Juni-Release 2020

Unsere Top-Anpassung

Freitexte automatisiert übersetzen mit DeepL

Freitexte übersetzen Sie jetzt mithilfe von künstlicher Intelligenz. Dank der Kooperation mit dem Übersetzungsdienstleister DeepL können Sie Ihre Immobilientexte automatisch in folgende Sprachen übersetzen lassen: Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Portugiesisch, Italienisch, Niederländisch, Polnisch und Russisch.

Klicken Sie hierzu auf die „Weltkugel“ neben einem Freitextfeld. In dem sich öffnenden Pop-Up können Sie die automatische Übersetzung anschließend anpassen und überarbeiten.

Mit diesem Tool übersetzen Sie Freitexte schnell und zuverlässig.

Hinweis: Voraussetzung für dieses Feature ist die Mehrsprachigkeit in onOffice.

 

 

Weitere Anpassungen

Portalschnittstelle: Wohnen in Südtirol

Das Immobilienportal „Wohnen in Südtirol“ ist die Immobilienplattform der Südtiroler Raiffeisenkassen. Sie finden das Portal ab sofort als Schnittstelle in den Portaleinstellungen unter Extras >> Einstellungen >> Portale.

PDFdesigner: Titelseiten-Layoutmuster „Gosling“

Das neue Layoutmuster „Gosling“ für Titelseiten beinhaltet neben der Darstellung des Titelbildes zusätzlich drei weitere Bilder zur Immobilie. Dank der kompakten Darstellung von Bildern und Daten auf einer Seite eignet sich das neue Layoutmuster besonders gut für Aushänge.

Probieren Sie es aus!

Statistik: Benutzerrangliste exportieren

Jetzt können statistische Daten aus dem Statistik-Widget „Benutzerrangliste“ im CSV-Format exportiert werden. Nutzen Sie hierzu den Button „Daten exportieren” in der Kopfzeile des gewünschten Widgets.

Screenshot: Benutzerstatistik Rangliste exportieren

Es öffnet sich ein Fenster, in dem verschiedene Auswertungsgrundlagen ausgewählt werden können, genau wie in anderen Statistik-Widgets. Die Wahlmöglichkeiten sind jedoch abhängig von den Einstellungen des Statistik-Widgets (z. B. ob die Benutzer- / Gruppenzuordnung fixiert wird).

Screenshot onOffice

Das ermöglicht Ihnen die flexible Weiterverarbeitung von statistischen Auswertungen z. B. in Business Intelligence Tools.

Letzte Datensätze anderer Benutzer

Über das Stern-Icon lassen sich jetzt die zuletzt aufgerufenen Datensätze anderer Benutzer einsehen. Bisher wurden beim Klick auf den „Stern“ nur die eigenen Aufrufe gelistet.

Screenshot: letzte Datensätze anderer User

Voraussetzung für die neue Funktion ist das Benutzerrecht „Zuletzt aufgerufene Datensätze“ unter „Logging / Statistik“ in den Benutzereinstellungen.

Screenshot: letzte Datensätze anderer User

Ist das Recht aktiv, erscheint beim Klick auf den „Stern“ in der Übersicht der zuletzt aufgerufenen Datensätze oben rechts ein Benutzerselektor.

Screenshot: letzte Datensätze anderer User

Damit finden Sie noch schneller kürzlich geöffnete Datensätze und beschleunigen dadurch Ihren Workflow.

Mai-Release 2020

Unsere Anpassungen

Icon mit Link zur Online Hilfe

Unsere Online Hilfe ist eine wertvolle Ressource und erster Anlaufpunkt bei Fragen. Jetzt gelangen Sie noch schneller zum richtigen Eintrag – ohne suchen zu müssen.

Über das neue Hilfe-Icon oben rechts neben dem Stern-Icon für „Zuletzt aufgerufene Datensätze“ finden Sie ab sofort weiterführende Informationen zu der jeweils geöffneten Ansicht. Die Kontexthilfe wird von nun an kontinuierlich erweitert.

Screenshot Kontexthilfe

Die neue Funktion erspart Ihnen die Suche nach der passenden Anleitung in der Online Hilfe.

Portalschnittstelle: DeinNeuesZuhause

Das kostenfreie Immobilienportal „DeinNeuesZuhause” ist spezialisiert auf Immobilien im Großraum Hamburg. Sie finden die neue Schnittstelle ab sofort in den Portaleinstellungen unter Extras >> Einstellungen >> Portale.

Aktivitätenbericht als Eigentümer-Brief

Jetzt können Sie Aktivitätenberichte auch als PDF-Brief an den Eigentümer versenden. Geeignete Vorlagen dazu finden Sie im Ordner „oO – Briefvorlagen“.

Um dem Eigentümer Aktivitäten zu einer einzelnen Immobilie mitzuteilen, öffnen Sie die gewünschte Immobilie, wechseln Sie auf den Karteireiter „Maklerbuch“ und selektieren Sie die gewünschten Einträge. Wenn Sie seitenübergreifend alle Maklerbucheinträge markieren möchten, nutzen Sie das Auswahlmenü „Selektion“.

Screenshot onOffice

Wählen Sie anschließend im Drop-down-Menü „Aktionen“ den Punkt „Eigentümer-Brief“ aus. Es öffnet sich das Brief-Pop-up. Hier wählen Sie beim Format den „Eigentümer PDF-Brief“.

Screenshot Eigentümer-Brief

Damit erstellen Sie noch schneller Briefe und PDFs für die Korrespondenz mit dem Eigentümer.

Optimierter Rückruf-Service

Ab jetzt können Sie beim Rückruf-Service einen freien Slot für die Kontaktaufnahme durch unseren Support reservieren.

Screenshot Rückruf-Service Slots

Das ermöglicht es uns, den Rückruf zum angegebenen Zeitpunkt zu garantieren.

April-Release 2020

Unsere Top-Anpassungen

ReadyToMeet – Mit wenigen Klicks in das virtuelle Maklerbüro

Viele Menschen arbeiten aktuell im Homeoffice und greifen für die Kommunikation mit Kollegen und Kunden auf Web-Meeting-Tools zurück. onOffice bietet jetzt eine praktische Funktion, die Ihnen die Organisation von Web-Meetings erleichtert: Hinterlegen Sie in Ihren Benutzereinstellungen einmalig einen Link zu dem digitalen Meeting-Raum und versenden Sie diesen anschließend per Knopfdruck via Messenger, E-Mail oder Terminbestätigung. Der Empfänger erhält den Link und kann sofort am Meeting teilnehmen.

Unterstützt werden alle Anwendungen, bei denen sich ein fixer Link zu einem Web-Meeting anlegen lässt.
ReadyToMeet ist ab sofort kostenfrei in allen onOffice Versionen enthalten. Probieren Sie es aus!

Bezahlung per Bankeinzug im Marketplace

Der onOffice Marketplace akzeptiert jetzt auch das Bezahlverfahren per SEPA-Lastschrift. Neben dem Bezahlverfahren per Kreditkarte können Sie jetzt Ihr Bankkonto bei der Marketplace- Einrichtung hinterlegen und Zahlungen per SEPA-Lastschriftverfahren tätigen.

Hinweis: Die Auswahl des Bezahlverfahrens ist aktuell nur bei der Einrichtung eines Marketplace-Kontos möglich. Sollten Sie bereits ein Marketplace-Konto besitzen und das neue Bezahlverfahren verwenden wollen, müssen Sie Ihr vorhandenes Konto zuerst deaktivieren.

 

 

Weitere Anpassungen

Listen für Schaufenster-TV

Jetzt können Sie unterschiedliche Immobilienlisten im Schaufenster-TV darstellen! Bisher war es nur möglich, eine Liste pro Version oder pro Gruppe zu veröffentlichen.
Für die neue Funktion aktivieren Sie zunächst das Benutzerrecht „Schaufenster-TV Listen erstellen“ (unter Extras >> Einstellungen >> Benutzer >> Reiter: Rechte >> Administrative Rechte).

Schaufenster-TV-Listen Recht Screenshot

Dieses Recht erlaubt Ihnen in der Immobilienverwaltung neue Listen für das Schaufenster-TV zu erstellen (Aktionsleiste >> Arbeitslistenaktionen >> Erstellen/Erweitern/Verschieben >> Als STV-Liste speichern).

Schaufenster-TV-Listen Screenshot

Jede Schaufenster-TV-Liste verfügt über eine eigene URL. Diese finden Sie im Fenster „Arbeitsliste verwalten“.

Schaufenster-TV-Listen Screenshot

Sobald eine Liste erstellt ist, werden die betreffenden Immobilen automatisch im Schaufenster-TV unter dem jeweiligen Link veröffentlicht. Diesen können Sie dann zielgerichtet einsetzen, z. B. auf verschiedenen Bildschirmen für Kauf und Miete oder verschiedene Ortschaften.

Mit den Schaufenster-TV-Listen bringen Sie mehr Abwechslung in Ihr Schaufenster.

PDF-Briefe: Brief als Entwurf speichern

PDF-Briefe lassen sich jetzt zwischenspeichern, um sie zu einem späteren Zeitpunkt fertigzustellen und zu versenden. Ähnlich wie bei E-Mails können Sie PDF-Briefe mit der neuen Schaltfläche „Als Entwurf speichern“ im „Brief Schreiben“-Fenster in einem Entwürfe-Ordner aufbewahren.

Brief-Entwurf Screenshot

Das gibt Ihnen mehr Zeit bei der Erstellung Ihrer Korrespondenz.

E-Mails: Header-Bereich einblenden

Bei den E-Mails haben Sie jetzt „mehr Platz“. Der obere Bereich einer E-Mail (Header) lässt sich jetzt wahlweise ein- oder ausblenden. Damit haben Sie auch auf kleineren Bildschirmen mehr Platz für den Inhalt. Klicken Sie dazu auf die Pfeilsymbole oben Links im Kopf der E-Mail. Praktisch: Die zuletzt gewählte Ansicht – also eingeklappt oder ausgeklappt – wird gespeichert und angewendet, wenn Sie das nächste Mal eine E-Mail öffnen.

E-Mail Headerbereich Screenshot

E-Mail Headerbereich Screenshot

Eine Ausnahme bilden Portalanfragen. Diese werden grundsätzlich “ausgeklappt” dargestellt.

Kalender: Ressourcen-Finder

Jetzt ist bei der Erstellung von Terminen auf Anhieb zu erkennen, ob Ressourcen, wie Konferenzräume oder Firmenfahrzeuge, im gewählten Zeitraum bereits belegt sind. Ist die Ressource bereits gebucht, wird sie jetzt in grauer Schrift angezeigt.

Ressourcen-Finder Screenshot

Das erspart die lästige Suche nach dem richtigen Zeitfenster für eine Ressource.

Filter “Aktueller Benutzer” und “Aktuelle Gruppe”

In Filtern können Sie jetzt den „Aktuellen Benutzer“ oder die „Aktuelle Gruppe“ als Betreuer auswählen. Dadurch erstellen Sie Filter, die sich für jeden Betreuer bzw. jedes Gruppenmitglied individuell anpassen.

Aktueller Benutzer-Filter Screenshot

Speichern Sie beispielsweise einen Filter für „Immobilien + Ort + aktueller Betreuer“, werden jedem Benutzer, der den Filter aufruft, die Immobilien aus dem gewünschten Ort dargestellt, bei denen er als Betreuer eingetragen ist.

Damit können Sie die Darstellung Ihrer Daten für das ganze Team optimieren.

Suche: Datensatznummern mehrsprachiger Immobilien

Bislang wurde in der Suche von mehrsprachigen Immobilien nur der Datensatz in der Hauptsprache gefunden. Nun können Sie die jeweilige Immobilie über die Datensatznummer ganz leicht in der korrekten Sprache finden.

Hinweis: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn das Mehrsprachenmodul aktiviert ist.

Arbeitszeit mobil starten

Mit der onOffice App können Sie die Arbeitszeiterfassung jetzt mobil starten und stoppen. Im Menü finden Sie ganz unten die Funktion „Zeiterfassung“. Hier erfassen Sie bequem unterwegs Ihre Arbeitszeit.

Arbeitszeiterfassung-App Screenshot

Hinweis: Voraussetzung für das Starten und Stoppen der Arbeitszeit aus der App ist die Einstellung „Arbeitszeit über onOffice App starten / stoppen“ unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Reiter „onOffice App“.

Mobile Version: Einheitenliste

In der mobilen Version wird nun unter „Weitere Details“ die Einheitenliste dargestellt. Die neue Ansicht ist aus Stammobjekten oder Einheiten aufrufbar.

Voraussetzung ist natürlich, dass das Multi-Objekt-Modul aktiv ist.

März-Release 2020

Unsere Top-Anpassung

Externe Suche nach Adressen

onOffice ermöglicht jetzt eine versionenübergreifende Adresssuche! Dieses Feature eignet sich besonders für große Unternehmen, die mit mehreren onOffice Versionen arbeiten. Sobald die Funktion bei onOffice gebucht ist, finden Sie in der Quicksearch den neuen Button „Externe Suche starten“. Mit dieser Funktion durchsuchen Sie nicht nur Ihre eigene onOffice Datenbank nach Adressen, sondern auch verknüpfte onOffice Versionen.

Durchsuchbar sind ausschließlich Versionen, die zuvor über einen API-User eingebunden wurden (Extras >> Einstellungen >> Anbindung externer Mandanten). Die API-Daten erhalten Sie von dem Admin der jeweiligen Version. Ohne eine solche API-Verknüpfung ist die externe Suche nicht möglich.

Anschließend kann Benutzern gezielt das Benutzerrecht „Externe Suche“ verliehen werden. Dieses finden Sie in den Benutzereinstellungen im Reiter Rechte >> Administrative Rechte >> Externe Suche.

Die externe Suche ist im ersten Schritt nur für Adressen möglich. Eine Erweiterung auf Immobilien ist geplant.


Weitere Anpassungen

Portalschnittstelle: Findheim Secret Deals

Jetzt können Sie Ihre Immobilien über das österreichische Portal Findheim Secret Deals vermarkten. Sie finden das Portal in den Portaleinstellungen unter Extras >> Einstellungen >> Reiter: Portale.

Das Portal dreht den Vermarktungsprozess von Kaufimmobilien um: Suchende legen ein genaues Suchprofil an; bei Übereinstimmung wird Ihnen der Kontakt vermittelt und Sie können die Immobilie anbieten.

Responsiver Datei-Uploader

Das Pop-up für den neuen Datei-Uploader bei den Immobilien ist jetzt responsive. Das vereinfacht die Arbeit an unterschiedlichen Endgeräten.

Immobilien auf Facebook: Neue Login-Möglichkeit

Jetzt können alle berechtigten Benutzer ihre Immobilien leichter auf Facebook posten. Zusätzlich zu den Benutzereinstellungen kann der Login zu Facebook direkt in der Immobilie vorgenommen werden.

Facebook-Schnittstelle Screenshot

Die Einstellungen finden Sie in der Immobilie im Reiter Vermarktung >> Kategorie Social-Media. Hier finden Sie den neuen Button „Einstellungen”. Darüber öffnet sich ein Pop-up, worüber Sie sich in Facebook anmelden können, sofern das Recht „Darf Immobilien auf Facebook posten” bei Ihnen aktiv ist.

Das erspart Ihnen den umständlichen Login über die Benutzereinstellungen.

PDFdesigner: Makro für Textbox

In PDFs können Sie jetzt Textabschnitte farbig hervorheben. Fügen Sie hierzu die interessante oder wichtige Textstelle zwischen den zwei neuen Makros ein: {box} Textstelle {/box}.

Dadurch wird die „Textstelle“ als eigener Absatz auf einem grauen Hintergrund platziert, der mit den Seitenrändern abschließt.

Bei den PDF-Briefen kann das Makro innerhalb des Briefe-Pop-ups eingesetzt werden. Bei der Exposé-Erstellung im PDFdesigner kommt es auf dem Seitentyp „Text” zum Einsatz. Fortgeschrittene Nutzer können weitere Einstellungen vornehmen: Stellen Sie hierzu vor die oben genannten Makros das neue Makro „_boxdefinition“ voran. Damit können Farbe, Breite der Textbox, Rahmenfarbe, Rahmenstärke und die Ausrichtung gesteuert werden.

Die Syntax lautet:
_boxdefinition(Farbe: x, Breite: x, Rahmenstärke: x, Rahmenfarbe: x, Ausrichtung: x) {box} Textstelle {/box}

Zum Beispiel:
_boxdefinition(Farbe: f0f0f0, Breite: 99, Rahmenfarbe: f0f0f0, Rahmenstärke: 1, Ausrichtung: links) {box} Textstelle {/box}

Die genaue Aufschlüsselung der Werte sowie Maßeinheiten finden Sie bei den PDF-spezifischen Makros in der Makro-Liste.

Mit dieser Funktion gestalten Sie Ihre PDFs noch attraktiver!

Anpassungen in der mobilen Version

Eigentumsliste

Die Eigentumsliste kann nun auch in der mobilen Version aufgerufen werden. Sie finden die Liste über Weitere Details >> Eigentum. Wie auf dem Desktop ist die Liste jedoch nur bei Adressen mit der Kontaktart „Eigentümer“ sichtbar. Bitte achten Sie auch darauf, zuvor über die Administration den Reiter „Eigentum“ zu aktivieren.

Damit haben Sie auch unterwegs immer eine Übersicht aller Immobilien des Eigentümers.

Interessentenreiter

Der Interessentenreiter für die mobile Version wurde vollständig überarbeitet. Die neue Ansicht finden Sie in der Immobiliendetailansicht unter Weitere Details >> Interessenten.

Mit einer horizontalen Scrollleiste wechseln Sie zwischen automatischer und manueller Zuordnung sowie „Bisher angeboten“. Zusätzlich können Sie die Ergebnisse aktualisieren, sortieren und filtern.

Mit der neuen Ansicht haben Sie unterwegs den optimalen Überblick über alle Interessenten zur Immobilie.

Februar-Release 2020

onOffice Marketplace Keyvisual und Logo

Unsere Top-Anpassung

onOffice Marketplace: Der Marktplatz für onOffice Makler

Der onOffice Marketplace vereint Produkte und Dienstleistungen rund um die Immobilienbranche. Die Plattform startet vorerst in Deutschland, wird aber zukünftig in weiteren Ländern verfügbar sein.

Schluss mit mühseligem Copy & Paste von Angaben und dem Verwalten diverser Logins zu den unterschiedlichsten Plattformen. Profitieren Sie ganz leicht von den Innovationen erfolgreicher PropTech-Unternehmen. Wertermittlung gefällig? Oder automatisierte Terminkoordination für Besichtigungen? Kein Problem: Einfach den entsprechenden Dienstleister im Marketplace auswählen, Produkt oder Service buchen und schon geht’s los.

Um den Marketplace freizuschalten, geben Sie einmalig Ihre Zahlungsdaten ein. Daraufhin legen Sie fest, wer im Unternehmen über das Konto bestellen darf. Administratoren können die einzelnen Dienste im Marketplace freischalten und bestimmen, wer den jeweiligen Service nutzen soll. Die individuellen Benutzerrechte machen den Marketplace in der Nutzung flexibel. Natürlich wird jede Transaktion dokumentiert.

In der ersten Phase erhalten Sie kostenfrei die automatisierte Wertermittlung von Sprengnetter (SprengnetterAVM) sowie den Geolyzer zur optimierten Lageplanerstellung und Ermittlung von Infrastrukturdaten.


Weitere Anpassungen

Gleichzeitige Nutzung von App und enterprise

Die onOffice App wurde in den letzten Wochen vollkommen neu entwickelt. Wir haben bisher viel positives Feedback zur App und zu onOffice enterprise – der klassischen Desktop-Variante – erhalten. Jetzt können Sie beides endlich parallel nutzen!

Nach wie vor kann derselbe Nutzer nicht in mehreren Browsern oder mit mehreren Mobilgeräten gleichzeitig eingeloggt sein. Hierfür sind weitere Benutzerlizenzen erforderlich.

Schaufenster-TV: Weitere Video-Formate

Im Schaufenster-TV ist nun ein HTML5-Videoplayer integriert. Damit unterstützt das Schaufenster-TV neben YouTube-Links jetzt auch Videos in anderen Formaten (webm, mp4, ogm). Die Links zu den Videos hinterlegen Sie unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Reiter: Allgemein >> Schaufenster TV in den erweiterten Einstellungen.

Screenshot onOffice

Mit dieser Erweiterung binden Sie ganz leicht Videos von Ihrem eigenen Webspace im Schaufenster-TV ein.

Anpassungen im PDFdesigner

CK-Editor im Brief-Template

In PDF-Brief-Templates können jetzt mehr Funktionen für die Formatierung genutzt werden. Egal ob Rücksendeangabe, Anschriftenbereich oder Datenbereich: Formatierung (fett, kursiv, unterstrichen), Ausrichtung (links- / rechtsbündig, zentriert), Einzug und vieles mehr können nun über den erweiterten Editor mit wenigen Klicks angepasst werden.

Screenshot onoffice

Damit sind Sie noch freier bei der Gestaltung Ihrer Briefvorlagen.

Brief-Template „Merkur“ mit Seitenleiste

Im Datenbereich werden die wiederkehrenden Angaben wie Absender, Ansprechpartner usw. untergebracht. Bei den bisherigen Brieftemplates ist der Datenbereich lediglich eine Box über dem Inhalt des Briefes.

Mit dem neuen PDF-Brief-Template „Merkur“ können Sie den Datenbereich jetzt als Seitenleiste über die komplette Höhe eines Briefes anzeigen lassen. Den vertikalen Versatz und den Abstand zum Text können Sie frei definieren. Sie finden das neue Template unter Bearbeiten >> PDFdesigner >> Reiter: Brief-Templates mit einem Klick auf das „+“.

Screenshot onOffice

Das ermöglicht Ihnen eine noch flexiblere Gestaltung.

Layoutmuster „Travolta“ für individuelle Seite

Für individuelle Seiten von PDF-Exposés gibt es nun ein neues Layoutmuster: Mit dem Layoutmuster „Travolta“ lässt sich eine Bild-Datei über die gesamte Breite des Exposés, also bis zum linken und rechten Seitenrand, abbilden.

Screenshot pdf Designer

Ändern Sie bei der individuellen Seite im Dropdown-Menü „Auswahl“ den Dateityp auf „Immobilien-Datei“ oder „Online-Datei“, erscheinen weitere Auswahlmöglichkeiten sowie die Option „Layoutmuster“. Hier finden Sie das Layoutmuster „Travolta“, mit dem Sie auf die Dateien aus der Immobilie oder aus dem Online-Speicher zugreifen können.

Nutzen Sie die neue Gestaltungsmöglichkeit, um Immobilien noch ansprechender zu präsentieren.

Einheitenliste aus einer Einheit generieren

Falls Sie Ihren Immobilienbestand mit dem Multi-Objekt-Modul als Stammobjekte und Einheiten organisieren, werden Exposés, die den Seitentyp „Einheitenliste“ enthalten, jetzt auch bei Aufruf aus einer Einheit generiert. Zuvor war dies nur aus dem Stammobjekt heraus möglich.

Dies betrifft die Generierung von Exposés an verschiedenen Stellen:

  • über den Exposé-Button in der Aktionsleiste einer Einheit
  • über den PDF-Button unterhalb der Interessentenliste einer Einheit (betrifft nur Exposé-Vorlagen mit der Kategorie „PDF mit Interessent“)
  • über den E-Mail-Composer bzw. Brief-Dialog, sofern eine Einheit verknüpft ist
  • über „Portalanfragen direkt beantworten”
  • beim Versand von Exposés über den Prozessmanager / Anfragenmanager
  • beim Versand von Exposés über den „Automatischen Exposéversand”

Auf diese Weise können Sie alle Einheiten einfacher in Exposés aufführen und vermarkten.