Grunddaten - online-Hilfe onOffice smart

Grunddaten

Standardmäßig erscheinen auf dem Karteireiter Grunddaten die folgenden Kategorien:

Die meisten Angaben erklären sich hier von alleine. Einige Punkte müssen jedoch hervorgehoben werden.

Die externe Objektnummer

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Die externe Objektnummer wird beim Anlegen eines Objekts vom System automatisch vergeben. Nach welchem Muster diese Nummer vergeben wird, können Sie in den Grundeinstellungen Ihres Systems bestimmen. Eine weitere Einstellung kann die Objektnummer zur weiteren Bearbeitung sperren.

Ändern Sie niemals die Objektnummer von Objekten die bereits in Portalen eingestellt sind. Die Objekte können sonst nicht mehr aus den Portalen herausgelöscht werden oder sind doppelt eingestellt.

Objekt archivieren

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Über den Objekt Status können Sie den Status "Aktiv, Inaktiv oder Archiviert" setzen.
Auf Portalen veröffentlichte Objekte können nicht archiviert werden. Bitte nehmen Sie das Objekt vorher aus der Vermarktung. Objekte, die nur zur Veröffentlichung vorgemerkt sind können aber archiviert werden.

Warnhinweis

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Dieses Feld gibt Ihnen die Möglichkeit wichtige Informationen zu dem jeweiligen Objekt mit einem roten Warnhinweis zu kennzeichnen.

Das Feld Warnhinweis muss in der Administration unter dem Karteireiter "Eingabefelder", Modul "Objektverwaltung", Kategorie "technische Angaben" aktiviert werden.

Stichwort

Hier können Sie ein Stichwort das Ihnen das Auffinden eines Objektes erleichtern würde angeben. Dies könnte der Name einer großen Anlage oder eines Gewerbe-/Büroparks sein, der Name einer Shopping Mall, in der Sie Objekte vermitteln. Nach diesem Namen können Sie im Quicksearch und in allen Such- bzw. Zurodnungsdialogen über das Feld externe Objektnummer suchen.

Das Feld Stichwort muss in der Administration unter dem Karteireiter "Eingabefelder", Modul "Objektverwaltung", Kategorie "technische Angaben" aktiviert werden.

Der regionale Zusatz

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Die Struktur Ihrer regionalen Zusätze, also der Regionen in denen Sie Ihre Immobilien vermarkten, wird in der Administration der Software erstellt . Wählen Sie hier den Standort der Immobilie aus.

Im Dialog-Fenster Regionaler Zusatz kann das Land angegeben werden, dessen Regionen angezeigt werden sollen. Die Auswahlmöglichkeit muss unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Karteireiter "Sonstiges" aktiviert werden. Regionale Zusätze können hier angelegt und importiert werden.

Wurden beim Anlegen Ihrer Regionen in der Administration PLZ-Bereiche definiert, so müssen diese auch beim Anlegen der geografischen Angaben bedacht werden. Wenn Sie z.B. der Region „Stolberg“ in der Administration die PLZ 52223 zugeordnet haben, dann ist die PLZ 52222 für ein Objekt das in Stolberg liegt nicht zulässig.

Die Objektarten

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Da die Immobilienportale teilweise unterschiedliche Schnittstellen benutzen, unterscheiden sich u.a. auch die zur Verfügung stehenden Objektarten/Objekttypen. Im Wesentlichen gibt es die Open-Immo Schnittstelle (wird von den meisten Portalen verwendet) und die Immobilienscout24-Schnittstelle. Letztere wird nur vom Immobilienscout24 benutzt.

Bitte berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Objektart/Objekttypen die Farbgebung der einzelnen Werte:

blau - Open-Immo, diese Objektarten kennt der Immobilienscout24 nicht
orange - Immobilienscout24, diese Objektarten kennen die meisten anderen Portale nicht
schwarz - diese Objektarten sind zu allen Portalen kompatibel
grün - steht für selbst hinzugefügten Werte. Diese können nicht an Portale übertragen werden.

Zuordnen des Ansprechpartner

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Hier kann dem Objekt ein Ansprechpartner zugeordnet werden. Über den blauen Pfeil kann ein bereits bestehender Adressdatensatz verknüpft werden. Um die Verknüpfung wieder zu lösen, klicken Sie einfach auf das Pfeil-Symbol mit dem roten X. Das Symbol mit dem kleinen weißen Blatt legt einen neuen Adressdatensatz an und verknüpft ihn mit dem Objekt. Über das Briefumschlag-Symbol gelangen Sie sofort in den E-Mail-Dialog des verknüpften Ansprechpartners. Diese Funktionen gelten natürlich auf für den Eigentümer.

Damit diese Adresse auch zu den Portalen übermittelt wird, muss dort die Kontaktart Makler ausgewählt sein. Solange kein Makler verknüpft ist, ist die Adresse aus den Grunddaten der Software Ansprechpartner für diese Immobilie.

Zur Veranschaulichung dient die folgende Grafik.

Käufer- und Mieter-Boxen

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Diese Boxen können Sie in der Adminstration unter

Extras > Einstellungen > Administration > Einstellungen > Klick auf Grunddaten

und dem Singleselect-Feld hinzuschalten. Sie können hier einstellen, welches Objekt der Interessent bereits gemietet bzw. gekauft hat.