April-Release 2024

27. März 2024/von Elisa Fritz

Anpassungen im onOffice Marketplace

Neuer Schlüssel für „BOTTIMMO“

Für den onOffice Marketplace Anbieter „BOTTIMMO“ haben wir einen Schlüssel für das Feld „Herkunft Kontakt“ angelegt. Wenn Sie Kontakte über BOTTIMMO anlegen, erhalten diese nun den neuen Schlüssel und Sie können die Angaben eindeutig zuordnen. Damit wird ab jetzt auch die Herkunft des Kontaktes richtig hinterlegt.

Weitere Anpassungen

Anpassung der Leserechte bei Aufgabenverknüpfung

In der Aufgaben-Detailansicht wurden fehlende Leserechte für eine Immobilie oder Adresse bisher nicht korrekt beachtet. Dies haben wir nun angepasst.

Ab sofort können auch Bearbeiter ohne Leserecht den verknüpften Datensatz sehen. Dies war vorher nur über den Aufgabenverlauf möglich. Allerdings werden Immobiliennummer, Adresse und der Objekttitel mit „XXX“ in der Kategorie „Immobilie“ verschleiert. Auch die Dokumentation im Verlauf der Aufgabe ist nun verschleiert dargestellt.

Dadurch sind Ihre Kundendaten gegenüber unberechtigten Lesern besser geschützt.

Prozessmanager: Kombifelder akzeptieren

Der Prozessmanager akzeptiert jetzt auch Feldwerte von Kombifeldern für den Autostart. Wenn z. B. das Feld „Anrede“ als Kombi- oder Einzelfeld aktiv ist, können Sie nun auch alle dazugehörigen Felder für den Autostart auswählen.

Damit muss nur noch ein Feld im Adressdatensatz aktiv sein. Die Anpassung verbessert die Usability des Prozessmanagers.

Multi-Objekt-Modul: Verbesserung der grafischen Darstellung

Zu Immobilienanlagen können Sie bereits seit Längerem eine grafische Übersicht der Einheiten aufrufen. Einheiten ohne Angabe der Etage wurden bisher noch nicht dargestellt. Das führte immer wieder zu Verwirrung. Daher werden Einheiten ohne Werte bei „Etage“ jetzt im Erdgeschoss dargestellt.

Die grafische Darstellung der Immobilie und die Aufteilung der Einheiten wird dank der Anpassung verständlicher.

Faktura: Fehlermeldung verbessert

Wenn in den Grundeinstellungen ein Belegtext leer war und der Benutzer eine Rechnung für diese Zahlungsart angelegt hat, enthielt die Fehlermeldung einen internen Datenbankfeldnamen und der Hinweistext war unverständlich.

Diese Fehlermeldung haben wir nun angepasst. Ab sofort wird der über die Administration festgelegte Feldname ausgegeben, wodurch der Hinweis benutzerfreundlicher und verständlicher ist.

Haupt-Telefonnummer versenden

In einem Adressdatensatz können Sie über „Weitere Aktionen >> Kontakt versenden“ die Telefonnummer Ihres Kontakts verschicken. Bisher wurde nur die Nummer, die dem Datensatz als letztes hinzugefügt wurde, versendet.

Jetzt verschickt das System immer die Haupt-Telefonnummer. Diese können Sie am Radio-Button erkennen. Somit wird sichergestellt, dass nur gewünschte Telefonnummern versendet werden.

Mehrsprachige Systembenachrichtigungen

E-Mail-Benachrichtigungen des Systems werden ab sofort in der Benutzersprache des Empfängers versendet.

Hat z. B. ein italienischsprachiger Anwender sein Passwort vergessen, erhält er die entsprechende E-Mail dazu nun in italienischer Sprache.

Die Umstellung der E-Mails wird schrittweise erfolgen. Diese Anpassung fördert die Verständlichkeit und Usability der System-E-Mails.

Neue Benutzereinstellung „Felder verwalten“

Bisher wurde für das neue Benutzerrecht „Felder anlegen und verwalten“ nicht beachtet, dass Benutzer mit diesem Recht zwar Felder anlegen und bearbeiten können, aber keine Filter oder Formeln setzen dürfen.

Wir haben das Benutzerrecht angepasst, sodass auch Benutzer ohne das Recht „Administrator“ Feldfilter und -formeln setzen können. Dank der Anpassung können Sie effizienter mit Feldern arbeiten.

Felder mit identischem Label exportieren

Beim CSV-Export haben sich in der Vergangenheit Felder mit identischen Feldbezeichnungen überschrieben. Jetzt können Sie beim CSV-Export beliebig viele Felder mit derselben Feldbezeichnung bzw. Label exportieren.

Die Spalten des Exports sind nach folgendem Schema benannt: „Feldbezeichnung, Feldbezeichnung (Feld A), Feldbezeichnung (Feld B), Feldbezeichnung (Feld C)“ usw.

Dank der Anpassung gibt es keine Limitierung mehr und Sie können mehrere Felder gleich benennen und exportieren.

Optionale Makro-Entfernung in E-Mails

Bei der Beantwortung und Weiterleitung von E-Mails mit sehr viel Textinhalt dauerte das Öffnen sehr lange oder war nicht möglich. Ursache hierfür war eine Durchsuchung des Inhalts auf Makros, um diese zu entfernen.

Dieses Verhalten haben wir nun behoben und Sie erhalten zusätzlich die Option, die Prüfung auf Makros ab einer bestimmten E-Mail-Größe zu überspringen. So vermeiden Sie lange Ladezeiten beim Beantworten und Weiterleiten von E-Mails und beschleunigen Ihren Workflow.

Anpassungen für Portale

Neue Verknüpfungen und Felder bei Portalen

Für die Portale Idealista, Immobiliare sowie die Formate Kyero und Fotocasa haben wir verschiedene Anpassungen zur Übertragung einzelner Felder vorgenommen.

Idealista:

Es gibt nun weitere Schlüssel zur Heizungsart für das Idealista-Feld „heatingType“.
Wenn Sie in onOffice enterprise ein Swimmingpool-Typ ausgewählt haben, überträgt das System für das Idealista-Feld „pool“ den Wert „WAHR“.
Wenn Sie den Objekttyp „loft-studio-atelier“ oder den Wohntyp „wohntypEinzimmerwohnung“ nutzen, wird die Immobilie als Studio nach Idealista übertragen.
Bei einem Studio wird „rooms“=0 nach Idealista.es und „rooms“=1 nach Idealista.it übertragen.
Das Feld „additionalink“ ist mit dem onOffice enterprise Feld „link_item“ verknüpft.
Wir haben die Übertragung diverser Objekttypen ergänzt.

Immobiliare:

Die Schlüssel des Immobiliare-Feldes „garage_type“ wurden in onOffice enterprise mit weiteren Schlüsseln des Feldes „stellplatzart“ verknüpft.
Sind in einer Immobilie Einbauschränke, pflegen Sie diese Information ab sofort über das Feld „ausstattungsdetails“ > „einbauschraenke“. In Immobiliare wird die Information anschließend unter „amount cupboard“ veröffentlicht. Das Feld „schrankwand“, das bislang mit dem Immobiliare-Feld „closet“ gemappt war, wird in diesem Zuge entfernt, da auch Immobiliare das Feld „closet“ nicht länger unterstützt.
Das Mapping diverser Objekttypen wurde ergänzt.

Kyero:

Das Feld „province“ ist in onOffice enterprise nun mit dem Feld „province“ und nicht mehr mit „bundesland“ verknüpft.

Fotocasa:

Das Feld „province“ ist jetzt ebenfalls in onOffice enterprise mit dem Feld „province“ und nicht mehr mit „bundesland“ verknüpft.
Die Schlüssel des Feldes „EnergyPerformanceCertificate“ haben wir in onOffice enterprise mit den Schlüsseln des Feldes „energieausweisTyp“ gemappt.

Diese Anpassungen verbessern die Usability bei Portalübertragungen.

Neue Schlüssel für „Wesentliche Energieträger“

Wir haben weitere Schlüssel für die Felder „Wesentlicher Energieträger“ und „Befeuerung“ hinzugefügt. Die Schnittstellen zu IS24 und OpenImmo wurden entsprechend angepasst.

Dadurch können Sie nun differenziertere Angaben zum Energieausweis und der Heizungsart machen.

Neuer Schlüssel für „eBuero“ (multiphone)

Sollten Sie die Firma „eBuero“ (multiphone) nutzen, können Sie jetzt einen neuen Schlüssel für das Feld „Herkunft Kontakt“ sehen. Der neue Schlüssel heißt „eBuero“ und ist für alle Kunden inaktiv implementiert.

Somit zeigt der Portalfilter weiterhin alle Datensätze von eBuero an.

Neue Portalschnittstelle „Gate-Away.com“

Ab sofort können Sie das kostenpflichtige Portal „Gate-Away.com“ nutzen.

Damit begrüßen wir ein weiteres Immobilienportal als feste Schnittstelle bei onOffice enterprise.

Portal „Quoka“ entfernt

Das Portal „Quoka“ wurde entfernt.

Anpassungen des WordPress-Plugins

Das onOffice Plugin für WP-Websites erhält diesen Monat folgende Updates:

Erweiterte Suche für Feldlisten

Wir haben eine leistungsstarke Suchfunktion implementiert. Jetzt können Sie mühelos durch die Feldliste navigieren und nach den gewünschten Feldern flexibel suchen. Mit nur wenigen Klicks finden Sie alle relevanten Felder und können Sie zu Ihrer Liste hinzufügen oder entfernen. Diese Verbesserung erleichtert die Verwaltung und Organisation der Immobilienlisten und Formulare erheblich und Sie können schneller und effizienter arbeiten.

Verbesserte Umkreissuche

Pflichtfelder für die Umkreissuche sind jetzt unveränderlich. Diese Anpassung verhindert potenzielle Funktionsfehler. So können sich Ihre Website-Besucher auf eine reibungslose und effiziente Nutzung verlassen.

Leichter Speichern

Ab sofort müssen Sie nicht mehr bis zum Ende einer langen Seite scrollen, um Ihre Änderungen zu speichern. Der Speicher-Button bleibt stets sichtbar.

Diese Neuerung verbessert die Usability.

Deutlich verbesserte Backend-Performance

Wir konnten die Backend-Performance deutlich steigern, insbesondere wenn Gutenberg-Blocks oder ACF-Blocks verwendet werden.

März-Release 2024

29. Februar 2024/von Elisa Fritz

Unsere Top-Anpassung

onOffice Marketplace Services jetzt direkt in der Immobilienverwaltung

Wir möchten das Nutzererlebnis für den onOffice Marketplace weiter verbessern.

Daher erscheinen geeignete Services in einem eigenen Reiter in der Immobilie, damit Sie die Dienstleistung genau an der Stelle griffbereit haben, an der Sie sie brauchen.

Die Dienste PriceHubble und AreaButler finden Sie jetzt auf dem eigenen Immobilienreiter.

Anpassungen im onOffice Marketplace

Neuer Anbieter im onOffice Marketplace

Diesen Monat begrüßen wir für Deutschland, Österreich und die Schweiz einen neuen Anbieter im onOffice Marketplace:

Propform.io
Propform.io ist ein Service zur Erstellung von Formularen und Datenpflege direkt in onOffice enterprise. So können Sie eigenständig Webformulare erstellen, die per API an onOffice enterprise angeschlossen sind. Als onOffice Kunde erhalten Sie ein Formular kostenlos!

Anpassungen in der onOffice App

Datei-Anhänge in E-Mail-Aktivitäten

Wir haben die Detailansicht der E-Mail-Aktivitäten in der onOffice App verbessert. Wenn Sie in der Aktivitätenliste die Detailansicht einer E-Mail-Aktivität öffnen, wird nun der Reiter „E-Mail“ als erstes angezeigt. Im Reiter „Dateien“ finden Sie nun, falls vorhanden, alle Anhänge einer E-Mail.

Die Anhänge sind nun also auch komfortabel über die Aktivitäten einer Adresse zu erreichen, statt nur über das E-Mail-Postfach. Das erleichtert das Auffinden relevanter Informationen erheblich.

Weitere Anpassungen

Oster-Vorlagen

Ende März stehen die Ostertage an! Im Ordner „oO – Eventvorlagen“ finden Sie eine Auswahl an mehrsprachigen Oster-Vorlagen.

Diese können Sie direkt versenden oder duplizieren und als Basis für Ihre eigenen Ostergrüße nutzen.

Microsoft 365 Sync: 1-Weg-Synchronisation für Termine

Bei der 1-Weg-Synchronisation haben Sie die volle Kontrolle über die Synchronisationsrichtung: Sie legen fest, in welche Richtung die Daten übertragen werden.

Im ersten Schritt haben wir die Synchronisation von Microsoft-Kalendern in Richtung onOffice enterprise umgesetzt. Die umgekehrte Richtung folgt in Kürze.

Mit dieser Funktion erweitern wir das bestehende Feature und bieten Ihnen damit eine breitere Palette an Nutzungsmöglichkeiten für die Kalender-Synchronisation.

Weitere Sprachen für die Übersetzungsfunktion

Wir haben die Übersetzungsfunktion für Freitexte und Aufgabenbeschreibungen um die Sprachen Schwedisch, Tschechisch, Türkisch und Ungarisch erweitert.

Damit vereinfachen Sie die mehrsprachige Vermarktung und die Arbeit mit internationalen Teams.

Optionale Makro-Entfernung in E-Mails

Bei der Beantwortung und Weiterleitung von E-Mails mit sehr viel Textinhalt dauerte das Öffnen sehr lange oder war nicht möglich.

Ursache hierfür war eine Durchsuchung des Inhalts nach Makros, um diese zu entfernen. Dieses Verhalten haben wir nun behoben und Sie erhalten zusätzlich die Option, die Prüfung auf Makros ab einer bestimmten E-Mail-Größe zu überspringen.

So vermeiden Sie lange Ladezeiten beim Beantworten und Weiterleiten von E-Mails und beschleunigen Ihren Workflow.

onOffice API: Unterstützung von Wasserzeichen beim Bilder-Upload

Das Hochladen von Bildern in eine Immobilie über die onOffice API unterstützt nun auch Wasserzeichen.

Bisher war es so, dass Bilder, die von extern in die Software eingespielt wurden, nicht automatisch mit einem Wasserzeichen versehen wurden.

Dieses Verhalten wurde angepasst. Wenn Sie also in onOffice enterprise Ihr Wasserzeichen hinterlegt haben, wird dieses nun ordnungsgemäß in Bilder eingefügt, die Sie über die onOffice API bei Immobilien hinzufügen.

Anpassungen für Portale

Übertragung von WG-Zimmern zu IS24

Ab sofort können Sie über onOffice enterprise auch WG-Zimmer zu IS24 übertragen. Hierfür haben wir die Portalübertragung verbessert und die notwendigen Pflichtfelder hinzugefügt.

In unserer Online-Hilfe können Sie sich die entsprechenden Felder ansehen und bei Bedarf über die Administration aktivieren.

Dank der neuen Pflichtfelder können Sie eine weitere Immobilienart zu IS24 übertragen.

IS24-Zertifizierung speichern

Wenn Sie in den Gruppeneinstellungen über Extras >> Einstellungen >> Gruppen >> Reiter: Portaleinstellungen die Zertifizierung für das Portal IS24 zurückgesetzt haben, blieb die vorher benötigte Checkbox „Zertifizierung zurücksetzen“ bisher weiterhin aktiv. Das führte zu Problemen, weil bei erneutem Speichern die Zertifizierung immer wieder zurückgesetzt wurde.

Jetzt wird nach Zurücksetzen der Zertifizierung die Checkbox ausgeblendet und der Textlink „Zur Zertifizierung“ erscheint wieder. Wenn Sie die Zertifizierung zurücksetzen, können Sie diese nun problemlos erneut durchführen, um die Übertragung zu IS24 sicherzustellen.

Länderkennung bei Übertragung von Mobilnummern

Ein zusätzlicher Identifier gewährleistet nun beim Portalexport, dass die Länderkennung der Rufnummer (bspw. eines Ansprechpartners) identifiziert und korrekt an das Portal übertragen wird, unabhängig davon, in welchem Land Ihr Standort ist.

So ist sichergestellt, dass die korrekte Rufnummer im Inserat angegeben wird und Interessenten Sie erreichen.

Top-Immobilien an Immobiliare übertragen

Immobiliare bietet verschiedene Pakete für die Platzierung von Inseraten an. Damit die Information, welches dieser Pakete Sie gebucht haben, an Immobiliare übertragen werden kann, haben wir ein entsprechendes Feld inklusive der zugehörigen Schlüssel hinzugefügt.

Somit werden die exportierten Immobilien wie gewünscht auf Immobiliare dargestellt.

Erweiterung des Mappings zu Idealista und Immobiliare

Die Felder für die Übertragung zu den Portalen Idealista.it, Idealista.es und Immobiliare wurden erweitert.

In diesem Zusammenhang haben wir weitere Felder in onOffice enterprise angelegt sowie bestehende Felder für das Mapping berücksichtigt.

Damit ist eine korrekte Übertragung zu diesen Portalen sichergestellt.

Erweiterung des OpenImmo-Formats

Für die reibungslose internationale Vermarktung haben wir diverse Schnittstellenanpassungen für italienische und spanische Portale vorgenommen. Dazu gehören diverse neue Felder und Schlüssel für die Portale casa.it, idealista.it, idealista.es und Immobiliare.it.

In diesem Zuge wurden diese Felder auch für das OpenImmo-Format entsprechend angepasst.

Neue Portalschnittstelle „Wikicasa.it (API)“

In Kürze wird Wikicasa die Übertragung von Immobilien per FTP-Schnittstelle abstellen. Stattdessen wird die Übertragung über die API-Schnittstelle von Wikicasa erfolgen.

Aus diesem Grund haben wir die neue Portalschnittstelle „Wikicasa.it (API)“ eingerichtet, die Sie ab sofort aktivieren und nutzen können. Gleichzeitig entfernen wir die alte FTP-Schnittstelle von Wikicasa (Wikicasa.it), da eine parallele Nutzung nicht möglich ist.

Falls Sie noch über die alte FTP-Schnittstelle übertragen, kontaktieren wir Sie gesondert und besprechen gemeinsam die Migration auf die neue Schnittstelle. Bis zu diesem Zeitpunkt können Sie Ihre Immobilien wie gewohnt über die alte FTP-Schnittstelle exportieren. Die neue API-Schnittstelle wird Ihnen erst eingeblendet, wenn die Migration der Immobilien stattgefunden hat.

Sollten Sie Ihre Immobilien bislang über einen anderen Provider an Wikicasa übertragen haben, kontaktieren Sie uns bitte im Vorfeld der Aktivierung der neuen Schnittstelle Wikicasa. Nur so kann sichergestellt werden, dass Sie auch über onOffice enterprise mit ihren bisherigen Zugangsdaten Immobilien an Wikicasa übertragen können.

Mit dieser Anpassung stellen wir weiterhin eine reibungslose Übertragung Ihrer Immobilien sicher.

Portal ib24.com entfernt

Wir haben das Portal ib24.com entfernt.

Detailverbesserungen

DSGVO-Widgets: neuer Hinweis beim Entfernen von Kontaktdaten

Mit dem DSGVO-Widget „DSGVO – Löschung angefordert“ können Sie über den Button „Kontaktinformationen entfernen“ Kontaktdaten aus Adressen löschen und diese archivieren.

Bisher beinhaltete der entsprechende Hinweistext nur die Löschung der Kontaktdaten. Dies haben wir angepasst. Der neue Hinweistext lautet: „Sollen die Kontaktinformationen der selektierten Adresse entfernt und die Adressen archiviert werden?“

Somit informiert Sie das System zusätzlich über die Archivierung der Adressen.

Warnmeldung bei Datenbanklimits durch individuelle Felder

Über die Administration können Sie pro Kategorie nur eine bestimmte Anzahl an individuellen Feldern anlegen. Überschreiten Sie dieses Limit, legt das System keine neuen Felder mehr an.

Ab sofort erhalten Sie eine Warnmeldung, wenn Sie das Limit an individuellen Feldern für eine Kategorie erreicht haben. Mit dieser Information können Sie die Kategorie prüfen und ggf. nicht benötigte Felder löschen. Nach einer Bereinigung Ihres Bestandes an individuellen Feldern können Sie wieder wie gewohnt Felder anlegen.

Arbeitslisten: Abkürzung „STV“ wird ausgeschrieben

In der Immobilienverwaltung können Sie Arbeitslisten für die Darstellung im Schaufenster-TV erstellen.

Dazu öffnen Sie über Arbeitslistenaktionen >> Erstellen/Erweitern/Verschieben ein Pop-up-Fenster. Hier finden Sie die Option „Als STV-Liste speichern“. Die Abkürzung schreiben wir ab jetzt als „Schaufenster-TV“ aus. Dies verbessert die Verständlichkeit.

Anpassung des Default-Wertes bei „Geschlecht“

Neue Adressen werden ab sofort ohne initiale Zuweisung eines Geschlechtes angelegt, sofern das Feld „Geschlecht“ aktiv ist. Der Wert im Singleselect-Feld steht per Default auf „0 = keine Angabe“.

Möchten Sie diese Einstellung anpassen, öffnen Sie Extras >> Einstellung >> Administration >> Reiter: Singleselect >> Modul: Adressen >> Schlüsselfeld: Geschlecht.
Sollte das Feld bei Ihnen nicht aktiv sein, können Sie es bei Bedarf in der Administration auf dem Reiter „Eingabefelder“ aktivieren. Sie finden es in der Adressverwaltung in der Kategorie „Stammdaten“.

Mit dieser Änderung wird verhindert, dass Adressdatensätze von vornherein mit einer falschen Geschlechtsangabe angelegt werden, was die Datenbankpflege verbessert.

Usability-Optimierung für Suchfelder

Wir haben das Verhalten der Search-As-You-Type-Felder zum Beispiel für Benutzerselektoren und Adress- oder Immobilienzuordnungen in Termin-Pop-ups verbessert. Bisher wurde die Auswahlliste geschlossen, sobald der Mauszeiger den Auswahlbereich verlassen hat. Mit der Anpassung wird das Auswahlfenster erst geschlossen, wenn außerhalb des Auswahlbereichs geklickt wird.
Diese Anpassung vereinfacht zahlreiche Auswahlvorgänge, zum Beispiel das Hinzufügen von Adressen oder Immobilien zu Terminen.

Anpassungen des WordPress-Plugins

Das onOffice Plugin für WP-Websites erhält diesen Monat folgende Updates:

Erweiterte Funktionalität:
Wir haben fehlende Felder aus onOffice enterprise hinzugefügt.
Verbesserte Usability:
Früher mussten Benutzer möglicherweise manuell Datumswerte eingeben, was zu Fehlern und Verwirrung führen konnte. Jetzt haben wir sowohl im Backend des Plugins als auch im Frontend einen Datepicker integriert, um die Auswahl von Datumswerten zu erleichtern.

Preis auf Anfrage:
Manchmal ist es notwendig, den Preis für eine Immobilie auf Anfrage zu setzen, um Flexibilität zu gewährleisten oder besondere Umstände zu berücksichtigen. Eine Manipulation des Preisfilters, um einen „Preis auf Anfrage” zu umgehen, wurde unterbunden.
Klare Kommunikation:
In der Vergangenheit wurde der regionale Zusatz in eingehenden E-Mails als kryptischer Datenbankschlüssel angezeigt. Wir haben das Problem behoben, indem wir den regionalen Zusatz nun im Klartext anzeigen.

Februar-Release 2024

1. Februar 2024/von Beate Böker

Unsere Top-Anpassung

Zapier-Schnittstelle im onOffice Marketplace

Zapier ist ein leicht zu bedienender Prozessmanager für software-übergreifende Prozesse.

Die Schnittstelle im onOffice Marketplace können Sie kostenfrei aktivieren. Sie benötigen lediglich einen Account bei Zapier. Anschließend können Sie onOffice mit Ihren anderen Anwendungen koppeln. Es lassen sich alle Werte ansteuern – auch individuelle Felder!

Beispielsweise können Sie komfortabel Social-Media-Leads auslesen und an onOffice enterprise übertragen. Bei der Dublettenprüfung prüft Zapier, ob ein Datensatz bereits existiert und aktualisiert diesen. Jede Übertragung wird in der Historie von Zapier dokumentiert. Falls ein Prozess fehlschlägt, geht eine Meldung an die hinterlegte E-Mail-Adresse.

Eine Übersicht aller Aktionen, die mit der Schnittstelle möglich sind, finden Sie bei Zapier.

Wie nutze ich Zapier?

Aktivieren Sie Zapier im onOffice Marketplace und öffnen Sie anschließend die Einstellung oben über das Marketplace-Menü. Dort finden Sie die Customer-ID und den API-Key. Suchen Sie anschließend in Zapier nach onOffice, hinterlegen Sie dort den API-Key, um die Verbindung herzustellen.

Übertragung nach onOffice enterprise: Erstellen Sie in Zapier anhand von unterschiedlichen Triggern und Actions Ihre eigenen Prozesse, um Daten aus anderen Anwendungen nach onOffice zu übertragen.
Übertragung aus onOffice enterprise: Sie entscheiden, wann welche Daten übertragen werden. Im Datensatz öffnen Sie über die Aktionsleiste eine Liste mit den verschiedenen „Zaps“, also den Prozessen, die Sie aus diesem Datensatz heraus starten können.
Natürlich können Sie die Übertragung auch automatisieren: Verwenden Sie den Prozessmanager mit Autostart auf ein beliebiges Feld. Nutzen Sie anschließend den Prozessschritt „Webhook“ – dieser ist beschränkt auf onOffice Dienste im Marketplace. Wählen Sie hier Zapier aus und fügen Sie als „prozess_id“ von Zapier ein.

Informationen zur Einrichtung finden Sie in unserer Online-Hilfe.

Achtung: Unsere Auftragsdatenverarbeitung bezieht sich lediglich auf die Schnittstelle im onOffice Marketplace. Sie müssen daher mit Zapier einen eigenen AVV abschließen.

Zapier ist ein US-amerikanischer Anbieter, der Datentransfer geht also über die USA. Sie müssen bei Verwendung daher Ihre Datenschutzbestimmungen anpassen. Wir empfehlen, Zapier nur für Informationen zu nutzen, die keine personenbezogenen Daten enthalten.

Hinweis: Wir bieten keinen Support für die Anwendung von Zapier. Im onOffice Marketplace finden Sie den Kontakt von Santino Giese für Support und Hilfestellung.

Weitere Anpassungen

Neuer Anbieter im onOffice Marketplace

Diesen Monat dürfen wir wieder einen neuen Partner in unserem onOffice Marketplace begrüßen:

My Vivenda
My Vivenda ist eine Plattform zur Automatisierung der Erstellung von Marketingmaterial. Mit MY VIVENDA Print on Demand erstellen Sie individuelles Druckmaterial in perfekter Qualität innerhalb kürzester Zeit.

Neue Einstellung für den MS-Sync von Terminen

Die neue Einstellung „Bereits angelegte Termine synchronisieren“ ermöglicht Ihnen die Entscheidung, ob Sie bestehende Termine zu Microsoft übertragen möchten.

Unter Extras >> Einstellungen >> Benutzer >> Reiter: Einstellungen öffnen Sie unten im Sync-Bereich die Konfiguration für den Kalender. In dem Pop-up finden Sie die neue Checkbox „Bereits angelegte Termine synchronisieren“. Setzen Sie dort das Häkchen, werden bereits angelegte Termine in das jeweilige System synchronisiert. Bei deaktivierter Einstellung werden diese Termine von der Synchronisation ausgeschlossen. Neue Termine werden immer synchronisiert.

Mit dieser Einstellung verhindern Sie außerdem die automatische Terminbestätigung bestehender Termine von Microsoft.

Mitwachsende Textfelder für Immobilien

Nach der Umstellung auf Nova setzen wir die Überarbeitung der einzelnen Ansichten fort. Jetzt haben wir auch die Textfelder in der Immobilienverwaltung optimiert. Diese verfügen nun über eine minimale und maximale Höhe und passen sich automatisch der befüllten Textmenge an. Die Darstellung ist somit übersichtlicher und platzsparender.

Benutzernamen im User-Selektor anzeigen

Vor Kurzem haben wir den Benutzernamen aus dem User-Selector entfernt. Dieser enthielt daraufhin nur noch Vor- und Nachname sowie das User-Kürzel.

Nun haben Sie die Wahl, ob der Benutzername angezeigt werden soll oder nicht. Unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Sonstiges finden Sie jetzt die Einstellung „Benutzernamen in User-Selector anzeigen“. Mit dieser Einstellung können Sie die Benutzernamen wieder ausgeben und Ihre Benutzer eindeutig identifizieren.

Verbesserte Druckansicht für E-Mails

Wir haben die Druckansicht für E-Mails verbessert. E-Mails, die Sie beispielsweise über einen MS-Exchange-Server aufrufen und drucken, enthalten nun keine leeren Absätze mehr. Somit verbessert sich die Druckqualität Ihrer E-Mails.

Anpassungen in der onOffice App

Erweiterung der Adresssuche

Wir haben das Suchfeld oberhalb der Adressliste in der onOffice App erweitert. Bisher konnten Sie nur nach Name oder Firma suchen. Ab sofort finden Sie auch die Kriterien „Telefonnummer“ und „E-Mail-Adresse“. Diese Erweiterung erleichtert Ihnen die Suche nach Adressen.

Verknüpfungsbox „Beziehungen“ mit Kontaktkategorie

Die Verknüpfungsbox „Beziehungen“ in den Grunddaten einer Adressdetailansicht können Sie bereits seit dem letzten Release nutzen. Ab sofort berücksichtigt die Box auch die Anzeige bei aktiver Kontaktkategorie.

Nun können Sie auch die Daten der übergeordneten Ebenen, der Hauptkontakte sowie der Unterkontakte einsehen. Diese optimierte Darstellung verbessert die Übersichtlichkeit in Ihrem Kontaktnetzwerk.

Anpassungen für Portale

Neue Schlüssel für die Übertragung zu IS24

Wir haben die Übertragung zu IS24 mit dem OpenImmo-Format erweitert und mehrere Schlüssel zum Feld „wesentlicher Energieträger“ hinzugefügt.

Somit können Sie weiterhin die Informationen zum Energieausweis der Immobilie auf IS24 veröffentlichen.

Idealista: neuer Übertragungsprozess bei Bildern

Idealista hat einen neuen Prozess zur Übertragung von Bildern über die API-Schnittstelle eingeführt. Dazu haben wir die API-Schnittstelle erweitert und angepasst, sodass Sie weiterhin Ihre Immobilienbilder übertragen können.

Neuer Schlüssel für „Herkunft Kontakt“ für Fotocasa

Für das Multi-Select-Feld „Herkunft Kontakt“ steht Ihnen jetzt der Schlüssel „fotocasa_es_system“ für das Portal Fotocasa zur Verfügung.

Sie finden das Feld unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Multiselect >> Modul: Adressverwaltung >> Multiselectfeld: Herkunft Kontakt.

Die Anpassung ist für alle Kunden freigegeben. Mit dem neuen Wert können Sie die Leads von Fotocasa eindeutig markieren und später auswerten.

Erweiterung des Immobiliare-Formats

Immobiliare hat die API-Schnittstelle überarbeitet. Um weiterhin eine reibungslose Übertragung sicherzustellen, haben wir die Felder für die Kontaktdaten angepasst.

Übertragung ohne Bildbeschreibung an Bakeca.it

Bei der Übertragung von Bildern an das Portal Bakeca.it überträgt das System nun nicht mehr die Bildbeschreibung. Wird die Beschreibung bei der Übertragung mitgeliefert, kann das Bild auf dem Portal nicht veröffentlicht werden. Mit der neuen Einstellung kann Bakeca.it nun alle Bilder publizieren.

Januar-Release 2024

27. Dezember 2023/von Elisa Fritz

Unsere Top-Anpassung

Neuer E-Mail-Client in der onOffice App

Im Dezember haben wir den neuen E-Mail-Reader in der onOffice App für iOS gelauncht und sukzessive alle Anwender umgestellt. Sie sehen nun in der onOffice App eine neue, moderne Ansicht Ihres E-Mail-Postfachs und können zwischen verschiedenen Konten wechseln. Außerdem zeigt Ihnen das System am unteren Bildschirmrand die Anzahl ungelesener E-Mails sowie die letzte Aktualisierung an. So sind Sie immer informiert.

Wenn Sie eine E-Mail öffnen, sehen Sie unten eine Menüleiste mit verschiedenen Icons, um die E-Mail zu bearbeiten. Hier können Sie E-Mails löschen, verschieben, als ungelesen markieren, weiterleiten oder beantworten. Das übersichtliche Design verbessert die Usability und ermöglicht schnelle Reaktionen auf eingehende Nachrichten.

In der geöffneten E-Mail können Sie über das Pfeil-Symbol neben dem Betreff eine Immobilie oder Adresse direkt verknüpfen. So können Sie mit der onOffice App alle Informationen bündeln.

Möchten Sie aus einer geöffneten E-Mail heraus die nächste oder letzte Nachricht lesen, können Sie nach rechts bzw. links swipen und die entsprechende E-Mail öffnet sich.

Neben der neuen Oberfläche haben wir auch die Technik im Hintergrund erneuert. Anhänge, Ordneransichten, Composer, E-Mail-Liste sowie E-Mail-Reader sind nun stabiler und leistungsfähiger.

Diese neue Infrastruktur hat die Performance der onOffice App bereits spürbar verbessert.

Wir freuen uns sehr über die vielen positiven Rückmeldungen, die uns bisher erreicht haben!

Weitere Anpassungen

onOffice App: Neue Verknüpfungsboxen in Adressen

In der onOffice App können Sie nun in den Grunddaten einer Adresse nun die Kategorie „Prozess-Statusanzeige“ als Lese-Ansicht sehen.

Voraussetzung ist, dass der Prozessmanager aktiv ist. Über „Prozesse anzeigen” listet das System alle aktiven Prozesse auf.

Um die neue Funktion zu nutzen, müssen Sie die Prozess-Statusanzeige vorher in onOffice enterprise aktivieren. Setzen Sie dazu über Administration >> Einstellungen >> Modul: Adressverwaltung >> Karteireiter: Grunddaten >> Kategorie: Prozess-Statusanzeige das Häkchen bei „aktiv”.

So sehen Sie auch in der onOffice App sofort alle laufenden Prozesse eines Kontaktes.

Außerdem können Sie jetzt die Kategorieboxen „Beziehungen“ und „Benutzer aus Aktivitäten“ als Leseansicht nutzen. Die neuen Funktionen finden Sie in den Grunddaten der Adressdetailansicht.

Nun haben Sie alle Haupt- und Unterkontakte sowie die jeweiligen Benutzer aus den Aktivitäten auf einen Blick.

Kalender: Keine Terminart bei fehlenden Datensatzrechten

Sie können die Leserechte Ihrer User einschränken, sodass nur Sie selbst Ihre Termine sehen, lesen und löschen können. Bisher wurde bei Terminüberschneidungen trotz fehlendem Leserecht die Terminart angezeigt.

Das wurde nun behoben: Ähnlich wie beim Betreff verschleiert das System jetzt auch die Terminart mit „XXX“.

Damit bleibt auch diese Information in Zukunft privat und kann nur mit entsprechendem Leserecht eingesehen werden.

Anpassungen bei Portalschnittstellen

Portalvollabgleich: Übertragung von Maklerdaten

Das System überträgt Maklerdaten für die Formate kyero, Fotocasa und Thinkspain jetzt wahlweise aus den Grundeinstellungen statt aus den Gruppendaten.

Hierzu finden Sie in den erweiterten Portaleinstellungen >> Konfiguration der Exporte die Checkbox „Ansprechpartner aus Stammdaten des Mandanten übertragen“.

Nun können Sie flexibel entscheiden, ob Sie Gruppendaten oder Stammdaten bei der Übertragung nutzen möchten.

Korrektur bei Immobiliare

Wir haben das Mapping für das Feld „codicelstat“ für das Format von Immobiliare korrigiert. Das System exportiert die Information nun an das Immobiliare-Feld „CodiceComune“.

Somit können wir die Anbindung des Portals „Gate-Away“ finalisieren, das auf dem Immobiliare-Format basiert.

Neues Feld „Befeuerung“

Ab sofort finden Sie beim Feld „Befeuerung” zusätzliche Optionen für Portalübertragungen mit dem OpenImmo-Standard.

Damit werden die Angaben zur Befeuerung auf den Portalen korrekt angezeigt.

Zusätzlich haben wir das Mapping diverser Objekttypen unserer italienischen Kunden mit dem OpenImmo-Standard ergänzt.

Anpassungen im onOffice Marketplace

Diesen Monat begrüßen wir einen neuen Anbieter im onOffice Marketplace:

Venbona
Venbona ist ein Unternehmen im Bereich des digitalen Angebotsverfahrens für den Immobilienhandel. Mit der wegweisenden Plattform ermöglicht der Service eine einfache, transparente und faire Preisfindung zwischen Maklern und potenziellen Käufern, um effizient den optimalen Marktpreis zu erzielen. Venbona bietet eine einzigartige Kombination aus herkömmlichen Portalfunktionen und einem integrierten Bietersystem. Dadurch können Bieter in einer vertrauten Umgebung, die sie bereits von Immobilienportalen kennen, bequem ihre Gebote abgeben. Dies schafft eine komfortable, vertraute und authentische Atmosphäre für Bieter während des gesamten Angebotsverfahrens. Der Service ist europaweit verfügbar.

Anpassungen des WordPress-Plugins

Das onOffice Plugin für WP-Websites erhält diesen Monat folgende Updates:

Sie können nun Parameter für Timum-Formulare validieren. Bei einer Immobilienanfrage kann daraufhin in der E-Mail-Antwort ein Link zur Terminbuchung über Timum eingebunden werden.
Auf den Immobilien-Detailseiten lassen sich nun alle Labels mit einem eigenen Custom Label überschreiben. Siehe Vorher-Nachher-Vergleich:
Nun können auch Nutzer mit einer WordPress-Multisite den Cache über die Adminbar leeren.
Formulare mit nicht ausgefüllten Pflichtfeldern in Kombination mit Google reCAPTCHA werden nun nicht mehr abgeschickt.
Für eine bessere Übersicht und einfachere Bedienung wurde das Styling des Plugin-Backends angepasst und optimiert. Siehe Vorher-Nachher-Vergleich:

Dezember-Release 2023

29. November 2023/von Elisa Fritz

Unsere Anpassungen

Neues Design bei Immobilien-Eingabefeldern

Nach der Umstellung auf Nova haben wir zunächst das Design der Adressansichten angepasst. Nun erscheinen auch die Eingabefelder innerhalb der Kategorieboxen einer Immobilie im neuen Design.
Die Neugestaltung verbessert nicht nur die Usability, sondern auch die Performance der Software.

Kalender: Geodaten beim Termin Check-in / Check-out

In der onOffice App werden Ihre Koordinaten beim Check-in und Check-out von Terminen per API in der Datenbank gespeichert. Nun zeigt das System die Geodaten auch im Termin-Pop-up an.

Wenn Sie sich in der onOffice App in einem Termin ein- und ausloggen, sehen Sie nun in onOffice enterprise Ihre Koordinaten im Reiter „Check-in & Check-out“ des Termins.

Mit einem Klick gelangen Sie direkt zu Google Maps . Dadurch müssen Sie Ihre Koordinaten nicht erst umständlich kopieren.

Kalender: Aktuelle Uhrzeit anzeigen

Eine rote Linie zeigt Ihnen im Kalender ab sofort das Datum sowie die aktuelle Uhrzeit an.

So sehen Sie auf einen Blick, wo Sie sich im Kalender befinden.

E-Mail: Kopie an alle untergeordneten Adressen

Wenn Sie die Funktionen der Kontaktkategorien nutzen, können Sie jetzt aus einer Adresse heraus sowohl den Kontakt selbst als auch alle untergeordneten Adressen per E-Mail kontaktieren.

Über Adresse >> Aktionsleiste >> Kontakt >> E-Mail finden Sie dazu das Feld „untergeordnete Adressen in CC setzen“. Voraussetzung ist, dass das Feld „Kontaktkategorie“ aktiv ist und die geöffnete Adresse dem Rechtssubjekt „Juristische Person“ oder „Vereinigung“ angehört. Außerdem sollte in der Adresse mindestens eine E-Mail hinterlegt sein.

Die neue Funktion erleichtert die Kontaktaufnahme, da mit einem Klick mehrere Adressen gleichzeitig kontaktiert werden können.

Microsoft 365 Sync: Ein-Weg-Synchronisation für Adressen

Die Ein-Weg-Synchronisation von onOffice zu Microsoft ist bereits seit letztem Monat möglich. Jetzt werden Adressen auch in die andere Richtung synchronisiert. Somit werden sämtliche Neuzugänge und Änderungen in den Adressen bei Microsoft automatisch an onOffice enterprise übermittelt.

Neue Event-Vorlagen

Ab sofort stehen Ihnen die Weihnachts- und Neujahrsvorlagen 2023 zur Verfügung.

Sie finden die Vorlagen unter Bearbeiten >> Vorlagen/Dateien >> Reiter: E-Mail-Vorlagen >> im Ordner: oO-Event-Vorlagen.

In diesem Ordner können Sie Ihre Weihnachts- oder Neujahrsgrüße aus jeweils vier verschiedenen Vorlagen auswählen.

Bei diesen professionellen Vorlagen ist bestimmt für jeden etwas dabei. Probieren Sie sie gleich aus!

Anpassungen in der onOffice App

Aktivitätenbox in Adressen

Die Aktivitätenboxen für Immobiliendetailansichten wurden bereits in der onOffice App implementiert. Jetzt erscheinen die Verknüpfungsboxen auch in der Adressdetailansicht. So sehen Sie alle letzten Aktivitäten auf einen Blick.

Grunddaten und Zusatzreiter einer Adresse – Verknüpfungsboxen

In der onOffice App können jetzt Immobilien, Aufgaben und Projekte aus einer Adresse heraus verknüpft werden. Öffnen Sie die Grunddaten einer Adresse, sehen Sie nun die Verknüpfungsboxen „Angebotene Objekte“, „Eigentum“, „Mieter von“ und „Käufer von“.

Hier haben Sie die Möglichkeit, Datensätze hinzuzufügen oder zu entfernen. In Folgeprojekten ist die Implementierung der Boxen „Aktivitäten“, „Beziehungen“, „Benutzer“ und „Prozess-Statusanzeige“ geplant.

In der onOffice App steht Ihnen ab sofort auch die Verknüpfungsbox „Zusatzbetreuer“ in der Adressdetailansicht zur Verfügung. Damit können Sie einem Kontakt mehrere Betreuer zuordnen.

Neues Suchkriterium „Kundennummer“

In den Adresslisten der onOffice App können Sie jetzt auch nach der Kundennummer einer Adresse suchen. Das entsprechende Feld finden Sie über den Filter-Button, in der oberen rechten Ecke neben dem Suchfeld.

Anpassungen auf der Roadmap

Neue Informationen auf der Roadmap

Auf unserer Roadmap-Seite listen wir jetzt auch alle Kooperationspartner auf, die gerade in Anbindung an den onOffice Marketplace sind. Somit bleiben Sie jederzeit über unsere neuen Schnittstellen informiert.

Anpassungen für Immobilienportale

Portalübertragung von Neubauprojekten: Feldwerte aus Einheiten berechnen

Bei der Übertragung von Neubauprojekten steht Ihnen ab sofort die Option „Feldwerte aus Einheiten berechnen“ zur Verfügung.

Diese Einstellungen finden Sie in einem Neubauprojekt und unter Vermarktung >> Portaleinstellungen >> Neubauprojekt >> innerhalb eines Portals >> Kategorie: Portaleinstellungen Neubauprojekt.

Felder, die für die Übertragung notwendig sind, werden dann automatisch aus den Werten der verknüpften Einheiten befüllt. Dabei können die Felder je nach Portal abweichen.

Falls Sie die Werte weiterhin manuell eintragen möchten, entfernen Sie hierfür das Häkchen aus der Checkbox.

Durch die neue Funktion werden Änderungen an den Feldwerten der Einheiten automatisch berücksichtigt und müssen nicht mehr manuell nachgetragen werden.

Freigabe von Dateien für neue Portale

Bei der Freischaltung eines neuen Portals mussten bisher alle Bilder einer Immobilie im Reiter „Dateien“ zur Veröffentlichung freigegeben werden .

Ab sofort können Sie die Einstellungen zur Übertragung von Dateien von einem bestehenden Portal übernehmen, wenn Sie ein neues Portal hinzufügen.

Die Funktion finden Sie unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Portale. Über das Plus-Symbol öffnet sich die Lightbox „Portal hinzufügen“. Wählen Sie ein Portal aus, dessen Einstellungen Sie übernehmen möchten.

Bei „Freigabe übernehmen“ zeigt Ihnen das System Ihre Auswahl noch einmal an. Die Synchronisation der Dateien erfolgt, sobald Sie das Portal aktivieren.

Diese neue Funktion verbessert die Usability, da Sie die Veröffentlichungsoptionen nicht mehr für jedes Portal und jede Immobilie einzeln anpassen müssen.

Anpassungen im onOffice Marketplace

Prüfung laufender Abonnements bei Deaktivierung eines Anbieters

Bei der Deaktivierung von onOffice Marketplace Services prüft das System nun, ob ein laufendes Abonnement existiert. Ist dies der Fall, werden Sie darauf hingewiesen: So erhalten Sie die Information, dass Abonnements bis zum angegebenen Vertragsende weiterlaufen und nicht automatisch durch die Deaktivierung enden.

Damit haben Sie eine bessere Übersicht über noch laufende Services.

Neue onOffice Marketplace Anbieter

Diesen Monat dürfen wir zwei neue Partner in unserem onOffice Marketplace begrüßen:

Social Media Connector
Der Social Media Connector von Immosearch revolutioniert die Art und Weise, wie Sie Ihre Angebote in den sozialen Medien präsentieren. Mit der innovativen Lösung können Sie Ihre Immobilienanzeigen automatisch und nahtlos auf den beliebtesten Plattformen wie Facebook, Instagram, LinkedIn, X oder Pinterest teilen. Diese automatisierte Veröffentlichung spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern erhöht auch Ihre Sichtbarkeit und Reichweite im digitalen Raum.

Mietercheck
Mietercheck überprüft die Bonität und Zahlungsfähigkeit des potenziellen Mieters. Dabei werden über 80 verschiedene Bonitätsmerkmale abgefragt, die im Vergleich zu herkömmlichen Auskunfteien ein umfassenderes Bild bieten. Die Auskunft ist durch die digitale Übermittlung absolut fälschungssicher, steht innerhalb weniger Augenblicke zur Verfügung und ist stets datenschutzkonform.

Beide onOffice Marketplace Anbieter sind aktuell nur für Deutschland freigeschaltet.

Anpassungen der onOffice API

Suchkriterien per onOffice API auslesen

Die onOffice API kann jetzt die Merkmale von Suchkriterien auslesen, z. B. ob sie manuell oder automatisch angelegt wurden. Hierfür ist die Response des API-Calls „get search criteria“ um den Punkt „charakteristic“ ergänzt worden.

onOffice API-Fehlermeldung bei fehlendem Filter

Bisher wurden alle Adressen ungefiltert von der onOffice API exportiert, weil der API-User keinen Zugriff auf den Parameter „filterid“ hatte. Ab sofort zeigt das System deshalb die API-Fehlermeldung „the requested filterid %s is unknown“ an und führt den Call nicht aus.

Weitere technische Anpassungen

WP-Plugin Version 4.15

Der JavaScript-Code wurde optimiert. JavaScript Dateien werden asynchron und nur im Backend oder Frontend geladen. Außerdem werden einige Javascript-Dateien nur noch geladen, wenn sie wirklich benötigt werden. Drittanbieter Script Bibliotheken werden, wenn möglich, nun auch asynchron und aufgeschoben geladen. Somit konnte die Performance der Plugin Version 4.15 verbessert werden.

WP-Plugin Version 4.15.1

In der Version 4.15.1 des Plugins haben wir einige kleinere Fehler behoben. Unter anderem haben wir die Nutzung von Google reCAPTCHA nochmal überarbeitet, sodass mehrere Formulare auf einer einzelnen Seite mit reCAPTCHA genutzt werden können. Außerdem wird das reCAPTCHA jetzt nur noch geladen, wenn man in ein Input-Feld des Formulars klickt. Auch die Verhinderung des doppelten Absendens von Formularen wurde verbessert.