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DSGVO - alle Fakten zum onOffice DSGVO-Rettungspaket!
Veröffentlicht am 17.04.2018 |  Kommentare

Mit Inkrafttreten der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) am 25. Mai 2018 muss der Makler den Umgang mit personenbezogenen Kundendaten überarbeiten. Die onOffice Software nimmt ihm allerdings viel Arbeit ab: das Modul „DSGVO-Rettungspaket“ sorgt dafür, dass künftig die Daten von Verbrauchern datenschutzkonform erfasst, gespeichert bzw. gelöscht werden. Ferner werden die Anwender automatisch erinnert, wenn Speicherfristen für bestimmte Personendaten ablaufen. Makler haben in ihrem Berufsalltag – nach einer kurzen Eingewöhnungszeit – kaum Mehrarbeit: Viele Funktionen laufen automatisiert im Hintergrund ab.

 

Grundlagen der DSGVO

Mit der DSGVO wird der Umgang mit personenbezogenen Daten (Name, Anschrift, Kontonummer, Kontaktdaten etc.) sicherer und transparenter. Unternehmen, die solche Daten sammeln und verarbeiten müssen damit verantwortungsbewusst umgehen. Werden sensible Informationen nicht mehr gebraucht, sind sie zu löschen. Firmen sind zum sparsamen Umgang mit sensiblen Informationen verpflichtet.

Gleichzeitig haben alle Verbraucher das Recht auf Auskunft, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung ihrer Daten aus der Software. Dabei wurde die Beweislast umgekehrt: Das Unternehmen, das Daten nutzt, muss den gesetzeskonformen Umgang nachweisen. Erstens gegenüber der Kontrollbehörde und zweitens gegenüber Verbrauchern, deren Daten es nutzt. Bei Verstößen können Bußgelder bis zu 20 Mio. Euro bzw. vier Prozent des Jahresumsatzes verhängt werden.

 

Inwiefern betrifft die DSGVO Immobilienmakler?

Immobiliendienstleister wie Makler, Verwalter, Bauträger etc. müssen für ihre Geschäftstätigkeit zahlreiche personenbezogene Daten sammeln. Im Gegensatz zu vielen anderen Branchen fängt dies im Verkaufsprozess sehr früh an, nämlich bereits wenn der Verbraucher eine Erstinformation möchte und noch nicht konkret kaufen oder mieten will. Daher ist das Erfassen sensibler Daten bereits bei der ersten Kontaktaufnahme die Regel, wenn der Verbraucher sich für ein Exposé interessiert und dem Vermittler über ein Portal eine Nachricht schickt. So müssen die Daten sehr vieler Personen in der Maklersoftware gesammelt werden, obwohl am Ende der Vermittlung nur ein Anwärter zum Zuge kommt.

 

DSGVO in der onOffice Software

An dieser Vorgehensweise wird sich grundsätzlich nichts ändern. Denn es hat sich bewährt, dass Interessenten bereits beim Erstkontakt in der onOffice Software als Neukunde angelegt werden, eine Dublettenprüfung vorgenommen wird und falls wichtige Daten fehlen, sie eine E-Mail mit der Bitte um Ergänzung erhalten (Adressvervollständigung).

An dieser Stelle kommt auch das neue onOffice „DSGVO-Rettungspaket“ zum Einsatz. Mit der kostenlosen Systemerweiterung wird der Interessent auf den Datenumgang hingewiesen; zudem wird sein Einverständnis für die Speicherung seiner Daten erfragt. Der Makler kann außerdem erfragen, ob der Kunde über weitere Objekte informiert oder – falls angeboten – einen Newsletter abonnieren will.

Zwei Funktionen bilden das Herzstück des „DSGVO-Rettungspakets“: eine Systemerweiterung, die die Adressverwaltung um die DSGVO-Anforderungen erweitert. Und zweitens Widgets, die dem Makler am Bildschirm zeigen, für welche Kundendaten die Fristen für das Löschen persönlicher Daten bald ablaufen. Wie bei dem Aachener Softwareunternehmen üblich ist diese Anwendung selbsterklärend und bedarf keiner zusätzlichen Schulung.

Mit dem „Speichern-bis-Feld“ kann der Makler ein Datum beziehungsweise einen Grund einfügen, warum sensible Daten aufbewahrt werden sollen. Das Geldwäsche-Gesetz fordert z.B., dass personenbezogene Daten fünf Jahre zu archivieren sind.

Auch ein zweites Beispiel aus der Tagespraxis verdeutlicht die Funktionsweise des neuen Tools: Sobald eine Immobilie verkauft ist, wird der Makler darauf hingewiesen, welche Interessentendaten, die mit diesem Objekt verknüpft sind, gelöscht werden können. Er muss dann entscheiden, ob diese weiterhin aktiv bleiben sollen, etwa weil der Kunde zugleich an einem noch nicht vermittelten Objekt interessiert ist und seine Daten daher mit dieser Immobilie verknüpft bleiben, ob für die Datenspeicherung eine entsprechende Zustimmung vorliegt oder ob die Daten gelöscht werden sollen, weil keine Archivierungsgründe und -zustimmungen vorliegen. Dabei ist vom Makler zu prüfen, ob diese final bereinigt oder lediglich die Kontaktdaten entfernt werden sollen. Im zweiten Fall können sie weiterhin für statistische Auswertungen herangezogen werden.

Bestandskunden, von denen noch keine Einwilligung zur Datennutzung existiert, sollten vom Makler per E-Mail über die Neuerungen informiert und gefragt werden, ob ihre Daten für bestimmte Maßnahmen genutzt werden dürfen. Die Selektionsmöglichkeiten der onOffice Software helfen, diese Personen zu ermitteln; ihre Antworten werden automatisch in der Software hinterlegt.

Auf diese Weise werden die Vereinbarungen zur Datennutzung sowohl der Bestandskunden als auch die der neuen Interessenten an die neue datenschutzkonforme Wirklichkeit angepasst.

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich an die onOffice-Hotline, Tel. (0241) 44686-122, E-Mail: support@onOffice.com.

 

Checkliste für eine datenschutzkonforme Arbeitsweise:

  • Prüfen, ob für alle bislang erfassten Personendaten Speicherbewilligungen vorliegen. Falls nicht, diese einholen.
  • Alle Arbeitsschritte überprüfen, damit alle internen Prozesse datenschutzkonform ablaufen und an keiner Stelle ohne Grund Daten gesammelt werden.
  • Sicherstellen, dass künftig diese Daten nur gespeichert werden, wenn dies erforderlich ist (laufender Verkaufsprozess) bzw. dafür Einverständniserklärungen vorliegen (z.B. Newsletter).
  • Das onOffice-Tool „Prozessmanager“ erleichtert das Abfragen von Speicherfristen etc.; aber das „DSGVO-Rettungspaket“ funktioniert auch ohne.
  • Werden Daten an Geschäftspartner weitergeleitet (wie Messdienstleister), den rechtskonformen Datenumgang bestätigen lassen.

 

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