffice Sync: Fehlermeldung bei fehlgeschlagener Synchronisation

Unter Aktionen >> Sync ist jetzt schnell und einfach nachzuvollziehen, ob eine Verbindung zu „memotoo“ mehrfach fehlgeschlagen ist. In diesem Fall wird ein roter Hinweis eingeblendet. Mit einem Klick auf „alles synchronisieren“ kann die Synchronisation unkompliziert neu gestartet werden.

Sync fehlgeschlagen Screenshot

November-Release 2019

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Unsere Top-Anpassung

Neue Android-App

Die Android-App von onOffice kann jetzt mehr: E-Mails von unterwegs bearbeiten und zuverlässig im Maklerbuch dokumentieren. Außerdem sind in der Android-App die App-Fragebögen verfügbar. Schlechte Internetverbindung? Kein Problem: Die Fragebögen lassen sich auch offline bearbeiten.

Das mobile Arbeiten in onOffice wird mit der neuen onOffice App für Android angenehmer und vielseitiger!

Weitere Anpassungen

Neue Portalschnittstelle: SeLoger

Das französische Portal „SeLoger” ist jetzt als feste Schnittstelle in onOffice verfügbar. Sie finden es in den Portaleinstellungen unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Reiter: Portale.

Makro für „Eigentümer-Adr. in PDF“

In der Adressfreigabe im Reiter „Vermarktung“ der Immobilie gibt es die Option „Eigentümer-Adr. in PDF“. Damit steuern Sie, ob Eigentümerdaten im PDF-Exposé ausgegeben werden. Das neue Makro _EigentuemerFreigabePDFkann diese Einstellung nun abfragen.

Das Makro zeigt 1 für „ja“ und 0 für „nein“. So lassen sich beispielsweise in Verbindung mit IF-Abfragen gezielt angepasste Texte oder Floskeln ausgeben.

Eigentümer-Adressen: Makro in PDF Screenshot

Das liefert Ihnen einen weiteren Baustein zur Automatisierung der Software.

Mobile Version: Adressdetailansicht

Die Adressdetailansicht erstrahlt in neuem Glanz! Die Ansichtwurde vollständig überarbeitet. Über eine Buttonleiste oben erreichen Sie schnell die wichtigsten Funktionen: Anrufen, Route ansehen, Aufgabe und Aktivität anlegen. Diese Buttons bleiben beim Scrollen sichtbar, damit sie jederzeit verfügbar sind.

Die Darstellung von Anschrift und Kontaktdaten ist übersichtlicher und moderner. Nach Wunsch können Sie die letzten drei Aktivitäten der Adresse einblenden, oder Verknüpfungen zu weiteren Details erreichen, wie Suchkriterien, Aktivitäten oder Wiedervorlagen.

Damit haben Sie unterwegs alle wichtigen Infos zur Adresse sofort zur Hand!

Anpassungen in PDF-Briefen

Interessentennachweis

Jetzt können Sie Interessentennachweise auch als PDF-Brief versenden. Erstellen Sie einfach eine PDF-Briefvorlage mit der Kategorie „Interessentennachweis“.In dieser Vorlage sollten Sie Makros für eine Adressschleife einbinden. Die Angaben zu Interessenten, die Eigentümern mitgeteilt werden sollen, platzieren Sie zwischen den Makros für Schleifenbeginn und -ende (_bAdrRek_1_ und _eAdrRek_1_). Weitere Hinweise zur Handhabung dieser Makros entnehmen Sie der Makro-Liste (? >> Makro-Liste).

PDF: Interessentennachweis Screenshot

Auf dem Reiter „Interessenten” der Immobilie finden Sie anschließend auf der kleinen Aktionsleiste unter „Kontakt“ den neuen Menüpunkt „Brief –Interessentenliste“.

PDF: Interessentennachweis Screenshot

In der Listenansicht der Adressen finden Sie diese Funktion auf der Aktionsleiste im Menü „Schreiben“.

PDF: Interessentennachweis Screenshot

So sind Sie nicht länger auf Wordvorlagen angewiesen, um Interessentenlisten zu versenden.

Schriftgröße 9 pt im Template

Bei Brief-Templates lässt sich jetzt auch die Schriftgröße 9 Punkt auswählen. Das vereinfacht die Gestaltung von Inhalten.

PDF-Briefe: Schriftgröße Screenshot

Sonstige Änderungen

Übertragungen zu IS24 optimiert

Die Übertragung von bestimmten Einzelfeldern zu ImmobilienScout24 wurde optimiert. Das Schlüsselfeld „Luft/Wasser Wärmepumpe” (Befeuerung) wird nun als Heizungsart „Wärmepumpe“ übertragen, das Schlüsselfeld „Sportanlage” (Objektart: Freizeitimmobilie (gewerblich) / Objekttyp Sportanlage) als „Freizeitanlage“.

Weiterhin führt „0“ (Null) oder kein Eintrag im Feld „Nebenkosten“ nicht länger dazu, dass eine Immobilie mit „zzgl. Nebenkosten“ ausgewiesen wird, sondern korrekt als „inkl. Nebenkosten“.

Sync-Richtung bei „Slow-Sync“

Es wurden „Slow-Sync“-Probleme für onOffice Sync behoben.

Oktober-Release 2019

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Unsere Top-Anpassung

Immobilien auf Facebook

Jetzt können Sie direkt aus onOffice heraus Immobilien auf Facebook posten.In der Immobilie finden Sie auf dem Reiter „Vermarktung” die neue Kategorie „Social Media”. Hier legen Sie über „Artikel vorbereiten“ Titelbild und Beschreibung fest und können den Beitrag anschließend veröffentlichen.

Sobald ein Beitrag auf Facebook veröffentlicht, aktualisiert oder gelöscht wird, wird selbstverständlich ein Maklerbucheintrag generiert.

Den Zugang zu Facebook verwalten Sie unter Extras >> Einstellungen >> Benutzer >> Benutzer auswählen >> Reiter: Einstellungen. Dort finden Sie die neue Kategorie „Social Media”. Außerdem muss der Benutzer über das Recht „Darf Immobilien auf Facebook posten” verfügen. Dieses Recht finden Sie auf dem Reiter „Rechte“ in der Kategorie „Immobilien“.

Starten Sie jetzt mit der Social Media Vermarktung!

Hinweis: Voraussetzung ist eine Unternehmensseite bei Facebook. Ein privates Profil allein ist nicht ausreichend.

Weitere Anpassungen

Zeitfenster abfragen

Ein neues Makro ermöglicht die komfortable Abfrage von Zeitfenstern. Senden Sie dem Kunden eine E-Mail mit dem neuen Zeitfenster-Makro, wird ein Link generiert. Darüber gelangt der Empfänger auf ein responsives Formular, in dem er eigenständig seine Verfügbarkeit angeben kann. Sie erhalten daraufhin eine Auflistung der angegebenen Zeitfenster, entweder als E-Mail, SMS oder Aufgabe.

Zeitfenster Screenshot

Die Syntax lautet: _Zeitfenster(Empfänger der Rückmeldung, Art der Rückmeldung, optional: txt)

So liefert das Makro mit den Parametern „_Zeitfenster(adrBetreuer, Mail)“ die Rückmeldung per E-Mail an den Adressbetreuer. Eine detaillierte Erläuterung der Parameter finden Sie in der Makro-Liste.

Das neue Makro erleichtert die Terminkoordination mit Kunden. Probieren Sie es aus!

„Über uns“ in den Grundeinstellungen und Gruppen

Hinterlegen Sie zentral ein kurzes Statement zu Ihrer Firma oder Ihrem Team. Dafür gibt es jetzt das Textfeld „Über uns“ in Grundeinstellungen unter Extras >> Einstellungen >>Grundeinstellungen >> Reiter: Grunddaten. Hier finden Sie rechts unten den Bereich „Über uns“. Das gleiche Feld finden Sie auf dem Reiter „Grunddaten“ der Gruppe.

Der Inhalt lässt sich mit einem Makro abrufen und in E-Mails oder PDF-Vorlagen einbinden. Nutzen Sie einfach das Makro „_Mdtueberuns“ bzw. „_OfficeGroupUeberuns“ für Gruppen.

Über uns-Text Screenshot

Optimieren Sie Ihre Teamdarstellung mit einer persönlichen Vorstellung!

PDFdesigner: Kategorien für Exposé-Vorlagen

In den Grundeinstellungen einer Exposé-Vorlage im PDFdesigner können Sie jetzt Kategorisierungen für Exposés vergeben. Die Kategorien entscheiden, an welchen Stellen die Exposés verfügbar sind:

  • Als „Aushang“ kategorisierte Exposés bereits in der Immobilienliste auswählbar.
  • Exposés mit der Kategorie „Exposé-Vorlage“ haben das Standard-Verhalten, das Sie bereits im Umgang mit Exposés gewohnt sind.
  • Die Kategorie „Exposé-Vorlage mit Interessent“ nutzt eine oder mehrere Adress-oder Immobilienverknüpfung(en). Wählen Sie hierzu im Reiter „Interessenten“ die Empfänger aus und klicken Sie anschließend über die Schaltfläche „PDF“ auf die gewünschte Vorlage –das funktioniert auch analog im Reiter „Immosuche“ mit einer oder mehreren Immobilien.
Kategorie Expose-Vorlagen Screenshot

In Zukunft werden die Kategorien für PDF-Exposés sukzessive erweitert. Damit können Sie Ihre Vorlagen noch besser strukturieren.

Achtung: Der PDF-Button erscheint nur, sofern eine Exposé-Vorlage mit der Kategorie „Exposé-Vorlage mit Interessent“ aktiv ist.

Feldfilter Energieausweistyp

Die Feldfilter in der Administration wurden für Energieausweis-Felder erweitert.

Feldfilter bestimmen, ob Felder in Adress-oder Immobiliendatensätzen immer oder nur unter bestimmten Bedingungen eingeblendet werden.

Bei den Feldern, die in Abhängigkeit zum Energieausweis stehen, lässt sich über den Feldfilter im Bereich „Energieausweistyp“ nun gezielt die Anzeige steuern.

Jetzt ist z. B. vorausgewählt, dass das Feld „Endenergiebedarf“ erst eingeblendet wird, wenn ein Energieausweis des Typs „Bedarfsausweis“ oder „Bedarfsausweis Gewerbe“ gespeichert wurde.

Energieausweis Feldfilter Screenshot

Damit gestalten Sie Ihre onOffice Oberfläche noch effizienter.